Tipos de documentos
En la pestaña Plantillas, puede ver todas las plantillas, tanto las predeterminadas como las suyas propias personalizadas. Están separadas por tipos de documentos.
Tipo de documento es el propósito principal de todos los documentos, agrupados por tipo. Por ejemplo, pueden ser facturas, propuestas, contratos, NDAs, etc.
Algunos tipos son predeterminados y no se pueden eliminar ni cambiar, por ejemplo, facturas y propuestas, que están relacionados con el módulo Finanzas. Las facturas y propuestas solo se pueden usar para sus fines directos y no se pueden usar fuera del módulo Finanzas.
El módulo Documentos también le permite crear sus propios tipos de documentos personalizados. Por defecto, puede utilizar el tipo de acuerdo de servicio.
Creación de tipo de documento
En la pestaña Plantillas, haga clic en el botón Nuevo tipo de documento .
Una vez que haga clic en el botón, se creará inmediatamente un nuevo tipo y verá la ventana con los campos del tipo de documento.
Estos campos también se pueden agregar o editar en cada documento individual. En ese caso, la configuración de estos campos en el tipo de documento y otros documentos no se cambiará. Todos los cambios se aplicarán solo a este documento.
Estos campos se utilizan para variables dinámicas. Para ahorrar tiempo en el llenado manual de cada campo, puede usar variables de usuario y recopilar automáticamente datos de entidades vinculadas al documento. Por ejemplo, de un contacto u organización de CRM.
Por ejemplo, es necesario tener fechas de inicio y fin del acuerdo en cada documento relacionado con el tipo de este documento. En ese caso, debe crear un nuevo campo haciendo clic en el botón Agregar campo.
Luego dé el nombre a este campo personalizado y establezca el tipo de campo. Como necesita completar automáticamente las fechas, elige el tipo de campo fecha.
Estos campos también se pueden agregar o editar en cada documento individual. En ese caso, la configuración de estos campos en el tipo de documento y otros documentos no se cambiará. Todos los cambios se aplicarán solo a este documento.
Cómo establecer y editar campos personalizados para tipos de documentos
Las variables que desea utilizar para un tipo de documento también se pueden cambiar en la configuración del tipo de documento.
Para crear un nuevo campo, haga clic en el botón Agregar campo. Los campos personalizados pueden tener diferentes tipos:
Después de establecer el campo de nombre y el tipo, puede ir a la configuración más detallada de un campo para que funcione correctamente. Veamos cada campo:
1. Nombre del campo. No es el valor de un campo, solo un nombre para comprender el propósito de un campo personalizado.
2. Tipo de entidad para conectar. Tipo de entidad de la que se tomará el valor de la variable. Por ejemplo, si conecta una organización, los valores se tomarán de la organización vinculada al borrador final del documento.
3. Configuración general ayudará a usar este campo como filtro, desactivarlo, hacerlo obligatorio, etc.
4. Alias. Es un nombre alternativo para un campo personalizado, más detallado y utilizado principalmente para configurar webhooks e integraciones API. Por ejemplo, el alias de campo personalizado para el descuento es CFV_46. Puede cambiarlo a CFV_DISCOUNT_AMOUNT, por lo que el nombre detallado final será #DOCUMENT|CFV_DISCOUNT_AMOUNT# en lugar de #DOCUMENT|CFV_46#.
5. Campos de caché ayudan a completar automáticamente los campos personalizados. Por ejemplo, crea un documento relacionado con una determinada organización, y el documento debe incluir el nombre del CEO. Puede completar el nombre manualmente, pero también puede extraerlo automáticamente de la organización de CRM vinculada al documento. Si el almacenamiento en caché de campos está habilitado, la información se completará automáticamente desde las entidades vinculadas al documento.
Tenga en cuenta que si la entidad relacionada, por ejemplo, el nombre del CEO, no contiene ningún valor, el valor en el documento también faltará.
