Cómo Migrar Sus Datos de HubSpot a Flowlu

Esta guía proporciona un proceso detallado, paso a paso, para migrar con éxito sus contactos, empresas, tratos y otros datos cruciales de HubSpot a Flowlu.

Dado que no existe una herramienta de migración automática directa entre estos dos servicios, el proceso consiste en exportar sus datos de HubSpot e importarlos posteriormente a Flowlu mediante archivos CSV. Para migraciones de gran complejidad, también puede considerar el uso de nuestra API para una solución personalizada.

Etapa 1: Preparación para la migración

Una preparación minuciosa es la clave para una transición fluida. Antes de mover cualquier dato, complete estos pasos esenciales de configuración.

Analice y limpie su cuenta de HubSpot

Identifique los datos críticos: Revise sus registros de HubSpot en Contactos, Empresas y Tratos. Decida qué información es esencial para sus operaciones actuales y qué puede archivarse. Esta es una oportunidad perfecta para limpiar contactos obsoletos y datos irrelevantes.

Gestione las propiedades calculadas: Las propiedades de HubSpot que se calculan mediante fórmulas solo exportarán su valor final. Antes de exportar, asegúrese de que estos valores estén actualizados, ya que se importarán a Flowlu como campos estáticos de texto o números.

Configure su espacio de trabajo en Flowlu

Configure sus módulos: Antes de importar, asegúrese de que todos los módulos que necesita estén activos. Vinculará módulos específicos de Flowlu como Proyectos, el CRM y las Tareas. Para comprender mejor las capacidades de la plataforma, también recomendamos programar una demostración gratuita del producto Flowlu con nuestro equipo.

Añada a sus usuarios: Invite a todos los miembros de su equipo a su cuenta de Flowlu. Para asignar tratos, contactos y otros registros a las personas correctas durante la importación, sus cuentas de usuario ya deben existir en el sistema.

Cree campos personalizados (Paso crucial): Este es el paso preparatorio más importante. Identifique todas las propiedades personalizadas que utiliza en HubSpot. Debe crear los campos personalizados correspondientes en Flowlu antes de comenzar la importación. Vaya a Configuración del portal → Campos personalizados para añadir nuevos campos para contactos, organizaciones, oportunidades y más.

Importante: El proceso estándar de importación por CSV actualmente solo permite la creación y el llenado de campos personalizados de los siguientes tipos: Campo de texto, Área de texto, Número entero, Precio, Fecha, Fecha y hora, Usuario y Sí/No.

Si sus registros de HubSpot utilizan otros tipos de campos (como selectores desplegables), tiene dos opciones principales:

• Durante la preparación, sus valores se exportarán como texto simple. Puede importar estos datos en un "Campo de texto" o "Área de texto" en Flowlu para preservar la información.
• Utilice la API de Flowlu para una migración más avanzada que pueda gestionar la creación y el llenado de tipos de campos complejos como listas y catálogos.

Etapa 2: Exportar datos desde HubSpot

El método principal para extraer sus datos es exportando sus registros a un archivo CSV.

Para exportar sus registros (Contactos, Empresas, Tratos):

1. Vaya a la sección que desea exportar (p. ej., Contactos).
2. En la esquina superior derecha de la tabla, haga clic en el botón "Exportar".
3. En la ventana emergente, seleccione "CSV" como formato de archivo.
4. Elija exportar "Todas las propiedades" para asegurarse de capturar todos los datos de los campos personalizados.
5. Haga clic en "Exportar". Recibirá un correo electrónico con un enlace de descarga cuando el archivo esté listo. Repita este proceso para cada tipo de dato que necesite migrar.

Etapa 3: Preparar e importar datos a Flowlu

Una vez que tenga sus archivos CSV exportados, debe prepararlos para una importación limpia. Para obtener instrucciones detalladas sobre cada tipo de dato, consulte nuestras guías sobre cómo Importar sus datos a Flowlu.

Prepare sus archivos CSV

Separe los datos por tipo: Flowlu importa diferentes tipos de registros por separado. Deberá usar archivos CSV individuales para cada tipo de dato que desee migrar, como:

• Contactos y organizaciones del CRM
• Oportunidades del CRM (Tratos de ventas)
• Tareas
• Productos y servicios

Limpieza y formato: Abra cada archivo CSV y guárdelo con la codificación UTF-8 (recomendado). La primera fila de su archivo debe contener los encabezados de las columnas (ej. "Nombre del contacto", "Propietario del trato", "Fecha de cierre"). Asegúrese de que los datos sean coherentes.

El proceso de importación en Flowlu

1. Vaya a la sección correspondiente en Flowlu (ej. Tareas o CRM -> Contactos).
2. Busque el menú de tres puntos y seleccione la opción "Importar". 
3. Suba su archivo CSV preparado.
4. Vincule sus campos: Esta es la parte más crítica de la importación. Haga coincidir cuidadosamente las columnas de su archivo CSV con los campos correspondientes en Flowlu, incluidos los campos personalizados que creó anteriormente.
5. Realice una importación de prueba: Para conjuntos de datos grandes, recomendamos encarecidamente importar primero un archivo de muestra pequeño (10-20 filas) para verificar que todos los campos se hayan vinculado correctamente.

Etapa 4: Lista de verificación post-migración

Una vez importados los datos, complete estos pasos finales para asegurarse de que su equipo esté listo para trabajar en Flowlu.

Verifique sus datos: Realice una comprobación aleatoria en varios contactos y tratos. Confirme que los datos como propietarios, fechas e información de campos personalizados aparezcan como se esperaba.

Recree automatizaciones e integraciones: Los "Flujos de trabajo" (Workflows) e integraciones de HubSpot no se migrarán. Debe reconstruirlos manualmente en Flowlu.

• Para la automatización del flujo de trabajo (ej. "cuando el estado del trato cambie, crear una tarea"), utilice las Reglas de automatización integradas de Flowlu para CRM, Tareas y Proyectos. Puede configurar disparadores y acciones como crear tareas, enviar correos electrónicos o publicar notificaciones.
• Para conectar aplicaciones de terceros, consulte nuestra lista de integraciones o utilice un servicio como Albato o ApiX-Drive para una conectividad más amplia.

Capacite a su equipo: Realice una sesión de formación para presentar la interfaz de Flowlu a su equipo. Nuestro canal de YouTube tiene tutoriales en vídeo muy útiles que son un excelente recurso para el aprendizaje visual.

Siguiendo estos pasos estructurados, podrá realizar una migración exitosa y organizada de HubSpot a Flowlu.

¿Necesita más ayuda?

Si el proceso de migración le parece complejo o desea asistencia profesional, nuestro equipo ofrece un servicio de implementación dedicado para gestionar las transferencias de datos, la configuración y la formación del equipo por usted. Para cualquier otra pregunta, visite nuestro completo Centro de Ayuda.