Etapa 1. Configurações

Configurações Gerais

Vá para Configurações do portal → Finanças → Configurações gerais:

Na guia Configurações de acesso do usuário, defina os direitos de acesso do usuário. Funcionários têm acesso apenas a faturas e propostas. Administradores — a faturas, propostas, transações e relatórios financeiros. Você também pode definir os direitos de acesso do usuário para as funções, na guia Grupos de usuários e funções.

Se você não quiser que os funcionários vejam as faturas de outras pessoas, desative a opção Cada usuário tem acesso a todas as faturas emitidas na guia Configurações. Se você deixar a opção marcada, os funcionários poderão visualizar e comentar as faturas de outras pessoas, mas não poderão fazer nenhuma alteração.

Cada usuário pode alterar o responsável pela fatura — se marcado, os usuários com um nível de acesso de "Funcionário" podem reatribuir qualquer fatura para si mesmos ou para qualquer outro usuário.

Cada usuário pode registrar pagamentos para faturas — habilite esta opção se você quiser permitir que seus colegas de trabalho marquem as faturas como Pagas. Se você desativá-la, apenas os administradores do módulo Finanças poderão fazê-lo.

Utilizar a aprovação de facturas — ao marcar uma caixa aqui, o sistema oferecerá que você nomeie a pessoa responsável pela aprovação da fatura. Insira um nome de contador ou CFO. Observe que a pessoa responsável pela aprovação deve ter os direitos de administrador do módulo Finanças.

Desabilitar edição de faturas aprovadas, pagas e enviadas — recomendamos marcar esta caixa se você não quiser ter nenhuma confusão nas faturas.

Selecionar automaticamente a opção "Criar transação" ao registrar o pagamento de uma fatura — desative esta opção se você não planeja registrar as transações de fatura no sistema.

Envie um e-mail de agradecimento ao cliente quando pague sua fatura — ao processar os pagamentos de fatura ou receber um pagamento on-line, a mensagem de e-mail será automaticamente enviada ao cliente no recebimento do pagamento.

Cada usuário pode ver todas as propostas (cotações) — se marcado, os usuários com o nível de acesso de "Funcionário" podem ver todas as propostas (cotações). Se não, eles têm acesso apenas às propostas onde são responsáveis.

Impedir edições nas propostas enviadas — habilite esta opção se você quiser impedir que os usuários editem as propostas que foram enviadas a um cliente ou marcadas como enviadas a um cliente.

Impedir edições nas propostas depois que elas forem convertidas em faturas — esta opção impede que os usuários editem propostas que foram convertidas em uma fatura.

Permitir a entrada manual de números de faturas/propostas — se esta opção estiver habilitada, um campo adicional aparecerá na janela de criação/edição da fatura ou proposta, onde você pode especificar o número manualmente. Ao usar este número, você pode rastrear o pagamento da fatura no futuro. Se você deixar este campo em branco, então a fatura/proposta será automaticamente atribuído ao próximo número na sequência.

Ocultar o rodapé na página pública de faturas e propostas - O rótulo "Desenvolvido por" será removido das páginas da fatura e proposta

Use contas recorrentes - Se marcado, esta opção permite criar e enviar faturas para um cliente automaticamente usando as configurações de recorrência.

Permitir que os funcionários criem faturas recorrentes - habilite esta opção se você quiser que usuários com um nível de acesso de "Funcionário" criem faturas recorrentes. Se não, faturas recorrentes estão disponíveis apenas para administradores do módulo "Finanças".

Modelos de E-mail para Faturas/Propostas

Os modelos de e-mail podem ser criados em Configurações do portal → Finanças → Modelos → E-mail. Existem três modelos de e-mails disponíveis:

• enviando uma fatura por e-mail;
• enviando o lembrete sobre o pagamento;
• enviando a confirmação sobre os pagamentos recebidos.

Ao criar um modelo, você pode usar as seguintes variáveis: