Gestión financiera de proyectos

Si planea rastrear los datos financieros de los proyectos, la facturación, calcular los costos, rastrear el presupuesto, vaya a Configuración del portal→ Proyectos → Configuración principal y marque la opción correspondiente.

Si no planea administrar las finanzas en los proyectos en toda la empresa, desactive esta opción. En este caso, toda la información financiera de los proyectos estará oculta.

También aquí puede elegir si desea mostrar las finanzas en la página principal del proyecto y si desea incluir las transacciones no asignadas en la cantidad de ingresos planificados.

También puede habilitar la opción para que los administradores creen ingresos y gastos para el proyecto en particular, incluso si este empleado no tiene acceso a una cuenta bancaria para este proyecto. Para obtener más información sobre cómo configurar los derechos de acceso para la cuenta bancaria, explore este artículo.

Al crear un nuevo proyecto, puede cambiar la configuración predeterminada del rastreador de tiempo: tarifa por hora, facturación por tiempo estimado o gastado, método de clasificación de datos en las facturas (por tareas o por registro de tiempo), formato de elemento de factura utilizando variables (por ejemplo, añadir una nota al registro de tiempo).

Utilizando estos ajustes, puede facturar a los clientes por el tiempo dedicado al trabajo del proyecto. Tenga en cuenta que sólo puede emitir una factura para las tareas completadas.

Sección de finanzas

La pestaña Finanzas del proyecto consta de tres secciones principales: Dinero, Facturas y estimaciones, Previsión de flujo de caja.

La sección Dinero incluye todos los ingresos y gastos del proyecto, tanto estimados como reales.

Los ingresos son todo el flujo de caja entrante del cliente proporcionado por los servicios realizados por su empresa. Los ingresos de los proyectos se pueden tener en cuenta mediante la creación de ingresos reales o a través de la facturación.

Los gastos son el flujo de caja saliente de su empresa. Aquí puede contabilizar todos los costos dentro del proyecto.

En la sección Dinero, verá:

• cuánto se ha estimado pagar/gastar;
• cuánto ya se ha pagado/gastado;
• el saldo (cuánto todavía está sin pagar).

Puede ordenar sus gastos e ingresos por meses, categorías financieras, cuentas CRM, etapas del proyecto.

La sección Facturas y estimaciones comprende todas las estimaciones y facturas generadas vinculadas a este proyecto. La lista es personalizable, por lo que puede mostrar sólo aquellos datos que necesita.

En la sección Previsión de flujo de caja, puede ver los saldos de caja planificados y reales en cualquier fecha. El saldo planificado se muestra con una línea de puntos, y el saldo real con una línea continua. El gráfico muestra claramente lo que sucede con el efectivo a medida que avanza el proyecto.

¿Quién puede ver la información financiera del proyecto?

El gestor de proyectos realiza un seguimiento de los ingresos y gastos. Estos datos están disponibles sólo para el gestor de proyectos y para los administradores de los módulos Proyectos y Finanzas.

Si es necesario, puede ocultar las finanzas del proyecto a los gestores que tienen acceso a todos los datos del proyecto. Si oculta el acceso al módulo Finanzas, el gestor del proyecto no podrá emitir facturas y no verá el presupuesto, los pagos y los costos de todos los proyectos. Para ello, vaya a Configuración del sistema → Finanzas → Configuración principal → Configuración de acceso de usuario.