Flujos de trabajo de proyectos
Los Flujos de trabajo de proyectos le permiten crear rápidamente proyectos con una estructura predefinida y automatizar el seguimiento del progreso. Incluyen etapas, tareas estándar y listas de comprobación. Se puede crear un nuevo proyecto basado en un flujo de trabajo en tan sólo unos clics.
Las listas de comprobación y las tareas de un flujo de trabajo se pueden ajustar para proyectos individuales. Puede añadir nuevos elementos o eliminar los que no sean relevantes sin afectar al flujo de trabajo original.
Ver también: La guía definitiva de los flujos de trabajo de proyectos de Flowlu
Cómo configurar un flujo de trabajo de proyecto
Para crear un flujo de trabajo, vaya a Proyectos → Flujos de trabajo de proyectos y haga clic en Crear.
- En la ventana que se abre, especifique el nombre del flujo de trabajo. El nombre se mostrará como título en el Panel de flujo de trabajo del proyecto. Puede haber varios flujos de trabajo: para cada tipo de proyecto o actividad.
- Indique la descripción del flujo de trabajo para explicar su propósito. Aquí también puede predefinir la descripción de sus proyectos.
- El modo de creación de tareas le permite elegir si desea crear tareas sólo para la etapa actual del proyecto o todas a la vez.
- También puede establecer cuándo deben comenzar y terminar sus proyectos.
- No marque la opción Activar antes de crear el flujo de trabajo de su proyecto.
Una vez que haya introducido toda esta información, haga clic en Guardar y comience a construir su flujo de trabajo.
Etapas del proyecto
Los flujos de trabajo incluyen cinco etapas predeterminadas alineadas con los grupos de procesos PMBoK: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitorización y Control y Cierre. Estas etapas pueden personalizarse para adaptarse a sus necesidades. Por ejemplo, puede simplificar el ciclo de vida a tres etapas o adaptarlo a proyectos específicos, como "En cola", "Fundación", "Construcción", "Acabado" y "Finalización".
Para modificar las etapas, puede añadir una nueva pasando el ratón por encima de una etapa existente y haciendo clic en el icono del signo más, cambiar el nombre o eliminar etapas a través del menú contextual y reorganizarlas mediante la función de arrastrar y soltar.
Las etapas forman un tablero Kanban donde cada etapa se muestra como una columna, y las listas de comprobación aparecen dentro de las tarjetas del proyecto para facilitar el seguimiento del progreso.
Listas de comprobación de la etapa
Las listas de comprobación rastrean el progreso de cada etapa. Cada elemento puede incluir un cesionario, una breve descripción y un informe. Estos elementos pueden representar tareas que no encajan en las categorías estándar o los resultados esperados para una etapa. También puede habilitar la finalización automática de la etapa cuando se hayan completado todos los elementos de la lista de comprobación.
Para añadir un elemento de la lista de comprobación, utilice el formulario rápido haciendo clic en "Añadir lista de comprobación", introduciendo un nombre (1) y guardándolo con Enter o la marca de verificación. Para más opciones, utilice el formulario avanzado (2).
Tareas del proyecto
Las tareas en los flujos de trabajo sirven como plantillas para futuros proyectos. Cualquier campo de tarea puede ajustarse en proyectos individuales sin afectar al flujo de trabajo.
Para crear una tarea:
Vaya a la subsección Tareas.
Haga clic en Añadir tarea.
Introduzca un nombre, una descripción, un propietario y un cesionario. Guárdelo con Enter o la marca de verificación.
Nota: Gestor de proyecto es una variable que será sustituida por el usuario — gestor de cada proyecto creado por el flujo de trabajo. El cambio de este campo (por ejemplo, la selección de otro usuario) durante la ejecución del proyecto no afectará a las tareas anteriores realizadas. Los cambios afectarán sólo a las tareas futuras.
Se puede crear una tarea utilizando el formulario completo haciendo clic en el icono de la esquina superior derecha del formulario rápido.
Puede establecer parámetros avanzados para una tarea en el formulario completo. Obtenga más información sobre la creación de plantillas de tareas en nuestro artículo de la base de conocimientos.
Ajustes del flujo de trabajo
En la configuración del flujo de trabajo, puede activar el flujo de trabajo marcando la casilla junto a la opción correspondiente. También puede activar el flujo de trabajo en la esquina superior derecha haciendo clic en el botón correspondiente.
Cuando realiza cambios en un flujo de trabajo de proyecto, para el que ya ha creado proyectos, y lo reactiva, puede elegir si desea aplicar los cambios a todos los proyectos existentes o no. Tenga en cuenta que si selecciona esta opción, los cambios afectarán a todos los proyectos creados por este flujo de trabajo. Si realiza cambios en la plantilla de tareas, sólo los siguientes campos pueden modificarse para las tareas del proyecto existentes: etapa, lista de comprobación, nombre, descripción, tiempo estimado, orden de la tarea.
Los modos de creación de tareas incluyen dos opciones:
Crear las tareas sólo para la etapa actual del proyecto. Las tareas para cada etapa se crean a medida que el proyecto avanza a esa etapa.
Crear todas las tareas al crear un nuevo proyecto. Las tareas para todas las etapas se generan inmediatamente, y las notificaciones se envían a los cesionarios.
Plazo del proyecto: preestablece las fechas de inicio y fin del proyecto en relación con el momento de su creación.
Cómo editar un flujo de trabajo
Puede editar, eliminar o ver todos los flujos de trabajo de proyectos haciendo clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y seleccionando la opción deseada.
Aquí puede ver una tabla con datos sobre el número de proyectos creados por este flujo de trabajo, la descripción, el identificador del flujo de trabajo y el estado de actividad del flujo de trabajo.
Tenga en cuenta: No se recomienda cambiar el flujo de trabajo de un proyecto creado, ya que se perderá la conexión entre las tareas completadas y el proyecto.
Cómo crear un proyecto mediante el flujo de trabajo
Para crear un proyecto a partir de un flujo de trabajo, vaya a Proyectos → Proyectos por flujos de trabajo, haga clic en Crear en la esquina superior derecha y seleccione un flujo de trabajo.
También puede crear un nuevo proyecto directamente desde la primera etapa del flujo de trabajo. Pase el ratón por encima de la primera etapa, haga clic en el botón "+", introduzca el nombre del proyecto, establezca las fechas de inicio y fin, y seleccione el jefe de proyecto.
Cómo copiar un flujo de trabajo de proyecto
- Vaya a "Proyectos" → "Flujos de trabajo del proyecto".
- Vaya al flujo de trabajo del proyecto y haga clic en el botón de los tres puntos en la esquina superior derecha. Abra el modo de edición.
- Haga clic en el botón de los tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione la opción para clonar un flujo de trabajo del proyecto.
