Facturas recurrentes

Esta función es perfecta para las empresas que a menudo emiten facturas similares a sus clientes.

Por ejemplo, usted proporciona soporte al cliente todos los meses y cobra regularmente la misma tarifa.

Las facturas recurrentes le ayudan a facilitar el trabajo con facturas que deben enviarse con frecuencia. 

Cómo crear facturas recurrentes

Vaya a Finanzas -> Facturas recurrentes.

Si esta sección no se muestra, vaya a la Configuración del portal -> Finanzas -> Configuración general y marque la opción Usar facturas recurrentes. Además, si desea permitir que los empleados que no tienen acceso de Administrador a Finanzas creen dichas facturas, marque la opción Permitir que los empleados creen facturas recurrentes.

Para crear una factura recurrente, haga clic en el botón Crear.

Se abre la siguiente ventana:

• Nombre de la factura: introduzca el nombre de una factura recurrente que facilite la identificación de los servicios para los que se emite esta factura.
• Cliente: seleccione la empresa o el contacto al que planea emitir una factura.
• Organización/Cuenta: seleccione la organización (si hay varias) desde la que facturará y la moneda.
  
• Responsable: seleccione un empleado responsable que tendrá acceso a esta plantilla y a las facturas relacionadas con él/ella.
• Plantilla personalizada: indique el nombre de la plantilla de la factura, que está disponible para la entidad jurídica o los particulares seleccionados.
• Número de pedido: si es necesario, indique el número de pedido para pagar la factura.
• Proyecto: si la factura se refiere al proyecto, seleccione el proyecto.
• Condiciones de pago: indique el número de días que se asignan para pagar la factura desde el momento en que se recibe, este valor se convertirá posteriormente en la fecha (fecha límite de pago).

Opciones de repetición

Empezar a facturar: introduzca la fecha en la que desea empezar a facturar. Si desea que la primera factura se cree inmediatamente, indique la fecha de hoy. Si especifica una fecha en el pasado, la primera factura se emitirá según las opciones de recurrencia (una vez al mes, por ejemplo) en la fecha que siga a la fecha pasada.  

Facturación completa: indique la fecha en la que desea dejar de crear facturas regulares. Si no planea completar la facturación, establezca la opción Nunca terminar. 

Frecuencia de repetición: seleccione el período en el que crear facturas.  

Configuración de creación de facturas 

Determine qué escenario se ejecutará después de la creación de la factura. 

Crear: las facturas se crearán y guardarán, deberán enviarse al cliente manualmente. 

Crear y enviar para aprobación: las facturas se crearán y enviarán automáticamente para su aprobación (si la opción Utilizar la aprobación de facturas está activa en la configuración de la sección Finanzas). 

Crear y enviar por correo electrónico: las cuentas se crearán y enviarán automáticamente por correo electrónico al cliente para su pago (si la opción Utilizar la aprobación de facturas está activa, esta opción no estará disponible para los empleados sin el nivel de acceso de Administrador a la sección Finanzas).

Crear, cancelar pago y enviar por correo electrónico: las facturas se crearán y enviarán automáticamente por correo electrónico al cliente. Después de la primera factura pagada, los pagos se realizarán automáticamente con la tarjeta de crédito de su cliente asociada a la factura recurrente anteriormente. Las facturas por correo electrónico se envían como referencia. 

Nota: El cobro automático está disponible solo para Stripe. Los pagos se procesarán independientemente del resultado y se realizarán cada vez para el período correspondiente.

Introduzca los productos/servicios y el precio; los términos y el consejo de pago; información sobre el vendedor y añada una línea de firma adicional, si es necesario. 

Después de rellenar todos los campos, guarde el formulario. Felicidades, su factura ha sido creada.

Tarjeta de factura

En la tarjeta de factura, en la pestaña General, puede encontrar toda la información necesaria sobre una factura recurrente.

• Monto de la factura
• Próxima fecha de factura
• Periodo de repetición
• Fecha de inicio de facturación regular
• Facturación completa fecha
• Estado
• Escenario de creación de cuenta
• Proyecto
• Pagador
• Beneficiario
• Gerente de cuentas

El área principal de esta pestaña comprende la lista de facturas que se crearon en base a esta factura recurrente. En la pestaña Próxima factura, puede ver la próxima factura que se creará de acuerdo con esta factura recurrente y su fecha (no se indica el número de factura, ya que no se sabe cuántas facturas se crearán durante el período de recurrencia).

La pestaña Historial registra todos los cambios realizados en esta plantilla, así como qué facturas y cuándo se crearon en base a ella. La factura recurrente se puede editar o eliminar (mientras que las facturas relacionadas no se eliminarán), también se puede duplicar y pausar.