Etapa 1. Configuración

Configuración principal

Ve a Configuración del portal → Finanzas → Configuración principal:

En la pestaña Configuración de acceso de usuario, establece los derechos de acceso de los usuarios. Los Empleados tienen acceso solo a las facturas y a los presupuestos. Los Administradores tienen acceso a facturas, propuestas, transacciones e informes financieros. También puedes establecer los derechos de acceso de usuario para los roles, en la pestaña Roles y permisos.

Si no deseas que los empleados vean las facturas de otras personas, deshabilita la opción Cada usuario tiene acceso a todas las facturas emitidas en la pestaña Configuración. Si dejas la opción marcada, los empleados podrán ver y comentar las facturas de otras personas, pero no podrán realizar ningún cambio.

Cada usuario puede cambiar el responsable de la factura: si está marcada, los usuarios con un nivel de acceso de "Empleado" pueden reasignar cualquier factura a sí mismos o a cualquier otro usuario.

Cada usuario puede registrar pagos para las facturas: habilita esta opción si deseas permitir que tus compañeros de trabajo marquen las facturas como Pagadas. Si la deshabilitas, solo los administradores de la aplicación Finanzas podrán hacerlo.

Usar la aprobación de facturas: al marcar una casilla aquí, el sistema te ofrecerá designar a la persona responsable de la aprobación de la factura. Introduce el nombre de un contador o de un director financiero. Ten en cuenta que la persona responsable de la aprobación debe tener los derechos de administrador del módulo Finanzas.

Restringir los cambios a las facturas aprobadas, pagadas y enviadas: te recomendamos marcar esta casilla si no deseas tener ninguna confusión en las facturas.

Marcar la opción "Crear transacción" por defecto al registrar el pago de una factura: deshabilita esta opción si no planeas registrar las transacciones de facturas en el sistema.

Enviar un correo electrónico de "Gracias por el pago" al cliente cuando se paga una factura: al procesar los pagos de facturas o recibir un pago en línea, el mensaje de correo electrónico se enviará automáticamente al cliente al recibir el pago.

Cada usuario tiene acceso a todos los presupuestos (propuestas): si está marcada, los usuarios con el nivel de acceso "Empleado" pueden ver todos los presupuestos (propuestas). Si no es así, solo tienen acceso a aquellos presupuestos en los que son responsables.

Restringir los cambios a los presupuestos enviados: habilita esta opción si deseas evitar que los usuarios editen los presupuestos que se enviaron a un cliente o que se marcaron como enviados a un cliente.

Restringir los cambios a los presupuestos que se convirtieron en facturas: esta opción evita que los usuarios editen los presupuestos que se convirtieron en facturas.

Establecer un número de factura/presupuesto manualmente: si esta opción está habilitada, aparece un campo adicional en la ventana de creación/edición de la factura, donde puedes especificar el número manualmente.

Ocultar el pie de página en las páginas externas de factura y presupuesto: Se eliminará la etiqueta "Con tecnología de Flowlu" de las páginas de facturas, actos y propuestas.

Usar facturas recurrentes - Si se selecciona, esta opción permite crear y enviar facturas automáticamente a un cliente de acuerdo con el modelo especificado e a un intervalo de tiempo especificado.

Permitir que los empleados creen facturas recurrentes - habilite esta opción si desea que los usuarios con un nivel de acceso de "Empleado" puedan crear Facturas recurrentes. De lo contrario, las facturas recurrentes solo están disponibles para los administradores del módulo "Finanzas".

Habilitar correos electrónicos a los usuarios que no tienen licencias activas,Habilite os e-mails para usuários sem licenças de entrada Habilite e-mails para usuários sem licenças ativas para que puedan ser contados para criar listas de contato.

Plantillas de correo electrónico para facturas/presupuestos

Las plantillas de correo electrónico se pueden crear en la Configuración del sistema → Finanzas → Organizaciones. Hay tres plantillas de correos electrónicos disponibles:

• envío de una factura por correo electrónico;
• envío del recordatorio sobre el pago;
• envío de la confirmación sobre los pagos recibidos.

Al crear una plantilla, puedes utilizar las siguientes variables: