Plantillas de tareas
Las plantillas de tareas te permiten añadir tareas similares con dos clics con la descripción predefinida, la lista de verificación, el responsable y las fechas límite.
La creación de plantillas de tareas está disponible para todos los usuarios de tu cuenta. Puedes dar acceso a tu plantilla a todos o solo a los compañeros de equipo especificados.
Cómo crear una plantilla de tarea
Ve a Tareas → Plantillas y haz clic en Crear.
En la plantilla de tareas, puedes configurar las siguientes preferencias:
- Marcar como favorito (1). Utiliza esta opción si no quieres mostrar todas las plantillas de tareas que has creado en el menú. A continuación, al hacer clic en el botón junto a Crear una tarea, solo se mostrarán las plantillas seleccionadas. Otras plantillas se almacenarán en la página Todas las plantillas.
- Dar acceso a la plantilla a todos o solo a usuarios específicos. Estos usuarios podrán crear tareas para esta plantilla.
- Añade un título, una descripción, una lista de verificación, archivos, asigna la prioridad.
- Añade el responsable (1), los colaboradores (3) y los observadores (4). Puedes asignar inmediatamente el responsable de la tarea y agregar colaboradores. Como resultado, la próxima vez, al crear una tarea para esta plantilla, el responsable/colaboradores de la tarea se asignarán automáticamente.
- Asigna el asignador (2) en nombre de quien son las tareas de esta información.
Ten en cuenta: cuando el usuario crea una tarea y asigna como asignador a otra persona, el asignador recibe una notificación de que la tarea fue creada en su nombre. La notificación muestra información sobre quién creó la tarea y a quién se le asignó.
- Indica las fechas límite. Para establecer automáticamente las fechas de inicio y finalización al crear una tarea de plantilla, especifica las fechas en los campos correspondientes.
Si introduces "0" en el campo Iniciar tarea, la fecha de inicio para la ejecución de la tarea será igual a la fecha real de creación de la tarea.
Si normalmente creas las tareas por la noche, introduce "1" en el campo Iniciar tarea. Como resultado, al crear una tarea, la fecha de inicio de la tarea se establecerá automáticamente para el día siguiente.
Si dejas el campo en blanco, entonces no se establecerá la fecha de inicio.
En la columna Fecha límite, especifica cuántos días se necesitan para completar esta tarea. Si introduces "1", Flowlu calcula y establece automáticamente la fecha límite al día siguiente de la fecha en que se inició la tarea. Si la fecha de inicio no se especifica en la plantilla, entonces al día siguiente de la fecha real de la creación de la tarea.
Si introduces "0", entonces la fecha de finalización de la tarea será la misma que la fecha de creación de la tarea.
En la plantilla, también puedes configurar los parámetros de recurrencia para que la tarea se cree automáticamente a la hora especificada con un cierto intervalo de recurrencia. Más información: Cómo crear una tarea recurrente.
Para ver más opciones, ve a las páginas Otro y Campos personalizados.
Cómo crear una tarea a partir de una plantilla
1. Formulario de creación de tareas.
Al añadir una tarea en cualquier lugar de la cuenta (a través de "+" en el menú de la barra lateral superior, en la oportunidad, proyecto, contacto, empresa, espacio de trabajo), puedes seleccionar la plantilla apropiada. Si la tarea se añade dentro de la oportunidad, proyecto, espacio de trabajo, contacto, empresa, entonces el enlace a ellos se añadirá automáticamente.
2. Desde la lista de plantillas de tareas.
La creación de una tarea de plantilla también está disponible desde la lista de plantillas de tareas. Para ello, ve a la página Todas las plantillas:
Y haz clic en "+" para crear una tarea de plantilla:
3. Página de plantilla de tareas.
Todas las tareas creadas por la plantilla se mostrarán en la plantilla en la pestaña Tareas.
Editar la plantilla
Las plantillas de tareas se pueden editar en cualquier momento. Al mismo tiempo, las tareas de plantilla creadas anteriormente no se verán afectadas.
Los campos principales se pueden editar en línea. Por ejemplo, fechas límite, descripción, lista de verificación.
La plantilla de tareas se puede cambiar desde la vista de lista.
Puedes cambiar el responsable de la tarea o el asignador de la tarea al editar la plantilla.
Si eliminas la plantilla, todas las tareas creadas previamente por esa plantilla se guardarán.
Derechos de acceso a la plantilla
Tu plantilla de tareas solo será visible para aquellos usuarios a los que les des acceso. Al mismo tiempo, los usuarios con un nivel de acceso de Empleado a la aplicación Tareas no podrán editar tu plantilla. La modificación de una plantilla solo está disponible para el creador y los administradores de la aplicación Tareas.
