Cómo Migrar Sus Datos de Monday.com a Flowlu

Esta guía proporciona un proceso detallado, paso a paso, para migrar con éxito sus proyectos, tareas y datos de CRM de Monday.com a Flowlu.

Dado que no existe una herramienta de migración directa entre estos dos servicios, el proceso consiste en exportar sus datos de Monday.com e importarlos posteriormente a Flowlu mediante archivos CSV. Para migraciones de gran complejidad, también puede considerar el uso de nuestra API para una solución personalizada.

Etapa 1: Preparación para la migración

Una preparación minuciosa es la clave para una transición fluida. Antes de mover cualquier dato, complete estos pasos esenciales de configuración.

Analice y limpie su cuenta de Monday.com

Identifique los datos críticos: Revise sus tableros, paneles y espacios de trabajo de Monday.com. Decida qué información es esencial para sus operaciones actuales y qué puede archivarse. Esta es una oportunidad perfecta para limpiar proyectos antiguos y datos irrelevantes.

Gestione columnas complejas: Las columnas de Monday.com como "Fórmula", "Espejo" (Mirror) o "Enlace a elemento" no pueden importarse directamente a Flowlu. Antes de exportar, debe convertir los datos de estas columnas en formatos simples de texto o números.

Configure su espacio de trabajo en Flowlu

Configure sus módulos: Antes de importar, asegúrese de que todos los módulos que necesita estén activos. Vinculará sus tableros de Monday.com a módulos específicos de Flowlu, como Proyectos para la gestión de proyectos, el CRM para los datos de clientes y embudos de ventas, y Tareas para sus listas de pendientes. Para comprender mejor las capacidades de la plataforma, también recomendamos programar una demostración gratuita del producto Flowlu con nuestro equipo.

Añada a sus usuarios: Invite a todos los miembros de su equipo a su cuenta de Flowlu. Para asignar tareas y otros registros a las personas correctas durante la importación, sus cuentas de usuario ya deben existir en el sistema.

Cree campos personalizados (Paso crucial): Este es el paso preparatorio más importante. Identifique todas las columnas personalizadas que utiliza en Monday.com. Debe crear los campos personalizados correspondientes en Flowlu antes de comenzar la importación. Vaya a Configuración del portal → Campos personalizados para añadir nuevos campos para proyectos, tareas, oportunidades y más.

Importante: El proceso estándar de importación por CSV actualmente solo permite la creación y el llenado de campos personalizados de los siguientes tipos: Campo de texto, Área de texto, Número entero, Precio, Fecha, Fecha y hora, Usuario y Sí/No.

Si sus tableros de Monday.com utilizan otros tipos de campos (como menús desplegables, listas de estado o elementos vinculados), tiene dos opciones principales:

• Durante la preparación, convierta los datos de estas columnas complejas a un formato de texto simple e impórtelos en un "Campo de texto" o "Área de texto" en Flowlu para preservar la información.
• Utilice la API de Flowlu para una migración más avanzada que pueda gestionar la creación y el llenado de tipos de campos complejos como listas y catálogos.

Etapa 2: Exportar datos desde Monday.com

El método principal para extraer sus datos es exportando sus tableros a Excel, que luego puede guardarse fácilmente como un archivo CSV.

Para exportar un tablero individual:

1. Abra el tablero que desea exportar.
2. Haga clic en el icono del menú de tres puntos en la esquina superior derecha.
3. Seleccione "Más acciones" y luego "Exportar tablero a Excel".
4. Consejo profesional: Si exporta un tablero con subelementos, Monday.com suele colocarlos en una hoja aparte. Es posible que deba importarlos como un lote separado de tareas y vincularlos a sus tareas principales en Flowlu después de la importación principal.

Para exportar la cuenta completa (Solo para administradores):

1. Como administrador de la cuenta, vaya a la sección de Administración.
2. En la pestaña General, busque la sección Datos de la cuenta.
3. Haga clic en "Exportar" para solicitar una exportación completa de los datos de su cuenta.
4. Recibirá un correo electrónico con un enlace de descarga para un archivo .zip. Este enlace solo es válido durante 24 horas.

Etapa 3: Preparar e importar datos a Flowlu

Una vez que tenga sus archivos de Excel exportados, debe prepararlos para una importación limpia. Para obtener instrucciones detalladas sobre cada tipo de dato, consulte nuestras guías sobre cómo Importar sus datos a Flowlu.

Prepare sus archivos CSV

Separe los datos por tipo: Flowlu importa diferentes tipos de registros por separado. Deberá crear archivos CSV individuales para cada tipo de dato que desee migrar, como:

• Contactos y organizaciones del CRM
• Oportunidades del CRM (Tratos de ventas)
• Tareas
• Productos y servicios
• Registros financieros (Pagos/Gastos)

Limpieza y formato: Abra cada archivo de Excel y guárdelo como CSV (se recomienda la codificación UTF-8). La primera fila de su archivo debe contener los encabezados de las columnas (por ejemplo, "Nombre de la tarea", "Responsable", "Fecha de vencimiento"). Asegúrese de que los datos sean coherentes.

El proceso de importación en Flowlu

1. Vaya a la sección correspondiente en Flowlu (por ejemplo, Tareas o CRM -> Contactos).
2. Busque el menú de tres puntos o el icono de configuración y seleccione la opción "Importar". Nota: El módulo de "Importación" debe estar instalado desde el Marketplace.
3. Suba su archivo CSV preparado.
4. Vincule sus campos: Esta es la parte más crítica de la importación. Haga coincidir cuidadosamente las columnas de su archivo CSV con los campos correspondientes en Flowlu, incluidos los campos personalizados que creó anteriormente.
5. Realice una importación de prueba: Para conjuntos de datos grandes, recomendamos encarecidamente importar primero un archivo de muestra pequeño (10-20 filas) para verificar que todos los campos se hayan vinculado correctamente.

Etapa 4: Lista de verificación post-migración

Una vez importados los datos, complete estos pasos finales para asegurarse de que su equipo esté listo para trabajar en Flowlu.

Verifique sus datos: Realice una comprobación aleatoria en varios proyectos y contactos. Confirme que los datos como responsables, fechas e información de campos personalizados aparezcan como se esperaba. Sus tareas serán visibles en varias vistas, incluido un tablero Kanban similar al diseño de Monday.com.

Recree automatizaciones e integraciones: Las "Automatizaciones" e "Integraciones" de Monday.com no se migrarán. Debe reconstruirlas manualmente en Flowlu.

• Para la automatización del flujo de trabajo (por ejemplo, "cuando el estado cambie, notificar a alguien"), utilice las Reglas de automatización integradas de Flowlu para CRM, Tareas y Proyectos. Puede configurar disparadores y acciones como crear tareas, enviar correos electrónicos o publicar notificaciones.
• Para conectar aplicaciones de terceros, consulte nuestra lista de integraciones o utilice un servicio como Make.com o Zapier para una conectividad más amplia.

Capacite a su equipo: Realice una sesión de formación para presentar la interfaz de Flowlu a su equipo. Nuestro canal de YouTube tiene tutoriales en vídeo muy útiles que son un excelente recurso para el aprendizaje visual.

Siguiendo estos pasos estructurados, podrá realizar una migración exitosa y organizada de Monday.com a Flowlu.

¿Necesita más ayuda?

Si el proceso de migración le parece complejo o desea asistencia profesional, nuestro equipo ofrece un servicio de implementación dedicado para gestionar las transferencias de datos, la configuración y la formación del equipo por usted. Para cualquier otra pregunta, visite nuestro completo Centro de Ayuda.