Tareas: Configuración principal

Antes de comenzar a trabajar con las tareas, familiarícese con la configuración del módulo. Esto le permite activar funciones adicionales y adaptar el módulo a su estilo de trabajo.

¿Dónde se encuentra la configuración del módulo?

La configuración está disponible para los administradores del módulo Tareas. Puede acceder a ella de varias maneras desde diferentes secciones del sistema.

Método 1: A través de la Configuración del sistema

Si es administrador de todo el portal, puede configurar cada módulo desde los ajustes globales. Para ello, haga clic en su avatar en la esquina superior derecha y seleccione Configuración del sistema.

En el menú de la izquierda, busque el bloque Tareas y entre en Ajustes básicos.

Método 2: A través del menú lateral

Pase el cursor sobre el módulo Tareas (1) y, en la pestaña que aparece, haga clic en Ajustes (2). Se abrirá una ventana a la derecha con los ajustes correspondientes.

Método 3: Dentro del módulo Tareas

Los administradores del módulo verán un icono de engranaje en la parte superior de la pantalla. Al hacer clic en él, se abrirá directamente la configuración del módulo.

¿Qué se puede configurar en "Tareas"?

En la Configuración del sistema se encuentran las opciones que afectan la experiencia del usuario. La mayoría están activadas por defecto. Marque o desmarque las casillas según sus necesidades y no olvide guardar los cambios.

Control de tareas completadas (Aprobación)

Si esta opción está activa, al crear una tarea se marcará por defecto la casilla "El responsable puede cambiar la fecha límite de esta tarea". Esta función sirve para que el Responsable de la tarea no pueda cerrarla por su cuenta.

Esta opción solo funciona en tareas cuyo Flujo de trabajo incluya una etapa con el estado "Aprobación". En flujos sin dicha etapa, la casilla no aparecerá.

En la etapa de aprobación, el Titular tiene la posibilidad de evaluar el resultado mediante botones adicionales:

• Aceptar tarea sin evaluación;
• Aceptar con evaluación positiva;
• Aceptar con evaluación negativa.

Todos estos botones cambian el estado de la tarea a Finalizado.

Finalizar automáticamente la tarea principal tras completar todas las subtareas

• Si está activa, la tarea principal se cerrará automáticamente al completar todas sus subtareas.
• Si está desactivada, la tarea principal deberá moverse al estado Finalizado de forma manual.

Usar informe en las tarea

Activa el campo "Informe" en la vista detallada de cada tarea.

Si la opción está activa, el campo aparece automáticamente al mover la tarea a la etapa Finalizado. En él, el Responsable y los Colaboradores pueden, por ejemplo, resumir los resultados del trabajo o compartir un enlace.

Importante: El informe solo puede ser completado por el responsable y los colaboradores.

Permitir visualizar correos electrónicos de las tareas

Las tareas en Flowlu pueden crearse automáticamente tras recibir correos electrónicos con características específicas gracias a la Integración de correo electrónico.

Esta opción permite que los participantes de la tarea (que no tienen acceso directo al buzón de correo vinculado) puedan ver el mensaje original. Por ejemplo, si solo el propietario tiene acceso al buzón, activar esto permitirá que el Responsable, los Colaboradores y otros involucrados vean la correspondencia relevante.

Usar indicador de progreso

El indicador de progreso es un elemento visual de la interfaz que rastrea el avance de la tarea. Ahora se actualiza automáticamente según la etapa actual del Flujo de trabajo de la tarea. A medida que la tarea avanza por sus estados, el indicador refleja el porcentaje de finalización, lo que permite al Propietario y a los Observadores evaluar instantáneamente el progreso sin necesidad de intervención manual.

Mostrar imágenes adjuntas en la tarjeta de tarea en el tablero Kanban

Si esta opción está activa, las imágenes que añada a la descripción de la tarea serán visibles en la tarjeta dentro del modo Kanban. Esto facilita la búsqueda de tareas específicas en la lista.