Fluxos de Trabalho do Projeto
Os Fluxos de trabalho do projeto permitem que você crie rapidamente projetos com uma estrutura predefinida e automatize o rastreamento do progresso. Eles incluem estágios, tarefas padrão e listas de verificação. Um novo projeto baseado em um fluxo de trabalho pode ser criado em apenas alguns cliques.
As listas de verificação e tarefas de um fluxo de trabalho podem ser ajustadas para projetos individuais. Você pode adicionar novos itens ou remover aqueles irrelevantes sem afetar o fluxo de trabalho original.
Veja também: O Guia Definitivo para os Fluxos de Trabalho do Projeto do Flowlu
Como Configurar um Fluxo de Trabalho do Projeto
Para criar um fluxo de trabalho, vá para Projetos → Fluxos de trabalho do projeto e clique em Criar.
- Na janela que se abre, especifique o nome do fluxo de trabalho. O nome será exibido como um título no Quadro de Fluxo de Trabalho do Projeto. Pode haver vários fluxos de trabalho — para cada tipo de projeto ou atividade.
- Indique a descrição do fluxo de trabalho para explicar seu propósito. Aqui você também pode predefinir a descrição dos seus projetos.
- O Modo de criação de tarefa permite que você escolha se deseja criar tarefas apenas para o estágio atual do projeto ou todas de uma vez.
- Você também pode definir quando seus projetos devem começar e terminar.
- Não marque a opção Ativo antes de construir seu fluxo de trabalho do projeto.
Depois de inserir todas estas informações, clique em Salvar e comece a construir seu fluxo de trabalho.
Estágios do Projeto
Os Fluxos de trabalho incluem cinco estágios padrão alinhados com os grupos de processo do PMBoK: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento. Estes estágios podem ser personalizados para atender às suas necessidades. Por exemplo, você pode simplificar o ciclo de vida para três estágios ou adaptá-lo a projetos específicos, como "Na Fila", "Fundação", "Construção", "Acabamento" e "Conclusão".
Para modificar os estágios, você pode adicionar um novo passando o mouse sobre um estágio existente e clicando no ícone de mais, renomear ou excluir estágios através do menu de contexto e reorganizá-los usando arrastar e soltar.
Os estágios formam um quadro Kanban onde cada estágio é exibido como uma coluna e as listas de verificação aparecem dentro dos cartões do projeto para facilitar o rastreamento do progresso.
Listas de verificação do estágio
As Listas de verificação rastreiam o progresso de cada estágio. Cada item pode incluir um responsável, uma breve descrição e um relatório. Estes itens podem representar tarefas que não se encaixam em categorias padrão ou resultados esperados para um estágio. Você também pode habilitar a conclusão automática do estágio quando todos os itens da lista de verificação forem concluídos.
Para adicionar um item da lista de verificação, use o formulário rápido clicando em "Adicionar Lista de Verificação", inserindo um nome (1) e salvando-o com Enter ou a marca de verificação. Para mais opções use o formulário avançado (2).
Tarefas do Projeto
As tarefas nos fluxos de trabalho servem como modelos para projetos futuros. Qualquer campo de tarefa pode ser ajustado em projetos individuais sem afetar o fluxo de trabalho.
Para criar uma tarefa:
Vá para a subseção Tarefas.
Clique em Adicionar Tarefa.
Insira um nome, descrição, proprietário e responsável. Salve-o com Enter ou a marca de verificação.
Nota: Gerente de Projeto é uma variável que será substituída pelo usuário — gerente de cada projeto criado pelo fluxo de trabalho. Alterar este campo (por exemplo, selecionar outro usuário) durante a execução do projeto não afetará as tarefas anteriores executadas. As alterações afetarão apenas as tarefas futuras.
Uma tarefa pode ser criada usando o formulário completo clicando no ícone no canto superior direito do formulário rápido.
Você pode definir parâmetros avançados para uma tarefa no formulário completo. Saiba mais sobre como criar modelos de tarefa em nosso artigo da base de conhecimento.
Configurações do fluxo de trabalho
Nas configurações do fluxo de trabalho, você pode ativar o fluxo de trabalho marcando a caixa de seleção ao lado da opção correspondente. Você também pode ativar o fluxo de trabalho no canto superior direito clicando no botão correspondente.
Ao fazer alterações em um fluxo de trabalho do projeto, para o qual você já criou projetos, e reativá-lo, você pode escolher se deseja aplicar as alterações a todos os projetos existentes ou não. Observe que, se você selecionar esta opção, as alterações afetarão todos os projetos criados por este fluxo de trabalho. Se você fizer alterações no modelo de tarefa, apenas os seguintes campos poderão ser modificados para as tarefas existentes do projeto: estágio, lista de verificação, nome, descrição, tempo estimado, ordem da tarefa.
Os modos de criação de tarefa incluem duas opções:
Crie as tarefas apenas para o estágio atual do projeto. As tarefas para cada estágio são criadas à medida que o projeto avança para esse estágio.
Crie todas as tarefas ao criar um novo projeto. As tarefas para todos os estágios são geradas imediatamente, e as notificações são enviadas aos responsáveis.
Prazo do Projeto — pré-definir as datas de início e fim do projeto em relação ao momento da sua criação.
Como editar um fluxo de trabalho
Você pode editar, excluir ou visualizar todos os fluxos de trabalho do projeto clicando no menu de três pontos no canto superior direito e selecionando a opção desejada.
Aqui você pode ver uma tabela com dados sobre o número de projetos criados por este fluxo de trabalho, descrição, ID do fluxo de trabalho e status de atividade do fluxo de trabalho.
Observe: Não é recomendado alterar o fluxo de trabalho de um projeto criado, pois a conexão entre as tarefas concluídas e o projeto será perdida.
Como criar um projeto pelo fluxo de trabalho
Para criar um projeto a partir de um fluxo de trabalho, vá para Projetos → Projetos por fluxos de trabalho, clique em Criar no canto superior direito e selecione um fluxo de trabalho.
Você também pode criar um novo projeto diretamente do primeiro estágio do fluxo de trabalho. Passe o mouse sobre o primeiro estágio, clique no botão "+", insira o nome do projeto, defina as datas de início e término e selecione o gerente do projeto.
Como Copiar um Fluxo de Trabalho do Projeto
- Vá para "Projetos" → "Fluxos de Trabalho do Projeto".
- Vá para o fluxo de trabalho do projeto e clique no botão de três pontos no canto superior direito. Abra o modo de edição.
- Clique no botão de três pontos no canto superior direito e selecione a opção para clonar um fluxo de trabalho do projeto.
