Automação de CRM

As regras de automação podem ajudá-lo a otimizar seus cenários de oportunidade e tarefa e evitar a execução de ações manuais repetitivas. Elas funcionam com base nos critérios que você define, por exemplo, quando um estágio de oportunidade ou status de tarefa muda, uma regra de automação é acionada, como atribuir uma tarefa a um colega de equipe, enviar uma notificação ou criar uma reunião com o cliente no Calendário.

Como Criar Regras de Automação para Oportunidades

Para criar uma regra de automação para Oportunidades, vá para CRM → Automação. Selecione o funil que você precisa para criar regras de automação.

Existem estágios de funil na parte superior do quadro, regras de automação podem ser criadas para cada estágio de um funil. Você também pode criar suas próprias regras de automação em dois estágios finais — "Fechado Ganho" e "Fechado Perdido". Por exemplo, desta forma você pode enviar uma notificação para o chefe de um departamento se a oportunidade for perdida.

Como Criar Regras de Automação para Tarefas

Vá para as configurações do módulo Tarefas → Fluxos de Trabalho e clique no nome de um fluxo de trabalho para o qual você deseja criar regras de automação:

Na janela pop-up, você verá os estágios do fluxo de trabalho de tarefas, regras de automação podem ser adicionadas a cada estágio de um fluxo de trabalho.

Como Criar Regras de Automação para Projetos Agile

Vá para o módulo Agile, selecione um projeto Agile e mude para a guia Automação.

Como adicionar automação a um fluxo de trabalho ágil

Navegue até Agile → vá para as Configurações do módulo → Fluxos de Trabalho. Clique no nome de um fluxo de trabalho e selecione Edição Avançada:

Como Criar Regras de Automação para Faturas

Vá para Finanças → Faturas e clique em Automação no canto superior direito.

Existem status de fatura na parte superior do quadro. Você pode adicionar uma ou mais regras de automação em cada status.

Esses status incluem:

• Não Pago
• Anulado
• Aprovação Solicitada
• Aprovado
• Parcialmente Pago
• Pago em Excesso
• Pago

Observação: os status relacionados à aprovação só podem ser vistos se você habilitou esta opção em Configurações do Portal.

Alguns status contêm a regra de automação Enviar Fatura/Lembrete. Eles incluem os status Aprovado, Pago, Parcialmente Pago, Pago em Excesso. A fatura ou lembrete de fatura pode ser enviado por e-mail usando esta regra. Depende se a fatura já foi enviada por e-mail ou não.

Existem vários tipos de ações automáticas disponíveis no Flowlu:

• Criar uma notificação
• Criar uma tarefa
• Criar um evento
• Criar um projeto
• Enviar um e-mail
• Atualizar os campos do item
• Publicar um comentário
• Criar uma postagem no feed de atividades
• Enviar mensagem para o canal Slack
• Criar um webhook
• Mover para o Arquivo (apenas para problemas Agile)
  
• Enviar Fatura ou Lembrete (apenas para Faturas)

Você pode aprender mais sobre cada um deles clicando na automação correspondente.

Como Gerenciar Regras de Automação

Depois que sua regra for criada, você pode alterar seus detalhes a qualquer momento clicando em Editar.

Você também pode excluir a regra de sua página ou clicando no sinal X do quadro.

Todas as regras de automação podem ser facilmente movidas entre os estágios, bem como dentro de um estágio para alterar a sequência de regras.

Onde Visualizar as Regras de Automação para uma Tarefa/Oportunidade Específica

Cada registro de oportunidade compreende a guia "Automação", onde você pode ver as regras de automação planejadas e concluídas.

Para visualizar a automação de uma tarefa específica, vá para uma página de tarefas e clique no botão de três pontos → Fluxo de Trabalho.

Você pode visualizar o status de uma regra de automação aqui para identificar se ela foi executada ou não:

Uma marca de seleção verde significa que a regra de automação foi concluída com sucesso.

Uma ampulheta amarela significa que a automação deve ser concluída quando a tarefa anterior for concluída.

O sinal de "engrenagem" azul significa que a ação está agendada para ser executada.

Se você vir uma cruz vermelha, isso indica que ocorreu um erro, então a regra de automação não será executada.

Casos de Uso

No Flowlu, você pode criar um número ilimitado de regras de automação, por exemplo:

• Quando você move uma oportunidade para o estágio "Fechado Ganho", defina a tarefa "Criar novo projeto".
• Ao mover uma oportunidade para o estágio "Fechado Perdido", envie uma notificação automática para o chefe do departamento de vendas: "A oportunidade X no valor de Y está perdida".
• Ao mover para o estágio "Consideração", crie um evento com o tipo "Chamada". Executar: 3 dias após a Hora Atual. Nome do evento: "Ligar para o cliente X".
• Ao mover uma oportunidade para o primeiro estágio, por exemplo, "Novo", crie uma tarefa para o responsável: "Entre em contato com o cliente Y".
• Ao mover para o último estágio da oportunidade, crie uma notificação que notificará o responsável 3 dias antes da data de término da oportunidade.
• Se o prazo estiver se aproximando, envie a notificação para o proprietário da tarefa e o responsável no status "Em Andamento".

Permissões

Editar e criar automação está disponível apenas para os administradores do módulo CRM. A visualização da automação está disponível para todos os usuários com acesso de "Funcionário" ao módulo.

Veja também: Dicas de automação de negócios para otimizar os processos de vendas