Proyecto: Resumen
En Flowlu, puede gestionar de forma integral los proyectos, desde la coordinación del trabajo del equipo hasta la supervisión de la rentabilidad. Todos los datos se registran y están disponibles en un solo lugar: en la ficha del proyecto. En este artículo, va a descubrir más información sobre el propósito de cada sección del proyecto.
Sección principal
Los widgets le ayudan a realizar un seguimiento de lo siguiente:
- el número de pagos y gastos, así como el porcentaje de pagos recibidos;
- la cantidad de tiempo planificado y real dedicado, así como el porcentaje de recursos de tiempo gastados.
Si no necesita registrar el tiempo dedicado a las tareas, puede desactivar esta opción en la configuración de la aplicación Tareas. En este caso, sólo se mostrará el número de tareas planificadas y completadas en el widget:
- el número restante de días antes de la fecha límite del proyecto;
- el progreso del trabajo realizado: la etapa actual del proyecto son los hitos completados;
- campos personalizados;
- puede cambiar el gestor del proyecto, el cliente, establecer una fecha límite del proyecto haciendo clic en el campo con la fecha;
Además, en esta página puede:
- añadir todos los elementos principales: facturas, tareas, eventos y facturas;
- mover el proyecto a la siguiente etapa;
- registrar los pagos y los gastos;
- cambiar los hitos y rellenar la información sobre ellos (informe, descripción, adjuntar archivos)
- crear un chat si no se creó durante la creación del proyecto.
Tareas
Esta sección está diseñada para gestionar la colaboración en el proyecto. Cuando añade tareas a un proyecto, están disponibles para todos los participantes del proyecto. El equipo del proyecto verá una etapa de cada tarea, los cesionarios y la fecha límite.
Las tareas tienen varias vistas y pueden mostrarse como:
- tarjetas en el tablero Kanban.
- lista de tareas.
- las listas ordenadas por un cesionario.
- Diagrama de Gantt.
Aquí puede cambiar la vista de la lista de tareas:
Tablero de tareas
El tablero de tareas es una de las herramientas más útiles para la planificación y el seguimiento de las tareas del proyecto planificadas y completadas. Todas las tareas del tablero se presentan como tarjetas.
Puede:
- mover las tarjetas de tarea entre las etapas y ver lo que ya se ha completado o lo que hay que hacer;
- mover las tareas de mayor prioridad a la parte superior: esto le ayudará a identificar cuáles deben realizarse primero.
Tenga en cuenta: Al transferir una tarea a la columna En curso, el rastreador de tiempo no se inicia automáticamente, porque la tarea puede realizarse en varios pasos. Para iniciar el temporizador, debe hacer clic en el botón Iniciar en la barra lateral. En la etapa Hecho, hay tareas completadas, pero no aceptadas por el propietario de la tarea. Sólo el propietario de la tarea puede transferir estas tareas a la columna Tareas completadas después de revisarlas.
En el tablero, puede añadir instantáneamente una tarea, especificando inmediatamente la descripción y la persona responsable:
El filtro Cesionario oculta las tareas que ciertos empleados no tienen que realizar (no son un propietario, o responsable).
En cada tarjeta de tarea, se muestra la información importante:
- prioridad, como una flecha de color en el ticket de la tarea:
turquesa—baja prioridad;
sin flecha—media;
rojo—alta.
- tiempo planificado y real, lo que facilita el control de los costes de tiempo y la detección de desviaciones en el tiempo;
- fecha límite. Una fecha en la tarjeta notifica sobre una fecha vencida;
- un propietario y un cesionario.
El tiempo total dedicado a un proyecto por un empleado puede verse en la tabla de la lista de tareas.
Agrupación de tareas por las etapas del proyecto
En el tablero de tareas, puede habilitar la agrupación de las tareas por etapas del proyecto. Existen varias opciones para agrupar las tareas:
- para todas las etapas del proyecto, incluso si no todas las etapas tienen tareas;
- sólo para aquellas etapas que tienen tareas;
- sin agrupación.
Puede cambiar el modo de agrupación haciendo clic en el botón Ajustes del tablero de tareas del proyecto.
Seleccione "Etapa del proyecto" para habilitar la agrupación de tareas. Si necesita ver todas las etapas del proyecto, incluidas aquellas que no tienen ninguna tarea, marque la casilla "Mostrar secciones vacías".
Seleccione "No agrupar" si no planea utilizar la agrupación.
Finanzas
Esta sección le permite planificar los ingresos y gastos del proyecto, emitir facturas, registrar los pagos reales y realizar un seguimiento de la rentabilidad del proyecto.
Lea más sobre todas las funciones de esta sección en el artículo sobre la gestión de las finanzas del proyecto.
Equipo
Añada a sus compañeros de trabajo al proyecto. Esto permitirá a todos los participantes trabajar en un único espacio de trabajo: ver y añadir tareas, eventos, notas, comentarios, documentos, progreso del proyecto (etapas e hitos completados).
Para añadir participantes, haga clic en el botón apropiado:
En la ventana que se abre, seleccione los participantes y haga clic en Guardar:
Acerca de los derechos de acceso al proyecto.
Eventos
Esta sección contiene todos los eventos del proyecto: pasados y planificados. Aquí puede completar eventos y añadir otros nuevos. Para crear rápidamente un nuevo evento, utilice las teclas de acceso rápido.
Estructura del trabajo
Esta sección le permite realizar un seguimiento del trabajo realizado por el proyecto: etapas, hitos y tareas.
Para añadir una etapa, haga clic en el botón 'más' azul en la parte inferior de la etapa del proyecto. Al hacer clic en el botón "tres puntos" se abrirá un menú para exportar la estructura del trabajo a CSV o crear un informe de MS Word.
- Los hitos se añaden a una determinada etapa utilizando el botón "+Hito".
- Las tareas para una etapa se añaden haciendo clic en el botón "+Tarea".
- Para cambiar el orden de los hitos, utilice la función de arrastrar y soltar.
- Para editar una etapa, utilice el icono del 'lápiz'.
- Para eliminar una etapa, haga clic en el icono de la 'papelera de reciclaje'.
- Haga clic en un hito o una tarea para editarlos.
Para cambiar el orden de los hitos, utilice la función de arrastrar y soltar. Haga clic en la papelera de reciclaje para eliminar un hito. Para marcar un hito como completado, marque la casilla de verificación junto a su nombre.
Puede crear tareas en un proyecto que no estén vinculadas a un hito. Las tareas relacionadas con la etapa se muestran debajo de todos los hitos al final de cada etapa.
Tenga en cuenta: En un proyecto personalizado, puede añadir hitos, etapas y tareas. En un proyecto de flujo de trabajo, sólo los hitos y las tareas están disponibles para la adición.
Cada informe se muestra bajo cada hito. Haga clic en el hito para rellenar el informe. En el registro Hitos, puede editar el informe, añadir tareas relacionadas con un hito, adjuntar archivos, dejar comentarios y ver información completa sobre el hito.
Los informes de progreso sólo pueden ser rellenados por el gestor del proyecto y el cesionario del hito.
La etapa completada se marca con una marca de doble verificación.
La etapa actual se marca con un color púrpura.
Notas
Añada todas las notas del proyecto que se encuentran en un solo lugar. Esto puede ser, por ejemplo, recomendaciones que pueden tenerse en cuenta en la ejecución del proyecto.
Introduzca el texto de la nota en la ventana para añadirla y haga clic en el botón Crear:
Al añadir o editar una nota, puede formatearla. Resalte el texto de la nota y verá un panel para formatearla:
El uso del editor le ayudará a que las notas sean más claras.
Problemas
Esta sección contiene los problemas y sugerencias de los clientes, que surgen en el curso de la ejecución del proyecto. Después de añadir un problema, puede realizar un seguimiento del progreso de su ejecución.
Archivos
Cada miembro del equipo puede ver los documentos del proyecto así como añadir los suyos propios. Para mayor comodidad, puede distribuir los documentos del mismo tipo en diferentes carpetas.
Los documentos pueden mostrarse en la vista Mosaico o Lista.
Al hacer clic en un documento, se muestra información adicional sobre este documento en la ventana de la derecha:
- tamaño y tipo de archivo;
- por quién y cuándo se creó;
- por quién y cuándo se cambió;
- también puede ver o descargar este archivo.
Listas
Esta sección no se muestra por defecto. Debe configurarse a través de la aplicación Lista.
Más información: Cómo instalar la aplicación Listas de registros.
Una sección es un conjunto de columnas que puede ser totalmente personalizado por un usuario. Se pueden utilizar para crear una lista de contratistas o proveedores, mantener un registro de contratos, correspondencia entrante y enviada.
Tenga en cuenta que: Para la comodidad de trabajar con el proyecto, personalice el orden en que se muestran las pestañas internas y externas. Simplemente arrastre las pestañas a otro lugar, tanto las principales como las internas.
Chat
Cada proyecto tiene un chat individual e incluye a todos los miembros del equipo, así como al gestor del proyecto. Cuando añade un nuevo usuario al equipo del proyecto, se unirá automáticamente al debate del proyecto. Si no creó un chat durante la creación del proyecto, aún puede crear un chat después de hacer clic en el siguiente botón:
