Configurando Permissões Para Usuários Externos

No Flowlu, você pode configurar os direitos de acesso a certos dados para usuários externos.

Depois que o usuário externo aceitar o convite, ele será exibido na guia apropriada.

Depois de abrir o cartão de um usuário externo, todas as suas informações de contato, conta CRM associada e empresa relacionada (se houver) serão exibidas na seção "Principal". Também mostra qual grupo este usuário externo está associado.

Para uma conta CRM e uma empresa, você pode especificar campos que estarão disponíveis para visualização diretamente desta guia.

Você também pode especificar a data e hora para indicar até que momento o usuário externo terá acesso às informações especificadas.

Especifique os direitos de acesso para cada um dos módulos. Os usuários externos podem acessar os seguintes módulos:

• CRM (para o cartão da conta CRM deles);
• Tarefas;
• Projetos;
• Base de conhecimento;
• Faturas e propostas.

Na guia "Permissões" para cada um dos módulos mencionados acima, você pode configurar:

• Campos visíveis. Aqui você pode especificar os campos que serão exibidos para um usuário externo em projetos, tarefas, conta CRM, etc.
• Conexões visíveis. Aqui você pode configurar se um usuário externo verá o cessionário ou o proprietário da tarefa, em qual etapa o projeto está, etc.
• Ações disponíveis. Um usuário externo pode deixar comentários, criar tarefas, converter a proposta em uma fatura, etc.
• Notificações de usuários externos. Um usuário externo pode ser notificado quando certas alterações são feitas no projeto ou tarefa correspondente, etc.

Depois de vincular um usuário externo à sua conta CRM, uma janela correspondente com o usuário externo anexado aparecerá no cartão da conta CRM. Aqui você pode configurar quais campos serão exibidos e/ou, se necessário, remover a relação do usuário externo desta conta CRM.

Após a autorização, as informações especificadas da conta CRM e dos cartões da empresa relacionada serão exibidas para um usuário externo na seção "Minha conta".

Na guia "Dados disponíveis", você também pode definir o acesso para itens especificados. Por exemplo, você pode dar a um cliente acesso a uma tarefa ou projeto específico. Para cada um dos itens adicionados, você também pode indicar a data e hora até a qual os dados definidos estarão disponíveis.

Na guia "Usuários disponíveis", você pode configurar quais funcionários da sua conta serão visíveis para um usuário externo durante a autorização. Por exemplo, a quem eles poderão atribuir tarefas ou se a equipe do projeto ou o gerente de projeto serão exibidos para eles no projeto relacionado.

O usuário externo também poderá enviar mensagens privadas para esses funcionários ou adicioná-los ao bate-papo para discussão.

Em seguida, vamos ver como abrir o acesso a um item específico para usuários externos na sua conta.

Como compartilhar tarefas com usuários externos

As tarefas para um usuário externo serão exibidas se:

• O acesso for dado a tarefas específicas na guia "Itens disponíveis".
• Um usuário externo for proprietário, responsável, colaborador ou observador na tarefa.
• Na guia "Tarefas" da conta CRM associada.
• O acesso for dado para visualizar tarefas relacionadas a um projeto especificado ("Permissões" → "Projetos" → "Conexões visíveis" → "Tarefas")

No módulo "Tarefas", um usuário externo pode visualizar a execução de tarefas para projetos específicos e atribuir tarefas a funcionários, deixar comentários e enviar arquivos.

Como compartilhar a base de conhecimento com um usuário externo

As bases de conhecimento para um usuário externo serão exibidas se:

• O acesso for dado a bases de conhecimento específicas na guia "Itens disponíveis".
• Um usuário externo for selecionado nas configurações da base de conhecimento → "Acesso".

No módulo Base de conhecimento, um usuário externo pode visualizar artigos publicados, deixar comentários, enviar e/ou excluir arquivos. Você também pode abrir a visualização externa para as bases de conhecimento.

Como compartilhar projetos com usuários externos

Projetos para usuários externos serão exibidos se:

• O acesso for dado a projetos específicos na guia "Itens disponíveis".
• O usuário externo for selecionado como "Cliente" durante a criação do projeto.
• O acesso for dado para visualizar projetos relacionados a uma tarefa específica ("Permissões" → "Tarefas" → "Conexões visíveis" → "Projetos").

No módulo "Projetos", com a permissão do administrador, um usuário externo pode rastrear o progresso do projeto, atribuir tarefas a funcionários, deixar comentários e enviar arquivos. Eles também podem ter acesso a arquivos, tarefas do projeto, comentários, receitas relacionadas, despesas, faturas e propostas, equipe do projeto e estrutura de trabalho.

Um usuário pode copiar um link externo para um projeto para, por exemplo, compartilhá-lo com sua equipe em um bate-papo.

Como compartilhar faturas com usuários externos

As faturas para usuários externos serão exibidas se:

• O acesso for dado na guia "Itens disponíveis".
• Uma fatura na qual um usuário externo estiver listado como cliente, for marcada como enviada ou tiver sido enviada por e-mail.
• O acesso for dado para visualizar faturas relacionadas a um projeto específico ("Permissões" → "Projeto" → "Conexões visíveis" → "Faturas").

Aqui, com a permissão do administrador, um usuário externo pode deixar comentários, enviar ou excluir arquivos.

Como compartilhar propostas com usuários externos

Os propostas para usuários externos serão exibidos se:

• O acesso for dado na guia "Itens disponíveis".
• Uma proposta no qual um usuário externo estiver listado como cliente, for marcado como enviado ou tiver sido enviado por e-mail.
• O acesso for dado para visualizar propostas relacionados a um projeto específico ("Permissões" → "Projeto" → "Conexões visíveis" → "Propostas")

Aqui, com a permissão do administrador, um usuário externo pode deixar comentários, bem como converter propostas em faturas.