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Software Gratuito de Base de Conhecimento: Um Manual Detalhado

Abby Gilmore
Abby Gilmore
Escritor
December 21, 2023
33 min read
Software Gratuito de Base de Conhecimento: Um Manual Detalhado
Na era da transformação digital, os tradicionais arquivos físicos já não são suficientes para o armazenamento de documentos em empresas. As soluções de software modernas agora oferecem métodos mais rápidos e eficientes para armazenar, recuperar e compartilhar informações, exemplificado pelo melhor software gratuito de gestão de conhecimento.

Se sua empresa ainda não adotou essa abordagem, agora é o momento oportuno para integrar o software gratuito de gestão de conhecimento. O resultado positivo é que estabelecer um recurso simplificado e econômico para sua equipe e clientes é facilmente alcançável.

O Que Constitui uma Base de Conhecimento Gratuita?

Uma base de conhecimento gratuita funciona como uma ferramenta de software projetada para respostas rápidas a perguntas, atendendo tanto funcionários quanto clientes e eliminando a necessidade de buscar assistência externa. Imagine como um centro de autoatendimento, consolidando informações cruciais — como melhores práticas, boletins técnicos, dicas e soluções alternativas — em um repositório centralizado. Este tipo de software apresenta às empresas uma solução econômica para oferecer opções de autoatendimento, estabelecendo um ponto de acesso facilmente acessível para os usuários.

Duas Formas Fundamentais de Bases de Conhecimento

Ao explorar o reino das bases de conhecimento, é essencial reconhecer que elas se apresentam em duas formas principais: bases de conhecimento internas e externas. Vamos examinar cada uma delas em mais detalhes.

Base de Conhecimento Interna

Em essência, o software de base de conhecimento interno desempenha um papel crucial no aumento da produtividade e na garantia da continuidade dos negócios. Ele serve como uma plataforma colaborativa para compartilhar todo o conhecimento e informações da empresa dentro da organização, abrangendo conteúdo destinado exclusivamente para uso interno. A criação de uma base de conhecimento interna oferece inúmeras vantagens.

Vantagens para empresas ou companhias que utilizam uma base de conhecimento interna:

#1: Redução dos Custos de Integração

Os processos tradicionalmente demorados e caros de integração são simplificados com o uso de bases de conhecimento. Novos funcionários ganham acesso a todos os documentos relevantes necessários para um início sem problemas, minimizando o tempo e esforço investido em trazê-los para o ritmo.

#2: Comunicação e Colaboração Aprimoradas

A base de conhecimento serve como um centro central para armazenar e compartilhar informações essenciais entre os funcionários, promovendo uma comunicação e colaboração melhoradas dentro da organização.

#3: Aumento da Produtividade

Uma vantagem notável é o aumento da produtividade facilitado por uma base de conhecimento interna. Fornecer um repositório estruturado de informações internas aprimora a eficiência geral da empresa, permitindo que os funcionários encontrem rapidamente respostas para perguntas urgentes sem interromper seu fluxo de trabalho ou esperar respostas de colegas ocupados.

#4: Mitigação da Perda de Conhecimento

Funcionando como um repositório de conhecimento organizacional, a base de conhecimento torna-se particularmente valiosa na mitigação do impacto da rotatividade de funcionários, um fenômeno comum em certas indústrias. Ao preservar informações críticas da empresa, as bases de conhecimento permitem uma rápida integração de novos funcionários, garantindo sua contribuição efetiva desde o início. Este aspecto ressalta ainda mais os benefícios das bases de conhecimento no processo de integração.

Em essência, uma base de conhecimento interna não apenas atua como uma biblioteca abrigando bancos de dados, documentos, procedimentos, arquivos e políticas empresariais, mas também capacita os funcionários a pesquisarem independentemente dentro da base de conhecimento, recuperando arquivos ou informações relevantes.

Base de Conhecimento Externa

Um relatório recente revela que mais de 80% das empresas planejam incorporar uma opção de autoatendimento, com dois terços escolhendo-a como seu principal curso de ação antes de buscar assistência ao vivo. A base de conhecimento da Apple, com suas informações sobre produtos, atalhos rápidos e barra de pesquisa, exemplifica essa tendência.

Uma base de conhecimento externa, também conhecida como base de conhecimento voltada para o cliente, serve como uma plataforma onde os clientes podem acessar informações abrangentes sobre os produtos e serviços de uma empresa. Disponível ao público e facilmente descoberta online, ela engloba as seções de ajuda e documentação de várias plataformas de software.

Vamos explorar as principais vantagens de uma base de conhecimento externa.

#1: Redução dos Custos de Suporte ao Cliente

Ao desviar consultas básicas, bases de conhecimento externas reduzem significativamente os custos de suporte ao cliente. Isso se aplica a empresas de todos os tamanhos, liberando recursos valiosos da equipe para lidar com questões complexas. Em vez de tarefas repetitivas, sua equipe pode se concentrar em questões de alta prioridade, aumentando a eficiência geral.

#2: Melhoria da Satisfação do Cliente

Os clientes muitas vezes acham inconveniente e frustrante buscar assistência, especialmente quando informações prontamente disponíveis seriam suficientes. Uma base de conhecimento externa capacita os clientes a encontrar respostas de forma independente, promovendo maior satisfação e retenção. Isso demonstra seu compromisso com o atendimento ao cliente, ao mesmo tempo em que os capacita a serem autossuficientes.

#3: Redução do Tempo de Espera do Cliente

Uma base de conhecimento externa elimina a necessidade de interações prolongadas de atendimento ao cliente. Sem mais espera ao telefone por 10 minutos ou até horas — os clientes podem acessar informações instantaneamente, levando a uma experiência mais fluida e positiva.

#4: Melhoria da Percepção da Marca

Uma base de conhecimento bem construída pode destacar sua expertise e criar confiança com clientes em potencial.

No geral, uma base de conhecimento externa serve como uma ferramenta poderosa para capacitar clientes, reduzir custos de suporte e melhorar a percepção da marca. Ela promove a autossuficiência e eleva a experiência do usuário, contribuindo em última análise para o sucesso do negócio.

Como é evidente, tanto as bases de conhecimento internas quanto as externas promovem a autossuficiência e aumentam a produtividade, tornando-as investimentos valiosos para empresas de todos os tamanhos.

O Que é o Software de Gestão de Conhecimento?

O software de gestão de conhecimento capacita empresas a centralizar, organizar, acessar e compartilhar informações com funcionários e clientes. Ele elimina a necessidade de solicitações demoradas à alta administração através de plataformas como Slack ou e-mail, simplificando o compartilhamento de conhecimento e melhorando a acessibilidade.

Este software fornece uma plataforma para empresas regularem o fluxo de informações e expertise dentro de sua organização. Por exemplo, ferramentas como o Flowlu permitem a criação de documentos internos e externos de processos, garantindo o compartilhamento e a aplicação consistentes do conhecimento. A funcionalidade se estende ao armazenamento, organização e recuperação de informações, acessíveis a partes interessadas internas e externas.

Com uma infinidade de opções disponíveis, cada uma com características e propostas únicas, encontrar a solução ideal de gestão de conhecimento requer uma consideração cuidadosa. O software gratuito de gestão de conhecimento oferece vários benefícios, incluindo maior acessibilidade, colaboração aprimorada e melhoria contínua.

As empresas se beneficiam de tal software ao obter acesso direto a um hub centralizado de conhecimento, eliminando a necessidade de buscar dados de indivíduos específicos. Isso, por sua vez, promove eficiência e simplifica a comunicação. Para apreciar completamente a importância do software de gestão de conhecimento, vamos explorar por que as empresas consideram tal solução indispensável.

Por Que Optar pelo Software de Gestão de Conhecimento em Sua Empresa?

A organização insuficiente de informações pode levar a fluxos de trabalho lentos, produtividade reduzida e clientes insatisfeitos. Em momentos de problemas ou dúvidas, tanto agentes quanto clientes necessitam de um recurso rápido e facilmente pesquisável para resolver problemas de forma independente e conveniente. Caso contrário, a eficiência no local de trabalho pode estagnar, e os clientes podem ficar frustrados demais com um produto ou serviço para continuar usando-o.

Várias ferramentas de base de conhecimento estão disponíveis para enfrentar esses desafios. Dependendo da sua escolha e necessidades específicas, você pode experimentar diferentes retornos sobre o investimento (ROI) e enfrentar problemas de escalabilidade devido a limitações em seus recursos.

Aqui estão várias maneiras pelas quais um sistema de software gratuito de base de conhecimento pode agregar valor à sua empresa:

#1: Acesso Centralizado

Fornece uma plataforma unificada e fácil de usar para que os colegas de equipe acessem dados críticos a qualquer momento. Atua como o hub principal para armazenar, organizar, recuperar e compartilhar documentos de conhecimento internamente e externamente com consultores, freelancers e clientes. Ao consolidar bases de conhecimento internas e externas, sua empresa pode eliminar confusões e aumentar a produtividade por meio de uma plataforma simplificada.

#2: Funcionalidade de Pesquisa Intuitiva

O robusto motor de busca permite que os usuários pesquisem informações sem esforço usando palavras-chave, tags e mais. A base de conhecimento também pode empurrar proativamente informações relevantes com base no contexto da tela do usuário.

#3: Captura Abrangente de Dados

Ela reúne informações de fontes diversas, incluindo Google Docs e threads do Slack. A KB (Knowledge Base) cria um repositório centralizado, simplificando o compartilhamento de conhecimento entre os departamentos.

#4: Conhecimento Agregado

O Flowlu compila conhecimento de várias fontes em uma única plataforma, permitindo que funcionários e clientes encontrem soluções prontamente.

#5: Onboarding e Treinamento Eficientes

Simplifica o processo de integração e treinamento, ao mesmo tempo em que economiza tempo e recursos. As empresas podem facilmente armazenar, organizar e compartilhar materiais de treinamento com novos funcionários usando o software de gestão de conhecimento, garantindo fácil recuperação. Isso torna o processo de treinamento mais rápido e fácil, capacitando novos funcionários a enfrentar desafios de forma autônoma.

#6: Colaboração de Equipe Aprimorada

Garante que cada departamento tenha acesso às informações mais precisas e atuais da empresa, evitando que alguém fique para trás ou desinformado. Isso impulsiona projetos colaborativos com maior eficiência.

#7: Economia de Tempo e Recursos

Erradica a necessidade dos funcionários procurarem documentos perdidos em canais como Slack ou e-mail. O software oferece uma maneira conveniente de acessar documentos importantes, economizando tempo e recursos.

#8: Insights de Desempenho

Obtenha os melhores insights sobre como funcionários e clientes utilizam a base de conhecimento online gratuita. Você também pode usar esses dados para identificar tendências, revisar conteúdo e impulsionar sua estratégia geral de conhecimento.

#9: Acessibilidade e Integração

O Flowlu remove barreiras de informação para sua força de trabalho, promovendo acesso ubíquo ao conhecimento essencial. Os usuários podem integrar informações de forma contínua em seu fluxo de trabalho e acessá-las de qualquer local através de ferramentas de pesquisa intuitivas.

#10: Atendimento ao Cliente Aprimorado

Facilita o autoatendimento do cliente tornando documentos relevantes facilmente acessíveis. Isso diminui os tempos de resposta do serviço ao cliente, permitindo que os representantes se concentrem em questões complexas que requerem assistência personalizada.

#11: Redução do Volume de Atendimento ao Cliente

Minimiza o influxo de tickets de suporte ao utilizar ferramentas gratuitas de base de conhecimento, permitindo que os agentes se concentrem em tarefas intricadas e demoradas.

#12: Melhoria na Retenção de Clientes

Fornece aos clientes uma fonte confiável de informações para a resolução independente de problemas, cultivando a lealdade e aumentando a probabilidade de compras sustentadas.

#13: Melhoria na Satisfação do Cliente

Reduz a comunicação de ida e volta armazenando documentos pertinentes no software de gestão de conhecimento, aumentando a satisfação geral do cliente.

Além disso, o software de gestão de conhecimento oferece vários outros benefícios. Portanto, recomendamos fortemente que as empresas considerem investir em um. Para aqueles que ainda não estão prontos para alocar fundos, várias opções gratuitas estão disponíveis. Na próxima seção, exploraremos os recursos-chave a serem procurados em um software gratuito de gestão de conhecimento.

12 Recursos-Chave de Software Gratuito de Gestão de Conhecimento

Embora adaptar sua pesquisa às necessidades específicas de sua empresa seja crucial, alguns recursos centrais são indispensáveis para qualquer software poderoso de gestão de conhecimento. Estas ferramentas fundamentais podem melhorar significativamente a acessibilidade e organização da informação, capacitando sua equipe.

#1: Interface Intuitiva

Uma interface amigável que promove o engajamento ativo, evitando perda de tempo e esforço através de seu design intuitivo e atraente.

#2: Motor de Busca Eficiente

O motor de busca de uma base de conhecimento serve como seu alicerce, moldando cada interação do usuário. Uma função de busca eficiente e intuitiva é crucial para extrair rapidamente informações relevantes, independentemente de possíveis erros de digitação ou barreiras de idioma. Ao interpretar o significado e oferecer sugestões precisas, capacita os usuários a encontrar respostas de forma rápida e sem esforço.

Otimizar sua base de conhecimento para motores de busca (SEO) é igualmente importante. A incorporação estratégica de palavras-chave e termos de pesquisa garante que sua KB ocupe uma posição elevada nas buscas online, tornando-se o primeiro ponto de contato para clientes que buscam assistência. A indexação adequada das páginas facilita ainda mais esse processo, permitindo que os bots dos motores de busca naveguem sem problemas pelo seu conteúdo e entreguem resultados relevantes aos usuários que buscam soluções online.

#3: Organização Estruturada de Conteúdo

Esta habilidade permite a coleta e organização sistemáticas do conteúdo, garantindo uma navegação sem esforço, apresentação consistente em todo o conteúdo e a construção de bases de conhecimento abrangentes que abrangem uma ampla gama de tópicos.

#4: Rastreamento de Alterações para Transparência e Controle

O recurso de histórico de conteúdo e revisão permite que os usuários recuperem versões anteriores de artigos e restaurem o conteúdo inicial. Alguns softwares sofisticados vão além, monitorando meticulosamente as alterações nos documentos, fomentando transparência e responsabilidade.

Com um recurso integrado de histórico de conteúdo e revisão, os usuários da KB podem acessar e restaurar facilmente versões anteriores de artigos, proporcionando flexibilidade valiosa e controle sobre a evolução do conteúdo. Este recurso não apenas permite recuperar iterações passadas, mas também promove transparência e responsabilidade.

#5: Organização Personalizada

O software gratuito de base de conhecimento deve capacitar você a personalizar seu ambiente de informação, alinhando-o perfeitamente com as necessidades exclusivas de sua organização e as expectativas dos usuários. Isso inclui conceder a liberdade de categorizar, etiquetar e organizar o conteúdo de uma maneira que esteja alinhada com os padrões de busca de seu público e otimize sua jornada de acesso à informação.

Recursos-chave como hierarquias personalizáveis, funcionalidade de arrastar e soltar e a capacidade de criar seções e categorias personalizadas capacitam você a adequar a KB ao seu fluxo de trabalho e arquitetura de informação específicos. Essa flexibilidade é primordial, especialmente em softwares de base de conhecimento de código aberto, onde a facilidade de uso pode ser uma preocupação. Ao fornecer tais ferramentas, o software capacita você a criar uma base de conhecimento amigável e simplificada que promove o engajamento do usuário e libera todo o seu potencial.

#6: Capacidades de Integração

Suporte para integrações de terceiros ou integradas, permitindo colaboração simplificada com outros softwares e plataformas usados dentro da organização.

#7: Distribuição Simplificada de Conhecimento

Uma solução construída para simplificar a recuperação de informações, minimiza a carga de comunicação e garante atualizações rápidas e precisas para todos os usuários.

#8: Insights Analíticos e Relatórios

O software de base de conhecimento poderoso, independentemente de sua faixa de preço, deve ajudar os usuários com recursos abrangentes de análise e relatórios. Essas ferramentas destacam a eficácia e o impacto do conteúdo, revelando insights valiosos sobre métricas-chave como visualizações de página, popularidade de artigos e termos de busca usados dentro da base de conhecimento.

Para insights mais profundos durante testes gratuitos, métricas avançadas podem fornecer dados inestimáveis sobre o engajamento do usuário. Ao analisar métricas como tempo gasto em artigos, taxas de rejeição e classificações de feedback, você pode avaliar o valor e o impacto de seu conteúdo. Monitorar buscas não resolvidas destaca ainda mais lacunas potenciais de conteúdo, permitindo que você aborde proativamente as necessidades dos usuários e aumente o impacto e o engajamento de sua base de conhecimento.

Ao aproveitar efetivamente essas ferramentas analíticas, você pode obter uma compreensão abrangente de como sua base de conhecimento está se saindo, identificar áreas para melhoria e, finalmente, otimizar seu conteúdo para oferecer valor incomparável aos seus usuários.

#9: Funcionalidade de Modelos

Modelos de artigos pré-construídos fornecem um ponto de partida valioso para os usuários, acelerando a criação de conteúdo e garantindo um formato consistente e estruturado para artigos e recursos. Isso não apenas agiliza o processo de criação de conteúdo, mas também aprimora a experiência geral do usuário, promovendo um ambiente de base de conhecimento familiar e fácil de navegar.

Para usuários avançados e organizações com requisitos específicos de marca ou organizacionais, a opção de criar modelos personalizados oferece maior flexibilidade. Isso ajuda a adaptar a base de conhecimento às suas necessidades exclusivas e garantir consistência de marca em todo o conteúdo.

#10: Coleta de Opinião dos Usuários

O software gratuito de base de conhecimento interna oferece uma infinidade de ferramentas para coletar feedback dos usuários, incluindo botões de feedback, sistemas de classificação, seções de comentários, pesquisas com clientes, formulários de feedback e, em alguns casos, até widgets dinâmicos acessíveis ao longo da jornada do usuário.

#11: Configurações de Permissão

Para um gerenciamento de informações seguro e eficiente, os administradores devem possuir a capacidade de definir níveis de acesso (visualizar, editar, excluir) para cada usuário, garantindo que apenas indivíduos autorizados tenham permissão para visualizar, modificar ou remover documentos.

#12: Escalabilidade

O software deve ser facilmente escalável, permitindo que organizações e empresas mantenham sua eficiência e funcionalidade enquanto expandem em tamanho, simultaneamente.

Como o Flowlu Pode Ajudar Sua Empresa ou Negócio?

#1: Estabelecer uma Base de Conhecimento Centralizada da Empresa

O Flowlu simplifica o processo de centralizar seus dados críticos de negócios, desde registros financeiros e informações de clientes até leads em andamento. Nosso software gratuito de base de conhecimento oferece uma plataforma centralizada e baseada na nuvem, acessível a qualquer momento, em qualquer lugar. Simplifique o gerenciamento de dados e consolide tudo o que você precisa em um único local conveniente.

#2: Liberar o Poder de Bases de Conhecimento Ilimitadas

Organize com facilidade. O Flowlu oferece acesso ilimitado e gratuito a bases de conhecimento, promovendo colaboração contínua com diversos negócios ou filiais dentro de sua organização. Categorize e organize seus dados sem custos associados, enquanto desfruta de acesso 24/7 a todas as suas bases de conhecimento através de nossa solução baseada na nuvem.

#3: Funcionalidade de Busca Rápida e Eficiente

Acessar informações críticas deve ser fácil e eficiente. O Flowlu integra uma ferramenta de busca poderosa em nosso software gratuito de base de conhecimento. Filtre resultados e utilize buscas por palavras-chave para localizar exatamente a informação que você precisa em segundos.

#4: Acesso Seguro à Sua Base de Conhecimento

O gerenciamento de acesso intuitivo do Flowlu garante que suas informações valiosas estejam prontamente disponíveis para usuários autorizados. Nosso software capacita você a personalizar níveis de acesso e gerenciar permissões de usuários, garantindo acesso seguro à sua base de conhecimento.

#5: Simplificar a Recuperação de Conhecimento com uma Interface Centrada no Usuário

O software de base de conhecimento do Flowlu prioriza a conveniência do usuário, apresentando uma barra de pesquisa responsiva e eficiente. Filtre resultados e conduza buscas direcionadas por palavras-chave com facilidade, garantindo acesso rápido às informações mais importantes.

#6: Acesse Sua Base de Conhecimento em Qualquer Lugar e a Qualquer Hora

Leve sua base de conhecimento para onde você for com o aplicativo móvel completo do Flowlu, disponível para dispositivos Android e iOS. Gerencie clientes, consumidores e projetos de qualquer local globalmente. Para maior conveniência, você pode alternar instantaneamente entre contas para manter o controle sobre seu trabalho, garantindo produtividade contínua em movimento.

Por Que Ter uma Base de Conhecimento é Crucial?

Estabelecer uma base de conhecimento para software é essencial para fomentar a comunicação entre as partes interessadas, esclarecer conceitos técnicos e oferecer contexto para decisões tomadas durante o processo de desenvolvimento de software.

A documentação de software vai além de especificações formais abrangentes e assume várias formas, incluindo testes automatizados de aceitação e unidade, código bem elaborado em uma linguagem de 'auto-documentação' de alto nível ou uma combinação de vários formatos.

Uma base de conhecimento de software serve a dois propósitos principais:

1. Facilitando Processos de Desenvolvimento:

À medida que um produto de software evolui através de várias versões para acomodar novos usuários e construir sobre iterações anteriores, a documentação se torna crucial. Para novos desenvolvedores, ela oferece insights sobre desenvolvimentos passados, práticas de codificação, nuances arquitetônicas, arranjo de elementos (bancos de dados, módulos) e considerações de compatibilidade. A documentação atua como um recurso abrangente, abordando essas questões e proporcionando clareza para a continuação suave do desenvolvimento de software.

2. Melhorando a Experiência do Usuário:

Os usuários buscam entender o processo de iniciação do software, acessar seções de ajuda ao enfrentar desafios e compreender os fundamentos do uso eficaz do software. Uma documentação bem estruturada não apenas facilita o entendimento dos usuários, mas também aprimora a adoção e retenção do produto, servindo como uma ferramenta de marketing convincente.

Escolhendo o Software Gratuito de Base de Conhecimento Certo ou Teste Gratuito

Antes de decidir sobre um software, é essencial entender as necessidades de sua organização e o papel que sua KB desempenhará. Aqui estão vários critérios valiosos para orientar seu processo de tomada de decisão:

#1: Requisitos da Base de Conhecimento

Avalie os recursos específicos que sua base de conhecimento requer. Muitas bases de conhecimento gratuitas não possuem as capacidades avançadas disponíveis com um teste gratuito. Notavelmente, soluções gratuitas podem não ter recursos de segurança cruciais essenciais para salvaguardar dados da empresa.

#2: Caso de Uso

Considere o uso pretendido para a base de conhecimento. É importante ter em mente que algumas bases de conhecimento gratuitas são restritas ao uso interno ou limitam a criação de apenas uma base de conhecimento. Portanto, se você precisar de várias KBs atendendo clientes, optar por um teste gratuito pode ser necessário.

#3: Escalabilidade

Avalie se o software pode escalar junto com o crescimento de sua empresa. Inicialmente, recursos básicos podem ser suficientes para uma base de conhecimento recém-criada. No entanto, ter um software capaz de crescer e escalar com sua organização à medida que ela se expande torna-se imperativo. Se você começar com uma solução de código aberto, a transição para um software pago mais tarde pode ser necessária para suporte contínuo, impactando potencialmente sua agilidade.

Construindo uma Base de Conhecimento Simples: Um Guia Passo a Passo

Muitas organizações utilizam bases de conhecimento para garantir acesso rápido a informações cruciais tanto para equipes de suporte quanto para equipes envolvidas em interações diretas com clientes. Ao criar uma base de conhecimento personalizada para as necessidades específicas de sua organização, você pode desbloquear uma série de benefícios.

Etapa 1: Seleção de Software

Comece identificando uma solução de software de base de conhecimento que atenda aos requisitos e ao orçamento de sua empresa. Pesquise opções possíveis e priorize recursos como usabilidade, recursos de colaboração e capacidades de integração.

Etapa 2: Categorizar Informações

Quando você selecionar seu software, dissecar as perguntas ou problemas mais frequentes encontrados por seus clientes ou colegas de equipe. Utilize esses insights para definir categorias relevantes que servirão como base para sua base de conhecimento. Isso permite que os usuários cheguem rapidamente às informações de que precisam.

Etapa 3: Criação de Conteúdo

Com as categorias estabelecidas, comece a criar conteúdo abordando diretamente as questões e perguntas mais comuns dentro de cada categoria. Garanta que seu conteúdo seja conciso, fácil de entender e utilize uma linguagem simples e direta. Foque em fornecer soluções práticas e recursos úteis.

Etapa 4: Otimizar Navegação

Organize seu conteúdo de forma lógica e estratégica para uma UX suave. Implemente cabeçalhos, subcabeçalhos e sumários simples e consistentes para facilitar a recuperação rápida de informações.

Etapa 5: Compartilhamento e Acessibilidade

Publique sua KB e certifique-se de que esteja prontamente acessível a todos os usuários necessários. Integre links em seu site, compartilhe-os via e-mail e considere incorporar um formulário de feedback para coletar informações valiosas dos usuários. Este feedback permite que você aprimore continuamente sua base de conhecimento para melhor satisfação do usuário.

Etapa 6: Manter a Relevância

Revise regularmente sua base de conhecimento para manter sua eficácia. Adicione continuamente novos conteúdos abordando as necessidades evolutivas dos usuários e certifique-se de que as informações existentes permaneçam atualizadas. Verifique e atualize regularmente o conteúdo e considere incorporar novas categorias ou ampliar as existentes para aumentar ainda mais o valor de sua base de conhecimento.

Lista de Melhores Práticas para Artigos de Base de Conhecimento

#1: Poder do Título

Torne-o vívido e simples. Ajude os leitores a terem sempre informações disponíveis na ponta dos dedos. Use palavras-chave relevantes para o conteúdo do artigo.

#2: Clareza é Rei

Use uma linguagem fácil de entender, evitando vocabulário técnico redundante ou termos específicos da indústria, a menos que sejam considerados essenciais.

#3: Dados em Pequenas Porções

Divida parágrafos grandes em seções menores e mais gerenciáveis. Isso melhora a legibilidade e reduz a chance de sobrecarregar os leitores com excesso de informações.

#4: Conteúdo Organizado

Organize seu texto usando listas numeradas, pontos e cabeçalhos. Isso cria uma estrutura clara, tornando mais fácil para os leitores navegar e encontrar rapidamente as informações necessárias.

#5: Exemplos do Mundo Real

Aumente o envolvimento e o entendimento incorporando exemplos relevantes ou estudos de caso para ilustrar pontos-chave. Isso torna conceitos abstratos mais tangíveis e relacionáveis para o seu público.

#6: Apresentação Consistente

Mantenha um estilo de escrita e formatação consistentes em todos os artigos para uma aparência unida e profissional. Isso promove confiança e constrói uma experiência positiva do usuário.

#7: Testes com Usuários

Não basta escrever e deixar como está. Teste seus artigos com usuários reais para garantir que sejam eficazes e fáceis de entender. O feedback deles pode ser muito perspicaz na identificação de áreas para melhoria.

#8: Coletar Feedback

Busque ativamente feedback de clientes ou colegas para garantir a clareza e compreensibilidade do seu conteúdo. Isso ajuda você a se manter atento às necessidades dos usuários e adaptar sua base de conhecimento de acordo.

#9: Auxílios Visuais

Inclua auxílios visuais apropriados, como imagens, vídeos ou GIFs, para complementar informações textuais. Os visuais podem melhorar a compreensão e tornar sua base de conhecimento mais atraente.

#10: Explicação Direta e Concisa

Todas as suas explicações devem ser diretas, claras e concisas. Tente não incluir palavras desnecessárias e concentre-se em fornecer as informações de maneira direta.

#11: Links para Artigos Relacionados

Forneça links para artigos relacionados sobre questões ou tópicos semelhantes, oferecendo aos leitores informações abrangentes.

#12: Informações de Contato

Inclua detalhes de contato para leitores que necessitam de assistência adicional. Isso promove acessibilidade e garante que todos tenham a oportunidade de obter a ajuda necessária.

#13: Melhoria Contínua

Defina lembretes para revisar e atualizar seu conteúdo regularmente. As informações estão constantemente evoluindo, e sua base de conhecimento deve refletir essas mudanças para permanecer relevante e precisa.

15 Softwares de Gestão de Conhecimento Com Plano Gratuito ou Teste Gratuito Disponível

#1: Flowlu

O software de base de conhecimento da Flowlu otimiza a gestão de informações para equipes, oferecendo ferramentas de trabalho em equipe para compartilhar informações atuais. Adequado para usuários especializados e não especializados, permite personalização com cores e logotipos da marca na opção sem custo.

#2: ProProfs Knowledge Base

O ProProfs oferece software dedicado de base de conhecimento com uma opção sem custo que permite gerenciar até 25 artigos. Planos anuais estão disponíveis por $19.99 por mês, e um teste gratuito de 15 dias é oferecido.

#3: Bitrix24

O Bitrix24 se integra a sistemas de gestão de clientes com um software gratuito de base de conhecimento para help desk, suportando implantação local ou online. Permite bases de conhecimento orientadas a tarefas ou grupos de trabalho.

#4: Mybase

O Mybase é um software de banco de dados flexível que emprega um formato de editor de texto para construção de KB. Suporta vários formatos de arquivo, incluindo texto, imagens, documentos e e-mails.

#5: ZohoDesk

A base de conhecimento gratuita do Zoho Desk oferece possibilidades de personalização consistentes com a marca. Os custos variam de $14 a $40 por usuário/mês cobrados anualmente, com um teste gratuito de 15 dias e um plano gratuito.

#6: Piggydb

O Piggydb é uma plataforma totalmente gratuita e adaptável de código aberto para construir KBs. Permite a expansão gradual do conteúdo e funciona como um software autônomo.

#7: Document360

O Document360 oferece um portal de suporte fácil de usar com um repositório de informações públicas sem custo. Planos pagos suportam hubs de informações privadas, com preços de $149 a $599 por projeto/mês cobrados anualmente e um teste gratuito de 14 dias.

#8: Guru

O Guru é um software de gestão de conhecimento que utiliza inteligência artificial para melhorar o compartilhamento de conhecimento dentro da organização. O plano gratuito do site de base de conhecimento inclui uma busca alimentada por recursos de inteligência artificial e formatos de conteúdo pré-fabricados gratuitos.

#9: Documize Community

A solução de base de conhecimento de código aberto da Documize, Community, auxilia as empresas na gestão de documentação interna e externa. Permite a organização de conteúdo sem depender de pastas e oferece ferramentas de relatórios e análises.

#10: Zendesk

O software de base de conhecimento da Zendesk oferece uma plataforma poderosa para criar e supervisionar o conteúdo do centro de ajuda. Ele aprimora a experiência do cliente com recursos para resolução independente de problemas e interfaces de busca amigáveis ao usuário.

#11: phpMyFAQ

O phpMyFAQ oferece uma plataforma especializada dedicada a software de perguntas frequentes com uma solução de gestão de KB disponível gratuitamente e compatível com aplicativos móveis. Os usuários podem encontrar respostas rapidamente usando a ferramenta de busca e acessar suporte da comunidade.

#12: Whatfix

O Whatfix, uma ferramenta para familiarização do usuário, oferece instruções na tela por meio de um teste gratuito. Ele fornece instruções passo a passo dentro de aplicativos e recursos de feedback do usuário, com detalhes de preços disponíveis ao entrar em contato com o Whatfix.

#13: Confluence

O Confluence da Atlassian oferece ferramentas para trabalho em equipe e compartilhamento de informações com uma base de conhecimento gratuita com capacidade de armazenamento de 2 gigabytes. Permite criar áreas de conteúdo sem limites.

#14: BookStack

O BookStack é um software de base de conhecimento de código aberto gratuito para armazenamento de informações auto-hospedado. Os usuários podem personalizar a visibilidade, escolher entre vários idiomas e acessar histórico de conteúdo e revisões.

#15: Freshdesk

O software do Freshdesk para assistência a clientes inclui um recurso de informação gratuito para resolução independente de problemas. Os preços variam de $15 a $79 por agente/mês cobrados anualmente, com um teste gratuito de 14 dias e um plano gratuito

FAQs
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Knowledge base

Os tipos de conteúdo que você pode carregar dependem do software escolhido e de suas necessidades específicas. Geralmente, você pode carregar arquivos de texto, imagens, arquivos de áudio e vídeos. No entanto, esteja ciente das limitações de tamanho de arquivo definidas por diferentes provedores.

O acesso omnicanal depende do software que selecionar. Esta funcionalidade permite que os utilizadores acedam e utilizem informações sem problemas em vários dispositivos e software, proporcionando uma experiência suave e consistente.

Se você deseja criar uma base de conhecimento gratuita, siga estas etapas:

  1. Estabeleça se você precisa de uma base de conhecimento interna, externa ou ambos os tipos.
  2. Determine os recursos essenciais, considerando as limitações do software gratuito.
  3. Compare os planos oferecidos por diferentes provedores de software gratuito.
  4. Selecione o software que melhor se alinha aos seus objetivos.
  5. Integre o software escolhido ao seu site.
  6. Desenvolva conteúdo otimizado para motores de busca.
  7. Atualize e revise regularmente os artigos para precisão e relevância.

Uma base de conhecimento é crucial para empresas, pois fornece suporte interno e facilita o autoatendimento do cliente. Quando você não tem uma base de conhecimento interna, sua equipe deve depender de colegas para obter informações, diminuindo a produtividade. Além disso, uma base de conhecimento externa possibilita o autoatendimento do cliente, reduzindo a carga sobre os representantes e permitindo que se concentrem em questões críticas. Como você pode facilmente entender, softwares gratuitos de base de conhecimento ou testes são pontos de partida valiosos para empresas de todos os tamanhos.

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