Automatización de tareas
Las reglas de automatización pueden ayudarte a agilizar tus escenarios de oportunidades y tareas y evitar realizar acciones manuales repetitivas. Funcionan en función de los criterios que establezcas, por ejemplo, cuando cambia una etapa de oportunidad o el estado de una tarea, se activa una regla de automatización, como asignar una tarea a un compañero de equipo, enviar una notificación o crear una reunión con el cliente en el Calendario.
Cómo crear reglas de automatización para oportunidades
Para crear una regla de automatización para las Oportunidades, ve a CRM → Automatización. Selecciona la pipeline en la que necesitas crear reglas de automatización.
Hay etapas de pipeline en la parte superior del tablero, las reglas de automatización se pueden crear para cada etapa de un pipeline. También puedes crear tus propias reglas de automatización en dos etapas finales: "Cerrado Ganado" y "Cerrado Perdido". Por ejemplo, de esta manera puedes enviar una notificación al jefe de un departamento si se pierde la oportunidad.
Cómo crear reglas de automatización para tareas
Ve a la configuración del módulo Tareas → Flujos de trabajo y haz clic en el nombre de un flujo de trabajo para el que deseas crear reglas de automatización:
En la ventana emergente verás las etapas del flujo de trabajo de la tarea, las reglas de automatización se pueden añadir a cada etapa de un flujo de trabajo.
Cómo crear reglas de automatización para proyectos ágiles
Ve al módulo Agile, selecciona un proyecto Agile y cambia a la pestaña Automatización.
Cómo añadir automatización a un flujo de trabajo ágil
Navega hasta Agile → ve a la configuración del módulo → Flujos de trabajo. Haz clic en un nombre de Flujo de trabajo y selecciona Edición avanzada:
Cómo crear reglas de automatización para facturas
Ve a Finanzas → Facturas y haz clic en Automatización en la esquina superior derecha.
Hay estados de factura en la parte superior del tablero. Puedes añadir una o más reglas de automatización en cada estado.
Estos estados incluyen:
- No pagado
- Anulado
- Solicitud de aprobación
- Aprobado
- Parcialmente pagado
- Pagado en exceso
- Pagado
Nota: los estados relacionados con la aprobación solo se pueden ver si has habilitado esta opción en la configuración del portal.
Algunos estados contienen la regla de automatización Enviar factura/Recordatorio. Incluyen los estados Aprobado, Pagado, Parcialmente pagado y Pagado en exceso. La factura o el recordatorio de factura se pueden enviar por correo electrónico utilizando esta regla. Depende de si la factura ya se ha enviado por correo electrónico.
Hay varios tipos de acciones automáticas disponibles en Flowlu:
- Crear una notificación
- Crear una tarea
- Crear un evento
- Crear un proyecto
- Enviar un correo electrónico
- Actualizar los campos de un elemento
- Publicar un comentario
- Crear una publicación en el feed de actividades
- Enviar mensaje al canal de Slack
- Crear un webhook
- Mover al Archivo (solo para tareas ágiles)
- Enviar factura o recordatorio (solo para facturas)
Puedes obtener más información sobre cada una de ellas haciendo clic en la automatización correspondiente.
Cómo administrar las reglas de automatización
Una vez creada la regla, puedes cambiar sus detalles en cualquier momento haciendo clic en Editar.
También puedes eliminar la regla de su página o haciendo clic en el signo X en el tablero.
Todas las reglas de automatización se pueden mover fácilmente entre etapas, así como dentro de una etapa para cambiar la secuencia de reglas.
Dónde ver las reglas de automatización para una tarea/oportunidad específica
Cada registro de oportunidad comprende la pestaña "Automatización", donde puedes ver las reglas de automatización planificadas y finalizadas.
Para ver la automatización de una tarea específica, ve a una página de tareas y haz clic en el botón de tres puntos → Flujo de trabajo.
Puedes ver el estado de una regla de automatización aquí para identificar si se ejecutó o no:
Una marca de verificación verde significa que la regla de automatización se completó correctamente.
Un reloj de arena amarillo significa que la automatización debe terminarse cuando se complete la tarea anterior.
El signo "engranaje" azul significa que la acción está programada para realizarse.
Si ves una cruz roja, indica que se ha producido un error, por lo que la regla de automatización no se ejecutará.
Casos de uso
En Flowlu, puedes crear un número ilimitado de reglas de automatización, por ejemplo:
- Cuando mueves una oportunidad a la etapa "Cerrado ganado", establece la tarea "Crear nuevo proyecto".
- Al mover una oportunidad a la etapa "Cerrado perdido", envía una notificación automática al jefe del departamento de ventas: "La oportunidad X por un importe de Y se ha perdido".
- Al mover a la etapa "Consideración", crea un evento con el tipo "Llamada". Ejecutar: 3 días después de la hora actual. Nombre del evento: "Llamar al cliente X".
- Al mover a la primera etapa de la oportunidad, por ejemplo "Nuevo", crea una tarea para el responsable: "Ponte en contacto con el cliente Y".
- Al pasar a la última etapa de la oportunidad, crea una notificación que informará al responsable 3 días antes de la fecha de finalización de la oportunidad.
- Si la fecha límite se acerca, envía la notificación al asignador y al responsable en el estado "En curso".
Permisos
La edición y creación de automatización solo está disponible para los administradores del módulo CRM. La visualización de la automatización está disponible para todos los usuarios con acceso de "Empleado" al módulo.
Ver también: Consejos de automatización de negocios para agilizar los procesos de venta
