Tipos de Documento
Na aba Modelos, você pode ver todos os modelos, tanto os padrões quanto os seus próprios personalizados. Eles são separados por tipos de documento.
Tipo de documento é o principal propósito de todos os documentos, agrupados por tipo. Por exemplo, podem ser faturas, orçamentos, propostas, contratos, NDAs, etc.
Alguns tipos são padrões e não podem ser excluídos ou alterados, por exemplo, faturas e orçamentos, que estão relacionados ao módulo Financeiro. Faturas e orçamentos podem ser usados apenas para seus propósitos diretos e não podem ser usados fora do módulo Financeiro.
O módulo Documentos permite que você crie seus próprios tipos de documento personalizados também. Por padrão, você pode usar o tipo de contrato de serviço.
Criação de Tipos de Documento
Na aba Modelos, clique no botão Novo Tipo de Documento.
Uma vez que você clique no botão, um novo tipo é criado imediatamente, e você verá a janela com os campos do tipo de documento.
Esses campos também podem ser adicionados ou editados em cada documento individual. Nesse caso, as configurações desses campos no tipo de documento e em outros documentos não serão alteradas. Todas as alterações serão aplicadas apenas a este documento.
Esses campos são usados para variáveis dinâmicas. Para economizar tempo do preenchimento manual de cada campo, você pode usar variáveis de usuário e coletar dados automaticamente de entidades vinculadas ao documento. Por exemplo, de um contato ou organização do CRM.
Por exemplo, é necessário ter datas de início e fim do acordo em cada documento relacionado a este tipo de documento. Nesse caso, você precisa criar um novo campo clicando no botão Adicionar Campo.
Então dê um nome para este campo personalizado e defina o tipo de campo. Já que você precisa preencher as datas automaticamente, você escolhe o tipo de campo data.
Esses campos também podem ser adicionados ou editados em cada documento individual. Nesse caso, as configurações desses campos no tipo de documento e em outros documentos não serão alteradas. Todas as alterações serão aplicadas apenas a este documento.
Como Definir e Editar Campos Personalizados para Tipos de Documento
Variáveis que você quer usar para um tipo de documento podem ser mudadas nas configurações do tipo de documento também.
Para criar um novo campo, clique no botão Adicionar Campo. Campos personalizados podem ter diferentes tipos:
Depois que você definir o campo de nome e o tipo, você pode ir para as configurações mais detalhadas de um campo para fazê-lo funcionar corretamente. Vamos olhar cada campo:
1. Nome do Campo. Não é o valor de um campo, apenas um nome para entender o propósito de um campo personalizado.
2. Tipo de entidade para conectar. Tipo de entidade da qual o valor da variável será tirado. Por exemplo, se você conectar uma organização, os valores serão tirados da organização vinculada ao rascunho final do documento.
3. Configurações gerais ajudarão a usar este campo como um filtro, desativá-lo, torná-lo obrigatório, etc.
4. Alias. É um nome alternativo para um campo personalizado, mais detalhado e usado principalmente para definir webhooks e integrações de API. Por exemplo, o alias do campo personalizado para o desconto é um CFV_46. Você pode mudá-lo para CFV_DISCOUNT_AMOUNT, então o nome detalhado final será #DOCUMENT|CFV_DISCOUNT_AMOUNT# em vez de #DOCUMENT|CFV_46#.
5. Campos de cache ajudam a preencher campos personalizados automaticamente. Por exemplo, você cria um documento relacionado a uma certa organização, e o documento precisa incluir o nome do CEO. Você pode preencher o nome manualmente, mas você também pode puxá-lo automaticamente da organização do CRM vinculada ao documento. Se o cache de campo está habilitado, a informação será preenchida automaticamente de entidades vinculadas ao documento.
Note que se a entidade relacionada, por exemplo, o nome do CEO, não contém nenhum valor, o valor no documento será perdido também.
