Automatización de CRM

Las reglas de automatización pueden ayudarle a agilizar sus escenarios de oportunidades y tareas, y evitar la realización de acciones manuales repetitivas. Funcionan basándose en los criterios que usted establezca; por ejemplo, cuando cambia una etapa de oportunidad o el estado de una tarea, se activa una regla de automatización, como asignar una tarea a un compañero de equipo, enviar una notificación o crear una reunión con el cliente en Calendario.

Cómo crear reglas de automatización para oportunidades

Para crear una regla de automatización para oportunidades, vaya a CRM → Automatización. Seleccione el canal que necesita para crear reglas de automatización.

Hay etapas de canal en la parte superior del tablero, las reglas de automatización se pueden crear para cada etapa de un canal. También puede crear sus propias reglas de automatización en dos etapas finales: "Cerrado Ganado" y "Cerrado Perdido". Por ejemplo, de esta manera puede enviar una notificación al jefe de un departamento si se pierde la oportunidad.

Cómo crear reglas de automatización para tareas

Vaya a la configuración del módulo Tareas → Flujos de trabajo y haga clic en el nombre de un flujo de trabajo para el que desea crear reglas de automatización:

En la ventana emergente verá las etapas del flujo de trabajo de la tarea, las reglas de automatización se pueden añadir a cada etapa de un flujo de trabajo.

Cómo crear reglas de automatización para proyectos Agile

Vaya al módulo Agile, seleccione un proyecto Agile y cambie a la pestaña Automatización.

Cómo añadir automatización a un flujo de trabajo ágil

Navegue hasta Agile → vaya a la configuración del módulo Configuración → Flujos de trabajo. Haga clic en un nombre de un Flujo de trabajo y seleccione Edición avanzada:

Cómo crear reglas de automatización para facturas

Vaya a Finanzas→ Facturas y haga clic en Automatización en la esquina superior derecha.

Hay estados de factura en la parte superior del tablero. Puede añadir una o más reglas de automatización bajo cada estado.

Estos estados incluyen:

• No pagado
• Anulado
• Solicitud de aprobación
• Aprobado
• Parcialmente pagado
• Pagado en exceso
• Pagado

Nota: los estados relacionados con la aprobación sólo se pueden ver si ha activado esta opción en la Configuración del portal.

Algunos estados contienen la regla de automatización Enviar factura/Recordatorio. Incluyen los estados Aprobado, Pagado, Parcialmente pagado, Pagado en exceso. La factura o el recordatorio de factura se pueden enviar por correo electrónico utilizando esta regla. Depende de si la factura ya se ha enviado por correo electrónico.

Hay varios tipos de acciones automáticas disponibles en Flowlu:

• Crear una notificación
• Crear una tarea
• Crear un evento
• Crear un proyecto
• Enviar un correo electrónico
• Actualizar los campos del artículo
• Publicar un comentario
• Crear una publicación en el feed de actividad
• Enviar mensaje al canal de Slack
• Crear un webhook
• Mover a Archivo (sólo para incidencias Agile)
  
• Enviar factura o recordatorio (sólo para facturas)

Puede obtener más información sobre cada una de ellas haciendo clic en la automatización correspondiente.

Cómo gestionar las reglas de automatización

Una vez creada su regla, puede cambiar sus detalles en cualquier momento haciendo clic en Editar.

También puede eliminar la regla de su página o haciendo clic en el signo X del tablero.

Todas las reglas de automatización se pueden mover fácilmente entre las etapas, así como dentro de una misma etapa para cambiar la secuencia de las reglas.

Dónde ver las reglas de automatización para una tarea/oportunidad específica

Cada registro de oportunidad comprende la pestaña "Automatización", donde puede ver las reglas de automatización planificadas y finalizadas.

Para ver la automatización de una tarea específica, vaya a una página de tarea y haga clic en el botón de tres puntos → Flujo de trabajo.

Puede ver el estado de una regla de automatización aquí para identificar si se ejecutó o no:

Una marca de verificación verde significa que la regla de automatización se ha completado correctamente.

Un reloj de arena amarillo significa que la automatización debe finalizarse cuando se complete la tarea anterior.

El signo de "engranaje" azul significa que la acción está programada para realizarse.

Si ve una cruz roja, indica que se ha producido un error, por lo que la regla de automatización no se ejecutará.

Casos de uso

En Flowlu, puede crear un número ilimitado de reglas de automatización, por ejemplo:

• Cuando mueve una oportunidad a la etapa "Cerrado Ganado", establezca la tarea "Crear nuevo proyecto".
• Al mover una oportunidad a la etapa "Cerrado Perdido", envíe una notificación automática al jefe del departamento de ventas: "Se pierde la oportunidad X por un importe de Y".
• Al pasar a la etapa de "Consideración", cree un evento con el tipo "Llamada". Ejecutar: 3 días después de la hora actual. Nombre del evento: "Llamar al cliente X".
• Al mover una oportunidad a la primera etapa, por ejemplo, "Nueva", cree una tarea para el cesionario: "Póngase en contacto con el cliente Y".
• Al pasar a la última etapa de la oportunidad, cree una notificación que notifique al cesionario 3 días antes de la fecha de finalización de la oportunidad.
• Si se acerca la fecha límite, envíe la notificación al propietario de la tarea y al cesionario en el estado "En curso".

Permisos

La edición y la creación de automatizaciones sólo están disponibles para los administradores del módulo CRM. La visualización de la automatización está disponible para todos los usuarios con acceso de "Empleado" al módulo.

Véase también: Consejos de automatización empresarial para agilizar los procesos de venta