Integración con Zoom

La integración con Zoom permite crear reuniones directamente en el sistema: desde el calendario y también desde los chats personales y grupales.

Conexión y configuración de la integración

Haga clic en su avatar en la esquina superior derecha y vaya a la sección «Aplicaciones».

Busque Zoom en la lista de aplicaciones, abra la tarjeta de la aplicación y haga clic en «Instalar».

Después de la instalación, puede acceder a la aplicación de dos maneras: desde la tarjeta del módulo o a través del menú lateral izquierdo. Si el icono de Zoom no aparece en el menú principal, abra la pestaña «Más»: estará allí.

Vaya a Zoom y haga clic en «Conectar Zoom».

Tras instalar el módulo, los usuarios que vayan a crear reuniones deben conectar su cuenta personal.

Importante: una cuenta de Zoom solo puede conectarse a un usuario del sistema. Si la cuenta ya está conectada, por ejemplo, por el empleado Andrés, al intentar conectar la misma cuenta Iván recibirá un error del sistema.

Cómo crear reuniones

Al crear un evento, el formulario incluye la sección «Videoconferencia»: elija allí la plataforma Zoom. Si necesita un resumen después de la reunión, marque la casilla «Resumen de la reunión».

Importante: para esta función es necesario tener el plan Zoom Pro o superior.

También puede crear reuniones desde los chats personales o grupales (1): los usuarios verán el botón para unirse (2).

Solo el organizador del evento puede iniciar la reunión, con el botón «Iniciar».

En cuanto comienza la reunión, todos los participantes reciben una notificación, y en las notificaciones y en la tarjeta del evento aparece el botón «Unirse».

Solo el organizador del evento dispone del enlace de la conferencia. Si el evento está vinculado a un contacto, el enlace para unirse le llegará automáticamente por correo, pero solo después de que el organizador inicie la reunión.

Para unirse a una reunión no es necesario conectar su propia cuenta de Zoom: solo la necesita quien crea las reuniones. Por ejemplo, si usted conectó Zoom y su interlocutor no, en el diálogo con él aparecerá el botón de llamada: él podrá unirse a su reunión, pero no podrá crear una reunión igual en respuesta.

Grabación de la reunión, resumen de IA y transcripción

Con el plan Pro de Zoom o superior, al finalizar la reunión en la tarjeta del evento aparecerán:

• la grabación de la reunión;
• el resumen de IA;
• la transcripción de todos los diálogos.

A partir del resumen, el sistema propondrá crear tareas directamente desde la tarjeta del evento, sin trasladar los acuerdos manualmente.

Solución de problemas

• En el formulario del evento no aparece la opción de Zoom

Esto se debe a que la aplicación no está instalada o a que tu cuenta personal de Zoom no está conectada. Abre la sección de Zoom: debe haber una conexión activa.

• "Esta cuenta de Zoom ya está conectada por otro usuario"

Una cuenta de Zoom solo se puede vincular a un usuario de Flowlu. Conecta una cuenta de Zoom diferente o pídele a tu compañero que la desconecte desde su cuenta.

• No se creó el enlace de la reunión

Lo más frecuente es que se hayan revocado los permisos desde Zoom o que la conexión haya caducado. Abre la aplicación de Zoom en Flowlu: si la conexión está inactiva, vuelve a conectar la cuenta y guarda el evento de nuevo.

• El estado de la reunión no ha cambiado

El estado se actualiza mediante notificaciones de Zoom y por consultas periódicas del sistema, por lo que puede tardar unos minutos. Si tarda más tiempo, asegúrate de que la reunión realmente haya comenzado en Zoom.

• La grabación, el resumen o la transcripción no aparecieron

Asegúrate de tener un plan Zoom Pro o superior, de que la grabación en la nube esté habilitada y de que Zoom AI Companion esté activado. Zoom procesa estas grabaciones al finalizar la reunión, lo que suele tardar unos minutos.

• El contacto no recibió el correo electrónico de invitación

El correo solo se envía después de que el organizador inicia la reunión y únicamente si el evento tiene un contacto con dirección de correo electrónico.

Eliminar la aplicación

Desconecta tu cuenta de Zoom:

Ve a la aplicación de Zoom en Flowlu, busca tu conexión en la lista y elimínala. El sistema dejará de crear reuniones en tu nombre y los tokens de acceso almacenados se desactivarán.

Revoca el acceso desde Zoom:

Abre zoom.us → Configuración → Aplicaciones instaladas, busca Flowlu y haz clic en Eliminar. La conexión desaparecerá de Flowlu automáticamente.

Desinstala la aplicación por completo:

Haz clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha → Aplicaciones → Zoom → Desinstalar. La sección de Zoom desaparecerá del menú, de las tarjetas de eventos del calendario y se eliminará el botón de llamada de los chats.

Qué sucede con tus datos tras la eliminación:

• ya no se crean nuevas reuniones y el botón Iniciar no está disponible;
• las reuniones y los enlaces ya creados permanecen en las tarjetas de eventos y en los chats (seguirán funcionando mientras sean válidos en Zoom);
• las grabaciones, resúmenes y transcripciones que ya se hayan descargado en la tarjeta de un evento permanecen en el sistema;
• los tokens de acceso de Zoom se eliminan y no se vuelven a utilizar.