Derechos de acceso: Finanzas

Para el módulo Finanzas puedes configurar los derechos de acceso para cada empleado, proporcionando así información financiera solo a determinadas personas. Solo el administrador del portal puede asignar derechos de acceso en la sección Configuración del portal → Finanzas → Configuración general  → Grupos de usuarios y roles.

También puedes configurar los derechos de acceso en el Marketplace, haciendo clic en el módulo Finanzas.

Puedes asignar el rol de Administrador, Empleado, Gerente de Ventas o denegar el acceso.

Administradores

El administrador puede ver toda la información en la aplicación Finanzas: transacciones, facturas, propuestas, informes.

Empleados

Un empleado tiene acceso a propuestas y facturas. Esta persona no tiene acceso a transacciones ni a informes financieros.  

En la configuración general de Finanzas, puedes establecer ciertas restricciones para los empleados sobre facturas y propuestas.

Para las facturas están disponibles las siguientes configuraciones:

Cada usuario tiene acceso a todas las facturas emitidas — esta persona podrá ver las facturas de otros compañeros. Desactive esta opción si desea que el empleado vea solo sus facturas.

Cada usuario puede registrar los pagos de las facturas  — el empleado podrá marcar de forma independiente las facturas como Pagadas. Si deshabilita esta opción, solo los administradores del módulo Finanzas pueden hacerlo. Si tiene sistemas de pago conectados, la factura se marcará como Pagada automáticamente después de recibir el pago en línea.

Utilizar la aprobación de facturas — si se selecciona esta opción, el sistema le pedirá que asigne un Aprobatorio. El aprobador debe ser el administrador del módulo Finanzas.

Deshabilitar la edición de facturas aprobadas, pagadas y enviadas — esto le permitirá evitar confusiones en las facturas.

Las siguientes configuraciones están disponibles para Propuestas:

Cada usuario puede ver todas las propuestas (cotizaciones) — él/ella podrá ver las propuestas de otros empleados. Deshabilite esta opción y el empleado solo tendrá acceso a sus propuestas.

Impedir la edición de las propuestas enviadas—nadie podrá realizar ningún cambio en la propuesta después de que se envíe por correo electrónico al cliente.

Impedir que se modifiquen las propuestas una vez convertidas en facturas — un empleado no podrá editar ni realizar cambios en la propuesta después de que se haya convertido en factura.

Acceso denegado

Denegar el acceso y entonces el empleado no tendrá acceso a ninguna opción de la aplicación Finanzas. Además, no podrá crear ninguna factura, propuesta, transacción.

Gerente de Ventas

Los Gerentes de Ventas pueden crear facturas, propuestas en los módulos de Finanzas y Proyectos. Este nivel de acceso no tiene acceso a las pestañas Dinero y Presupuesto en el módulo Finanzas. 

Derechos de acceso a las Transacciones de Dinero 

En el módulo Finanzas, puedes registrar, monitorear y editar transacciones. Todas las transacciones relacionadas con ciertas cuentas bancarias En la Configuración del portal, puedes configurar los derechos de acceso para cada cuenta bancaria para que los empleados puedan ver las transacciones relacionadas solo con esa cuenta. Además, puedes establecer si el empleado solo puede observar o editar transacciones.

Para configurar los derechos de acceso, vaya a Configuración del portal → Finanzas → Cuentas bancarias. Luego, seleccione la cuenta bancaria a la que desea conceder acceso.

Vaya a la pestaña Usuarios y seleccione un usuario que desee agregar. Puede elegir entre dos tipos de acceso:

• Vista — el usuario solo podrá observar las transacciones de esta cuenta bancaria.
• Edición — el usuario podrá agregar y editar transacciones para esta cuenta bancaria.

Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.