Preparação para a temporada de impostos: um guia para organizações sem fins lucrativos
Você passou pelo processo de obter o status 501(c)(3) para sua organização sem fins lucrativos — parabéns! Essa é uma grande conquista e um passo extremamente importante para preparar sua organização para uma gestão financeira eficaz. No entanto, isso não significa que sua organização nunca mais precisará lidar com o IRS.
Para manter o status de isenção fiscal, será necessário enviar o Formulário 990 todos os anos. Além de ser obrigatório para fins de conformidade, esse envio também é uma forma de promover transparência com apoiadores, já que esses documentos são de acesso público.
Pode parecer complicado preparar sua organização para a temporada de impostos, especialmente com tantas outras demandas no dia a dia, mas aqui vamos orientar você sobre o que precisa saber para começar.
O que as organizações sem fins lucrativos precisam enviar
O Formulário 990 (que explicaremos em mais detalhes abaixo) é o principal documento anual exigido para manter o status fiscal da sua organização. Dependendo do estado em que sua organização está localizada e se você contratou funcionários ou prestadores de serviço, pode ser necessário enviar formulários adicionais, que abordaremos mais adiante nesta seção.
Formulário 990
O Formulário 990 funciona como um boletim da sua organização, pois permite que o governo e seus apoiadores vejam como você está gerenciando suas finanças e confirma que sua organização continua qualificada para a isenção fiscal.
Ao preencher o Formulário 990, você deverá informar dados como:
- Atividades e Governança: missão e atividades principais, número de funcionários, quantos membros com direito a voto fazem parte do conselho, entre outros.
- Receita: quanto da receita veio de doações e subsídios? Qual foi a receita de serviços do programa neste ano? Houve receita de investimentos ou de outras fontes?
- Despesas: despesas com captação de recursos, programas e administração. Também será necessário informar os cinco maiores salários da organização, além de outros dados financeiros, conforme o caso.
Como regra geral, se sua organização é isenta de impostos, será necessário enviar o Formulário 990. No entanto, há algumas exceções. Organizações religiosas, entidades governamentais e organizações políticas não se enquadram na exigência do Formulário 990.
Existem quatro tipos de Formulário 990, e a versão correta depende da receita bruta e do total de ativos da sua organização.
Confira a tabela abaixo para saber qual versão do Formulário 990 sua organização deve preencher:
O Formulário 990-N e o Formulário 990-EZ são versões mais curtas para organizações pequenas e de médio porte. Já o Formulário 990-PF é mais completo, pois fundações privadas têm uma estrutura financeira mais complexa.
Existem penalidades para quem não envia o Formulário 990, incluindo a perda do status de isenção fiscal após três anos consecutivos sem envio. Por isso, é essencial estar preparado para cumprir essa obrigação.
Como mencionado anteriormente, os Formulários 990 ficam disponíveis publicamente por pelo menos três anos após o envio. Além disso, essas informações costumam ser utilizadas por bases de dados do setor, como o Guidestar. Quando potenciais doadores pesquisam sua organização, esses formulários mostram como você tem administrado as finanças e cumprido as exigências federais.
Pode não ser a estratégia de desenvolvimento mais chamativa, mas é uma forma comprovada de mostrar que sua organização é confiável e merece apoio.
Formulários fiscais estaduais
O Formulário 990 cobre muitos requisitos, e diversos estados aceitam uma cópia dele como cumprimento das regras locais. No entanto, há exceções. Alguns estados (como Califórnia e Nova York) exigem informações e envios adicionais. Consulte o departamento de receita do seu estado ou um profissional tributário para garantir que sua organização esteja em conformidade.
Formulários para funcionários e prestadores de serviço
Você provavelmente já recebeu um Formulário W-2 de empregadores anteriores — agora é a sua vez. Para cada funcionário contratado, sua organização deve emitir um Formulário W-2 até 31 de janeiro de cada ano, para que eles possam declarar corretamente seus impostos pessoais.
Se sua organização contratou prestadores de serviço no último ano fiscal, eles também receberão um formulário. Pode ser, por exemplo, um captador de recursos freelancer ou um advogado que auxiliou em um contrato específico. Qualquer prestador que tenha recebido mais de US$ 600 deve receber um Formulário 1099. Assim como o W-2, ele deve ser emitido até 31 de janeiro, independentemente do exercício fiscal da organização.
Se tiver dúvidas sobre quais formulários emitir ou enviar, é sempre recomendável consultar um profissional tributário para garantir conformidade com as normas estaduais e federais.
O que as organizações sem fins lucrativos precisam fazer pelos doadores
Além de preparar os formulários da organização, você também precisa enviar recibos anuais aos doadores até, no máximo, 31 de janeiro do ano seguinte, para que eles possam declarar as doações. A boa prática é fornecer recibos ao longo do ano, especialmente para doações pontuais, embora algumas organizações optem por enviar recibos anuais, como no caso de doações mensais recorrentes.
Para que um doador possa declarar uma doação, o valor deve ser de US$ 250 ou mais, e é necessário um comprovante por escrito. A doação pode ser em dinheiro ou em bens/serviços, e cada tipo tem exigências específicas.
Doações em dinheiro
Os comprovantes de doações em dinheiro são relativamente simples. O recibo anual deve incluir:
1. Nome da organização
2. Valor da doação
3. Declaração sobre contrapartida:
- Se nenhum bem ou serviço foi fornecido em troca da doação, isso deve ser declarado
- Se houve contrapartida, deve-se incluir a descrição e uma estimativa de boa-fé do valor recebido
Doações em bens ou serviços
Para doações não monetárias (bens, serviços ou ativos imateriais), o comprovante é um pouco diferente.
Você deve incluir o nome da organização e a declaração sobre contrapartida, mas, em vez do valor em dinheiro, fornecer apenas a descrição da doação. A organização não pode informar o valor da doação em bens — esse espaço deve ficar para o próprio doador preencher.
Tanto para doações em dinheiro quanto em bens, esse é um ótimo momento para criar um contato mais próximo com seus apoiadores. Aproveite para agradecer pela generosidade e compartilhar o impacto que eles ajudaram a gerar ao longo do ano.
Prazos fiscais para organizações sem fins lucrativos
Já mencionamos um prazo importante: 31 de janeiro, para funcionários, prestadores e doadores. Agora vamos falar do prazo para o envio do Formulário 990.
A resposta curta é: depende.
O fator determinante é o encerramento do exercício fiscal da sua organização. Caso não se lembre, essa informação pode ser encontrada no estatuto, no Formulário 1023, no Formulário SS-4 ou em declarações anteriores do Formulário 990.
O prazo para envio do Formulário 990 costuma ser cinco meses e meio após o fim do exercício fiscal. Por exemplo, se o exercício termina em 31 de dezembro, o prazo é 15 de maio. Se termina em 30 de junho, o prazo é 15 de novembro. Você pode consultar o calendário oficial do IRS aqui.
Se cumprir prazos apertados não for viável, é possível solicitar uma prorrogação de seis meses enviando o Formulário 8868.
Com a prorrogação, você ganha tempo suficiente para enviar o Formulário 990, inclusive para realizar uma auditoria financeira independente antes do envio. Mas atenção: há penalidades por atraso, e deixar de enviar por três anos consecutivos resulta na perda da isenção fiscal, além de possíveis multas.
Como se preparar para a temporada de impostos o ano todo
Independentemente do prazo da sua organização, algumas ações agora podem facilitar muito o processo no futuro.
Aqui estão algumas dicas que você pode aplicar desde já:
1. Mantenha registros precisos e acessíveis
As declarações fiscais dependem diretamente de informações corretas. Criar um sistema financeiro organizado desde o início faz toda a diferença.
Isso envolve não apenas boas práticas financeiras, mas também organização interna. As doações são registradas em um único lugar? As despesas são lançadas com regularidade? A equipe sabe onde enviar recibos?
Ter uma fonte centralizada e segura para todas essas informações evita muitos problemas no longo prazo. Isso significa usar uma plataforma contábil dedicada para relatórios e orçamentos, em vez de planilhas.
Muitas organizações sem fins lucrativos usam uma plataforma de operações como o Flowlu para centralizar documentos financeiros, registros de doações, contratos e controle de despesas em um único local seguro. Ao manter orçamentos, relatórios e documentos de apoio conectados ao mesmo sistema que sua equipe usa no dia a dia, você reduz a correria de última hora quando a temporada de impostos chega.
2. Automatize processos sempre que possível
Se você já utiliza ferramentas para gestão de doadores, operações ou comunicação, verifique se está aproveitando todo o potencial delas. Seu CRM pode gerar e enviar recibos automaticamente? Seu fornecedor de RH pode preencher os W-2?
Se você percebe que está inserindo as mesmas informações em vários formulários, provavelmente existe uma forma de automatizar esse processo. Apenas garanta que os dados da organização, dos doadores e da equipe estejam sempre protegidos e usados corretamente.
3. Saiba a quem recorrer quando precisar de ajuda
Mesmo que ainda não seja o momento de enviar a declaração, vale avaliar o contexto. O prazo coincide com um período intenso de atividades? Como a preparação para o Giving Tuesday? Existe outra prioridade competindo por atenção?
Além do tempo disponível, você se sente seguro para registrar corretamente os dados financeiros? Algum membro do conselho ou voluntário é contador ou especialista tributário? Faz sentido trabalhar com uma empresa contábil especializada em organizações sem fins lucrativos?
Essas são perguntas importantes para definir a melhor abordagem para sua organização.
Quando a preparação de impostos envolve várias funções ou equipes, ter responsabilidades claras e boa visibilidade faz toda a diferença. Algumas organizações sem fins lucrativos consideram útil explorar softwares de gestão de projetos criados para ONGs para organizar melhor tarefas, prazos e colaboração.
À medida que sua organização cresce, um ótimo recurso é a página do IRS sobre o ciclo de vida de uma organização isenta, que descreve as interações entre o IRS e organizações como a sua. Manter a conformidade enviando o Formulário 990 e outros documentos fiscais é apenas uma das etapas essenciais — junto com programas e desenvolvimento — para avançar sua missão.
A preparação para a temporada de impostos não começa em abril. Ela começa na forma como você gerencia finanças e operações durante todo o ano. Ferramentas online como o Flowlu ajudam organizações sem fins lucrativos a centralizar registros financeiros, definir responsabilidades e acompanhar prazos, tornando os envios anuais muito menos estressantes.
Se uma organização sem fins lucrativos perder o prazo do Formulário 990, poderá enfrentar penalidades financeiras do IRS. Mais importante ainda, deixar de enviar o formulário por três anos consecutivos resulta na perda automática do status de isenção fiscal. Se você sabe que não conseguirá enviar dentro do prazo, o envio do Formulário 8868 permite solicitar uma prorrogação de seis meses e evitar riscos desnecessários.
Sim. Mesmo organizações muito pequenas geralmente precisam enviar uma versão do Formulário 990 todos os anos. Organizações com menor receita bruta podem se qualificar para enviar o Formulário 990-N ou 990-EZ, que são mais curtos e simples, mas o envio continua sendo obrigatório para manter a isenção fiscal.
A melhor forma de se preparar é manter os registros financeiros organizados e atualizados durante todo o ano. Isso inclui acompanhar doações e despesas de forma consistente, armazenar documentos importantes em um único lugar e definir claramente as responsabilidades de relatórios e conformidade. O uso de sistemas centralizados e lembretes para prazos importantes pode reduzir bastante o estresse quando a temporada de impostos chega.
