Creación de una nueva tarea
Cuanto más rápido se realicen las tareas, más eficiente será el trabajo. En Flowlu, las tareas se establecen con solo un par de clics. Crea una tarea, asigna a una persona responsable y a los colaboradores, establece la prioridad y la fecha límite, y controla el progreso de la tarea. Cuando se complete la tarea, recibirás una notificación instantánea.
Cómo crear una tarea
- Puedes crear una tarea haciendo clic en el botón Crear en la esquina superior derecha en la aplicación Tareas.
- En cualquier otra aplicación con tareas, por ejemplo: CRM, Proyectos, Espacio de trabajo.
- Con el botón "Más", se puede crear una tarea en cualquier módulo de tu cuenta.
- En la aplicación Tareas, haz clic en el campo Añadir una tarea para crear rápidamente una tarea. Después de indicar su nombre y el responsable, pulsa Intro. Siempre puedes agregar más información más adelante, por ejemplo, lista de verificación, responsable, información detallada, archivos.
Campos de tareas
En la página de tareas, puedes introducir casi toda la información simplemente haciendo clic en cualquier campo. Para ir a la página de tareas, haz clic en su nombre.
Para ir al modo de edición, haz clic en el botón de tres puntos en la esquina superior derecha:
Veamos más de cerca qué información se puede introducir y qué puedes hacer en la página de tareas.
1. Título. Si necesitas cambiar el nombre de la tarea, solo tienes que hacer clic en este campo e introducir la información. Un clic fuera del área de edición guarda los cambios.
2. Descripción. Describe en detalle de qué trata la tarea y da recomendaciones.
3. Lista de verificación. Esto es útil si la tarea debe dividirse en pasos.
4. Puedes adjuntar archivos a la tarea: archivos PDF, documentos, imágenes. Flowlu también está integrado con Google.Drive. Con el icono correspondiente, puedes adjuntar cualquier documento desde tu Google Drive.
5. Puedes establecer una fecha de inicio exacta y una fecha límite.
6. Prioridad. De forma predeterminada, a la tarea se le asigna una prioridad media, pero puedes cambiarla haciendo clic en el campo correspondiente. En la lista de tareas, el responsable verá inmediatamente que a la tarea se le ha asignado una alta prioridad.
7. Asignador y Responsable. Puedes asignar una tarea utilizando el icono de flecha en la esquina superior derecha.
8. Colaboradores y observadores. Puedes obtener más información sobre la diferencia aquí.
9. También puedes seleccionar la lista en la que se colocará la tarea.
10. Crea subtareas para dividir las tareas complejas en unidades más pequeñas y manejables. Cada subtarea tiene su propio responsable, asignador y colaboradores.
11. También puedes añadir una etiqueta, un recordatorio, un enlace a una oportunidad, un proyecto, un contacto/empresa de CRM.
12. Copia el enlace de la página de tareas haciendo clic en el clip en la esquina superior derecha.
13. Abre una página en una nueva pestaña haciendo clic en el icono cuadrado con una flecha.
14. Para cambiar un responsable, haz clic en el botón reasignar.
15. Al hacer clic en el botón de tres puntos, puedes imprimir la tarea, ver y configurar acciones de automatización (flujo de trabajo), ir al modo de edición, copiar o eliminar una tarea.
16. También puedes cambiar la etapa de la tarea o completar una tarea directamente desde la página de tareas.
Los datos a continuación solo se pueden introducir en el modo de edición de la tarea:
17. El tiempo programado se especifica en el campo "Tiempo estimado". Cuando quieras especificar solo minutos, escribe "m" junto al número, y si quieres especificar horas, es suficiente con especificar solo el número. Si especificas horas y minutos, introduce los dígitos separados por un espacio. Por ejemplo: 2 - espacio - 30. Las horas y los minutos se establecen automáticamente. Guarda el tiempo introducido con la tecla Intro.
18. Si es necesario, activa o desactiva El responsable puede cambiar la fecha límite para esta tarea y Esta tarea necesita la aprobación del asignador.
19. En la página Otro, también puedes hacer que la tarea sea recurrente y configurar el Tiempo estimado.
Cuando se hayan completado todos los campos, pulsa Guardar o Intro.
Qué sucede después de crear una tarea
Se notifica al responsable y a los colaboradores de la tarea creada. Si el usuario cierra la sesión, la notificación se envía al correo electrónico.
Hay dos derechos de acceso a las tareas:
- Administrador. Esta persona tiene acceso a todas las tareas de la cuenta de Flowlu. Un administrador puede editar tareas, ajustar campos, reasignar roles a las tareas creadas por él mismo y por otros usuarios.
- Empleado. Esta persona tiene acceso a las tareas que él/ella creó o a las que está asignado (colaborador, seguidor o responsable).
Si se asigna una tarea a un usuario con derecho de acceso de Empleado, este usuario no puede editar ni eliminar la tarea ni agregar colaboradores.
Al asignar una nueva tarea, también puedes permitir que el responsable cambie la fecha límite de la tarea.
El empleado puede realizar las siguientes acciones:
- hacer listas de verificación y marcar las casillas.
- rellenar el informe.
- delegar una tarea si un usuario no consigue realizar una tarea.
