Grupos de usuarios externos

Si tienes la funcionalidad de usuarios externos, se recomienda preestablecer los derechos de acceso para usuarios externos en la pestaña correspondiente en el módulo Portal del cliente.

Crear un Nuevo Rol

Para crear un nuevo rol para usuarios externos, ve a Portal del cliente → Grupos de usuarios externos  y haz clic en Nuevo grupo.

Ingresa el nombre y la descripción (opcional) para tu rol. La descripción debe ser clara para cualquiera que use este rol, para que puedan ver exactamente qué les permite hacer a los usuarios en Flowlu.

También puedes especificar la fecha de vencimiento para indicar hasta qué hora y fecha el usuario externo tendrá acceso a este rol.

Especifica los derechos de acceso para cada uno de los módulos. Los usuarios externos pueden acceder a los siguientes módulos:

• CRM (a su tarjeta de cuenta CRM);
• Tareas;
• Proyectos;
• Base de conocimientos;
• Facturas y propuestas.

En la pestaña "Configuración de acceso" para cada uno de los módulos mencionados anteriormente, puedes configurar:

• Campos visibles. Aquí puedes especificar los campos que se mostrarán a un usuario externo en proyectos, tareas, cuenta CRM, etc.
• Conexiones visibles. Aquí puedes configurar si un usuario externo verá al responsable o al asignador de la tarea, en qué etapa se encuentra el proyecto, etc.
• Acciones disponibles. Un usuario externo puede dejar comentarios, crear tareas, convertir la propuesta en una factura, etc.
• Notificaciones de usuarios externos. Un usuario externo puede ser notificado cuando se realicen ciertos cambios en el proyecto o tarea correspondiente, etc.

Puedes asociar un externo con varios roles a la vez. Si una regla entra en conflicto, se tendrá en cuenta la regla que permite una acción específica. Por ejemplo, un usuario externo está asociado a dos roles al mismo tiempo: Freelancers y Clientes. Si la opción de crear tareas está habilitada para el rol Freelancers y deshabilitada para el rol Clientes, entonces este usuario tendrá esta opción habilitada.

No olvides marcar el rol como activo si quieres empezar a usarlo.

Editar/Eliminar Rol

Si quieres editar la configuración del rol, ve a la lista de todos los roles y haz clic en el rol apropiado.

En la ventana abierta:

• cambiar la actividad del rol;
• definir derechos de acceso para elementos específicos;
• completar la descripción;
• editar derechos de acceso a los módulos;
• agregar o eliminar usuarios.

Para eliminar un rol, ve a la lista de todos los roles y marca la casilla junto al rol apropiado o marca varios si es necesario. Haz clic en el icono de la papelera en la parte inferior de la lista y confirma que deseas eliminar el rol.

Mover/Eliminar Usuarios

Puedes eliminar o cambiar un rol para un usuario individual:

• en la página del usuario externo;

• en la lista de roles creados en la pestaña "Grupos de usuarios externos".