Projeto: Visão Geral

No Flowlu, você pode gerenciar projetos de forma abrangente, desde a coordenação do trabalho da equipe até o monitoramento da lucratividade. Todos os dados são registrados e disponibilizados em um só lugar — no cartão do projeto. Neste artigo, você descobrirá mais sobre o propósito de cada seção do projeto.

Seção Principal

Os widgets ajudam você a acompanhar o seguinte:

• o número de pagamentos e despesas, bem como a porcentagem de pagamentos recebidos;
• o montante do tempo planejado e real gasto, bem como a porcentagem de recursos de tempo gastos.

Se você não precisar registrar o tempo gasto em tarefas, você pode desativar esta opção nas configurações do módulo Tarefas. Neste caso, apenas o número de tarefas planejadas e concluídas será exibido no widget:

• o número restante de dias antes do prazo final do projeto;
• o progresso do trabalho realizado: estágio atual do projeto e marcos concluídos;

• campos personalizados;
• você pode alterar o gerente de projeto, cliente, definir um prazo final do projeto clicando no campo com a data;

Além disso, nesta página você pode:

• adicionar todos os itens principais—faturas, tarefas, eventos e orçamentos;
• mover o projeto para o próximo estágio;
• registrar pagamentos e despesas;
• alterar marcos e preencher as informações sobre eles (relatório, descrição, anexar arquivos)
• criar um chat se ele não foi criado durante a criação do projeto.

Tarefas

Esta seção é projetada para gerenciar a colaboração do projeto. Quando você adiciona tarefas a um projeto, elas se tornam disponíveis para todos os participantes do projeto. A equipe do projeto verá um estágio de cada tarefa, responsáveis e o prazo final.

As tarefas têm várias visualizações e podem ser exibidas como:

• cartões no Quadro Kanban.
• lista de tarefas.
• as listas classificadas por um responsável.
• Gráfico de Gantt.

Aqui você pode alternar a visualização da lista de tarefas:

Quadro de Tarefas

O quadro de tarefas é uma das ferramentas mais úteis para planejar e rastrear as tarefas planejadas e concluídas do projeto. Todas as tarefas no quadro são apresentadas como cartões.

Você pode:

• mover cartões de tarefa entre os estágios e ver o que já foi concluído ou o que está para ser feito;
• mover as tarefas de maior prioridade para o topo—isso ajudará você a identificar quais precisam ser executadas primeiro.

Observação: Ao transferir uma tarefa para a coluna Em andamento, o rastreador de tempo não é iniciado automaticamente, porque a tarefa pode ser executada em várias etapas. Para iniciar o cronômetro, você precisa clicar no botão Iniciar na barra lateral. No estágio Concluído, há tarefas concluídas, mas não aceitas pelo proprietário da tarefa. Apenas o proprietário da tarefa pode transferir estas tarefas para a coluna Tarefas Concluídas após verificá-las.

No quadro, você pode adicionar instantaneamente uma tarefa, especificando imediatamente a descrição e a pessoa responsável:

O filtro Responsável oculta as tarefas que certos funcionários não precisam lidar (eles não são um proprietário, ou responsável).

Em cada cartão de tarefa, as informações importantes são exibidas:

• prioridade, como uma seta colorida no ticket da tarefa:

turquesa—baixa prioridade;

sem seta—média;

vermelho—alta.

• tempo planejado e real, o que facilita o controle dos custos de tempo e notar desvios no tempo;
• prazo final. Uma data no cartão notifica sobre uma data atrasada;
• um proprietário e um responsável.

O tempo total gasto em um projeto por um funcionário pode ser visualizado na tabela da lista de tarefas.

Agrupamento de Tarefas por Estágios do Projeto

No quadro de tarefas, você pode habilitar o agrupamento das tarefas por estágios do projeto. Existem várias opções para agrupar tarefas:

• para todos os estágios do projeto, mesmo que nem todos os estágios tenham tarefas;

• apenas para os estágios que têm tarefas;

• sem agrupamento.

Você pode alternar o modo de agrupamento clicando no botão Configurações no quadro de tarefas do projeto.

Selecione "Estágio do projeto" para habilitar o agrupamento de tarefas. Se você precisar ver todos os estágios do projeto, incluindo aqueles que não têm nenhuma tarefa, marque a caixa "Mostrar seções vazias".

Selecione "Não agrupar" se você não planeja usar o agrupamento.

Finanças

Esta seção permite planejar a receita e as despesas do projeto, emitir faturas, registrar os pagamentos reais e acompanhar a lucratividade do projeto.

Leia mais sobre todos os recursos desta seção no artigo sobre gerenciamento financeiro do projeto.

Equipe

Adicione seus colegas de trabalho ao projeto. Isso permitirá que todos os participantes trabalhem em um único espaço de trabalho: ver e adicionar tarefas, eventos, notas, comentários, documentos, progresso do projeto (estágios e marcos concluídos).

Para adicionar participantes, clique no botão apropriado:

Na janela aberta, selecione os participantes e clique em Salvar:

Sobre os direitos de acesso ao projeto.

Eventos

Esta seção contém todos os eventos do projeto—passados e planejados. Aqui você pode concluir eventos e adicionar novos. Para criar rapidamente um novo evento, use as teclas de atalho.

Estrutura de Trabalho

Esta seção permite que você acompanhe o trabalho realizado pelo projeto — estágios, marcos e tarefas.

Para adicionar um estágio, clique no botão azul 'mais' na parte inferior do estágio do projeto. Clicar no botão 'três pontos' abrirá um menu para exportar a estrutura de trabalho para CSV ou criar um relatório do MS Word.

• Os marcos são adicionados a um determinado estágio usando o botão "+Marco".
• As tarefas para um estágio são adicionadas clicando no botão "+Tarefa".
• Para alterar a ordem dos marcos, use arrastar e soltar. 
• Para editar um estágio, use o ícone 'lápis'.
• Para excluir um estágio, clique no ícone da 'lixeira'.
• Clique em um marco ou em uma tarefa para editá-los. 

Para alterar a ordem dos marcos, use arrastar e soltar. Clique na lixeira para excluir um marco. Para marcar um marco como concluído, marque a caixa de seleção ao lado de seu nome. 

Você pode criar tarefas em um projeto que não estão vinculadas a um marco. As tarefas relacionadas ao estágio são exibidas sob todos os marcos no final de cada estágio.

Observe: Em um projeto personalizado, você pode adicionar marcos, estágios e tarefas. Em um projeto de fluxo de trabalho, apenas marcos e tarefas estão disponíveis para adicionar.

Cada relatório é exibido sob cada marco. Clique no marco para preencher o relatório. No registro Marcos, você pode editar o relatório, adicionar tarefas relacionadas a um marco, anexar arquivos, deixar comentários e ver informações completas sobre o marco.

Relatórios de progresso podem ser preenchidos apenas pelo gerente de projeto e pelo responsável pelo marco. 

O estágio concluído é marcado com uma marca de verificação dupla. 

O estágio atual é marcado com uma cor roxa.

Notas

Adicione todas as notas do projeto estão localizadas em um só lugar. Estes podem ser, por exemplo, recomendações que podem ser levadas em conta na implementação do projeto.

Insira o texto da nota na janela para adicioná-la e clique no botão Criar :

Ao adicionar ou editar uma nota, você pode formatá-la. Destaque o texto da nota e você verá um painel para formatação:

Usar o editor ajudará você a tornar as notas mais claras.

Tarefas

Esta seção contém tarefas e sugestões do cliente, que surgem no decorrer da implementação do projeto. Depois de adicionar uma tarefa, você pode acompanhar o progresso de sua execução.

Arquivos

Cada membro da equipe pode visualizar documentos do projeto, bem como adicionar os seus próprios. Para maior comodidade, você pode distribuir documentos do mesmo tipo em pastas diferentes.

Os documentos podem ser exibidos na visualização em Mosaico ou Lista.

Quando você clica em um documento, há informações adicionais sobre este documento exibidas na janela à direita:

• tamanho e tipo de arquivo;
• por quem e quando foi criado;
• por quem e quando foi alterado;
• você também pode visualizar ou baixar este arquivo.

Listas

Esta seção não é exibida por padrão. Ela precisa ser configurada através do módulo Lista.

Saiba mais: Como instalar o módulo Listas Personalizadas.

Uma seção é um conjunto de colunas que pode ser totalmente personalizado por um usuário. Eles podem ser usados para criar uma lista de contratados ou fornecedores, manter um registro de contratos, correspondência de entrada e enviada.

Observação: Para a conveniência de trabalhar com o projeto, personalize a ordem em que as guias internas e externas são exibidas. Basta arrastar as guias para outro lugar, tanto as principais quanto as internas.

Chat

Cada projeto tem um bate-papo individual e inclui todos os membros da equipe, bem como o gerente do projeto. Quando você adiciona um novo usuário à equipe do projeto, ele automaticamente se junta à discussão do projeto. Se você não criou um bate-papo durante a criação do projeto, você ainda pode criar um bate-papo depois dele clicando no seguinte botão: