Configuración de Permisos para Usuarios Externos

En Flowlu, puedes configurar derechos de acceso a ciertos datos para usuarios externos.

Después de que el usuario externo acepte la invitación, se mostrará en la pestaña correspondiente.

Después de abrir la tarjeta de un usuario externo, toda su información de contacto, la cuenta CRM asociada y la empresa relacionada (si la tiene) se mostrarán en la sección "Principal". También muestra con qué rol está asociado este usuario externo.

Para una cuenta CRM y una empresa, puedes especificar campos que estarán disponibles para ver directamente desde esta pestaña.

También puedes especificar la fecha y hora para indicar hasta qué momento el usuario externo tendrá acceso a la información especificada.

Especifica los derechos de acceso para cada uno de los módulos. Los usuarios externos pueden acceder a los siguientes módulos:

• CRM (a su tarjeta de cuenta CRM);
• Tareas;
• Proyectos;
• Base de conocimientos;
• Facturas y propuestas.

En la pestaña "Configuración de acceso" para cada uno de los módulos mencionados anteriormente, puedes configurar:

• Campos visibles. Aquí puedes especificar los campos que se mostrarán a un usuario externo en proyectos, tareas, cuenta CRM, etc.
• Conexiones visibles. Aquí puedes configurar si un usuario externo verá al responsable o al asignador de la tarea, en qué etapa se encuentra el proyecto, etc.
• Acciones disponibles. Un usuario externo puede dejar comentarios, crear tareas, convertir la propuesta en una factura, etc.
• Notificaciones de usuarios externos. Un usuario externo puede ser notificado cuando se realicen ciertos cambios en el proyecto o tarea correspondiente, etc.

Después de vincular un usuario externo a su cuenta CRM, aparecerá una ventana correspondiente con el usuario externo adjunto en la tarjeta de la cuenta CRM. Aquí puedes configurar qué campos se mostrarán y/o, si es necesario, eliminar la relación del usuario externo de esta cuenta CRM. 

Después de la autorización, la información especificada de la cuenta CRM y las tarjetas de empresa relacionadas se mostrarán para un usuario externo en la sección "Mi cuenta".

En la pestaña "Datos disponibles", también puedes definir el acceso para elementos específicos. Por ejemplo, puedes darle a un cliente acceso a una tarea o proyecto específico. Para cada uno de los elementos agregados, también puedes indicar la fecha y hora hasta la cual los datos definidos estarán disponibles.

En la pestaña "Usuarios disponibles", puedes configurar qué empleados de tu cuenta serán visibles para un usuario externo durante la autorización. Por ejemplo, a quiénes podrán asignar tareas o si el equipo del proyecto o el gerente del proyecto se les mostrarán en el proyecto relacionado.

El usuario externo también podrá enviar mensajes privados a estos empleados o agregarlos al chat para discutir.

A continuación, veamos cómo abrir el acceso a un elemento específico para usuarios externos en tu cuenta.

Cómo compartir tareas con usuarios externos

Las tareas para un usuario externo se mostrarán si:

• Se da acceso a tareas específicas en la pestaña "Datos disponibles".
• Un usuario externo es asignador, responsable, colaborador o seguidor en la tarea.
• En la pestaña "Tareas" de la cuenta CRM asociada.
• Se da acceso para ver tareas relacionadas con un proyecto específico ("Configuración de acceso" → "Proyectos" → "Conexiones visibles" → "Tareas")

En el módulo "Tareas", un usuario externo puede ver la ejecución de tareas para proyectos específicos y asignar tareas a empleados, dejar comentarios y subir archivos.

Cómo compartir la base de conocimientos con un usuario externo

Las bases de conocimiento para un usuario externo se mostrarán si:

• Se da acceso a bases de conocimiento específicas en la pestaña "Datos disponibles".
• Se selecciona un usuario externo en la configuración de la base de conocimientos → "Acceso".

En el módulo Base de conocimientos, un usuario externo puede ver artículos publicados, dejar comentarios, subir y/o eliminar archivos. También puedes abrir la vista externa para las bases de conocimiento.

Cómo compartir proyectos con usuarios externos

Los proyectos para usuarios externos se mostrarán si:

• Se da acceso a proyectos específicos en la pestaña "Datos disponibles".
• Se seleccionó un usuario externo como "Cliente" durante la creación del proyecto.
• Se da acceso para ver proyectos relacionados con una tarea en particular ("Configuración de acceso" → "Tareas" → "Conexiones visibles" → "Proyectos").

En el módulo "Proyectos", con el permiso del administrador, un usuario externo puede seguir el progreso del proyecto, asignar tareas a los empleados, dejar comentarios y subir archivos. También pueden tener acceso a archivos, tareas del proyecto, comentarios, ingresos relacionados, gastos, facturas y propuestas, equipo del proyecto y orden de trabajo.

Un usuario puede copiar un enlace externo a un proyecto para, por ejemplo, compartirlo con tu equipo en un chat.

Cómo compartir facturas con usuarios externos

Las facturas para usuarios externos se mostrarán si:

• Se da acceso en la pestaña "Datos disponibles".
• Una factura en la que un usuario externo figura como cliente está marcada como enviada o se envió por correo electrónico.
• Se da acceso para ver facturas relacionadas con un proyecto en particular ("Configuración de acceso" → "Proyecto" → "Conexiones visibles" → "Facturas").

Aquí, con permiso del administrador, un usuario externo puede dejar comentarios, subir o eliminar archivos.

Cómo compartir propuestas con usuarios externos

Las propuestas para usuarios externos se mostrarán si:

• Se da acceso en la pestaña "Datos disponibles".
• Una propuesta en la que un usuario externo figura como cliente está marcada como enviada o se envió por correo electrónico.
• Se da acceso para ver propuestas relacionadas con un proyecto en particular ("Configuración de acceso" → "Proyecto" → "Conexiones visibles" → "Propuestas")

Aquí, con permiso del administrador, un usuario externo puede dejar comentarios y convertir propuestas en facturas.