Configuración de una plantilla de factura personalizada

Las plantillas de factura personalizadas avanzadas te permiten crear y personalizar formularios de factura: cambiar el orden de los bloques y las tablas, crear campos adicionales para mostrarlos de forma predeterminada en tus facturas. También puedes cambiar la configuración de apariencia, el color del texto, el fondo de la factura, etc.

Creación de una nueva plantilla

Para todos los usuarios que comenzaron a usar Flowlu antes del lanzamiento de las plantillas de factura avanzadas, guardamos las plantillas creadas con los formularios anteriores en la pestaña Legacy.

En general, tienes dos pestañas:

• Plantillas avanzadas
• Plantillas (heredadas)

En la pestaña Plantillas avanzadas, puedes crear, editar y eliminar todas las nuevas plantillas de factura avanzadas.

Para crear una nueva plantilla, ve a Configuración del portal → Finanzas → Plantillas.

Haz clic en el botón Crear.

Aquí puedes elegir los siguientes ajustes preestablecidos:

• Factura (Alemania)
• Factura (Internacional)
• Personalizada

En la ventana que se abre, puedes ver una ventana de vista previa y la barra lateral derecha con la configuración de la plantilla.

Tienes dos tipos comunes de vistas, entre las que puedes alternar haciendo clic en el botón Vista previa. Cuando la vista previa está habilitada, puedes cambiar la configuración visual de cada bloque. Cuando la vista previa está desactivada, puedes cambiar la configuración general y personalizar cada bloque añadiendo variedades, editando texto, etc.

Configuración general

La configuración general de una plantilla se muestra en la barra lateral derecha. Aquí puedes establecer las siguientes configuraciones:

• Estado de la plantilla. Al marcar la casilla, puedes activar la plantilla, de modo que esté disponible para su selección al crear una nueva factura. 

• Descripción de la factura. La descripción solo está abierta a tus compañeros de equipo, por lo que los clientes no la verán. Aquí puedes escribir cualquier información adicional, para que sea más fácil para tus compañeros navegar a través de las plantillas.

• Nombre del botón de pago. Aquí, puedes personalizar el nombre del botón de pago para tus clientes. Al hacer clic en este botón, tus clientes accederán a la página con los métodos de pago y el formulario PDF de una factura.

• Tipo de pagador. Puedes elegir entre tres opciones: todos, organización y contacto. La plantilla de factura se seleccionará automáticamente como una de las opciones al crear una factura para este tipo de pagador. Por ejemplo, si el tipo de pagador en la configuración se establece en "contacto, esta plantilla solo se mostrará como una opción para los contactos, no para las organizaciones.

• Organización. Si está configurada, la plantilla de factura solo se permitirá para una determinada organización.

• Términos y condiciones. Los valores de este campo se mostrarán automáticamente en la variable: "#INVOICE|INVOICE_TERMS#". Por ejemplo, una vez que se crea una factura, se convertirá en los términos y condiciones de la factura, y el valor de este campo se añadirá automáticamente a la variable "#INVOICE|INVOICE_FOOTER#"

• Puesto del gestor. El valor de este campo se añadirá automáticamente a la variable "#INVOICE|CONTACT_PERSON_POSITION#"

• Nombre completo del gestor. El valor de este campo se añadirá automáticamente a la variable "#INVOICE|CONTACT_PERSON#"

• Gestor adicional. El valor de este campo se añadirá automáticamente a la variable "#INVOICE|CONTACT_PERSON2#"

• Puesto de gestor adicional. El valor de este campo se añadirá automáticamente a la variable "#INVOICE|CONTACT_PERSON2_POSITION#"

• Opción Mostrar moneda. Si está habilitada, el código de la moneda se mostrará junto al importe. Por ejemplo, USD.

• Mostrar el símbolo de la moneda en lugar del código de la moneda. Si está habilitada, el símbolo de la moneda se mostrará junto al importe en lugar del código. Por ejemplo, utiliza $ en lugar de USD.

Configuración visual

Esta pestaña te permite personalizar toda la plantilla de factura y cada bloque individual. Toda la configuración visual está disponible en la pestaña Configuración visual o haciendo clic en el botón Vista previa.

Al hacer clic en el botón Vista previa, puedes ver el resultado final de tu plantilla de factura y cambiarla también.

La configuración visual se divide en tres categorías:

• Plantilla. La configuración de la plantilla se aplica a toda la plantilla de factura. Aquí puedes cambiar el color de fondo, el relleno y añadir una imagen de fondo. Al hacer clic en el botón de tres puntos, puedes restablecer rápidamente la plantilla a su configuración predeterminada. Para los rellenos, los indicadores de luz mostrarán qué lado se cambiará.

• Todos los bloques. Esta configuración se aplica a todos los bloques de plantilla de forma predeterminada. Puedes cambiar la fuente, su tamaño y color, el fondo del bloque, los bordes y sus colores, el relleno, el redondeo de esquinas y el margen.

• Bloque activo. Puedes cambiar cada bloque individual haciendo clic en él. Toda la configuración se aplicará solo a este bloque. De forma predeterminada, cada bloque tiene la configuración de toda la plantilla.

Cada bloque tiene su propia configuración, dependiendo del tipo. Por ejemplo, un encabezado con información de contacto y un pie de página con el importe total tienen diferentes configuraciones y funciones.

Para toda la configuración del bloque, puedes realizar cambios adicionales haciendo clic en el botón de tres puntos:

• Aplicarlos todos a los bloques modificados. Todos los cambios se aplicarán a otros bloques modificados. Para toda la configuración modificada, hay un punto azul junto a ellos.
• Restablecer a la configuración predeterminada. Todos los cambios se cancelarán para todos los bloques.
• Aplicar a los bloques modificados. Puedes elegir qué configuración aplicar a todos los bloques que se modificaron.

Cómo usar una plantilla

Para crear una factura con tu plantilla personalizada, asegúrate de que la plantilla está activa. Además, recuerda vincular la plantilla a la organización.

Ve al módulo Finanzas → Facturas y haz clic en el botón Crear.

En la ventana que se abre, elige la organización a la que vinculaste una plantilla y selecciona la plantilla del menú desplegable en el campo Plantilla personalizada.