Base de conocimientos del proyecto
Cada proyecto puede tener su propia base de conocimientos: procedimientos operativos estándar (SOP), especificaciones técnicas, notas de reuniones y directrices para el equipo. Se trata de artículos completos con encabezados, jerarquía anidada, historial de versiones, comentarios y archivos adjuntos. Todos ellos pueden estar contenidos directamente dentro del proyecto y ser accesibles únicamente para su equipo.
Dónde encontrarla
Abre un proyecto → haz clic en la pestaña Base de conocimientos.
Todas las bases de conocimientos de tus proyectos también se agrupan en el módulo Base de conocimientos, bajo la pestaña independiente Bases de conocimientos de proyectos. Esta pestaña aparece tan pronto como haya al menos una base de conocimientos de proyecto en tu cuenta. Las bases de conocimientos de los proyectos archivados aparecen al final de la lista.
Primeros pasos
La base de conocimientos de un proyecto se crea automáticamente al redactar el primer artículo dentro de él:
- Abre el proyecto → haz clic en la pestaña Base de conocimientos.
- Haz clic en Agregar artículo.
- Escribe tu artículo y guárdalo.
Mientras un proyecto no tenga artículos, la base de conocimientos no existirá: la pestaña mostrará una vista previa con el botón Agregar artículo. Si cierras el editor sin guardar el artículo, la base de conocimientos no se creará.
El nombre de la base de conocimientos coincide con el nombre del proyecto y se actualiza automáticamente si se renombra el proyecto.
Permisos y visibilidad
El acceso a la base de conocimientos de un proyecto se determina mediante los roles del proyecto; no se requiere una configuración manual de permisos. Cada vez que cambien los miembros del equipo, el responsable o el asistente del proyecto, los derechos de acceso se actualizarán automáticamente.
Rol | Permisos en la Base de Conocimientos del Proyecto |
|---|---|
Administrador del módulo Proyectos | Acceso total en todas las bases de conocimientos de proyectos |
Responsable de proyecto, Asistente de responsable | Acceso total: crear, editar, mover y eliminar artículos |
Miembro del equipo del proyecto | Crear y editar artículos |
Sin rol en el proyecto | Sin acceso (no puede ver la base de conocimientos) |
Usuarios externos (Portal de clientes) | Sin acceso (no pueden ver la base de conocimientos) |
Para acceder a la pestaña, los usuarios también deben tener acceso al módulo principal de Base de conocimientos (el rol no debe estar configurado como Sin acceso)
Características de los artículos
Puedes gestionar artículos de la misma manera que en una base de conocimientos estándar:
- Crear artículos y anidarlos en una jerarquía (el artículo primario debe pertenecer a la misma base de conocimientos)
- Editar artículos manteniendo un historial completo de versiones
- Reorganizar artículos dentro del árbol de estructura
- Marcar artículos como Importante (visible para todos) o Favorito (visible solo para ti)
- Agregar comentarios y adjuntar archivos
- Asignar estados y etiquetas
- Copiar y mover artículos a otras bases de conocimientos
- Buscar dentro de la base de conocimientos del proyecto a través de la barra de búsqueda de la página principal o dentro de un artículo abierto
Base de conocimientos estándar vs. Base de conocimientos del proyecto
Característica | Base de conocimientos estándar | Base de conocimientos del proyecto |
|---|---|---|
Nombre | Personalizado | Coincide con el nombre del proyecto |
Permisos de acceso | Se configuran dentro de la base de conocimientos | Se heredan del equipo del proyecto |
Publicación externa, dominio y personalización de marca (CSS, logotipo, banner) | Compatible | No compatible |
Configuración SEO de los artículos | Compatible | No compatible |
Eliminar toda la base de conocimientos | Compatible | No compatible (solo se pueden eliminar artículos individuales) |
Cuenta para los límites de bases de conocimientos del plan | Sí | No |
Qué sucede cuando se cambia el nombre de los proyectos, se archivan o se eliminan
Acción | Impacto en la base de conocimientos |
|---|---|
Cambio de nombre | La base de conocimientos cambia de nombre automáticamente junto con el proyecto. |
Modificación del equipo, responsable o asistente | Los permisos de acceso se actualizan automáticamente. |
Archivado | La base de conocimientos sigue estando disponible en modo de solo lectura. |
Eliminación | La base de conocimientos permanece en modo de solo lectura mientras está en la Papelera; se restaura por completo si se restaura el proyecto. |
Duplicación / Copia | El menú de copia del proyecto incluye una casilla Base de conocimientos. Márcala para copiar todos los artículos, incluida su jerarquía completa, al nuevo proyecto. |
Las bases de conocimientos no se transfieren al crear un proyecto a partir de una plantilla
Preguntas frecuentes
Soy miembro de un proyecto, pero no puedo ver la pestaña Base de conocimientos.
Asegúrate de tener acceso al módulo principal de Base de conocimientos. Si tienes acceso al módulo y aún no ves la pestaña, es posible que esta función no esté incluida en tu plan de suscripción actual.
¿En qué se diferencia una Base de conocimientos del proyecto de las Notas del proyecto?
Las notas están pensadas para entradas de texto breves. Una base de conocimientos contiene artículos completos con secciones, anidamiento, historial de versiones, comentarios y permisos.
¿Puedo conceder acceso a la base de conocimientos de un proyecto a alguien ajeno al equipo del proyecto?
No. Debes agregar a la persona al equipo del proyecto, ya que el acceso no se puede conceder de forma independiente.
¿Cómo elimino la base de conocimientos de un proyecto?
No puedes eliminar una base de conocimientos de un proyecto completa directamente; puedes eliminar todos sus artículos de forma individual o eliminar el proyecto en sí.
