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Software de Base de Conocimiento Gratuito: Un Manual Detallado

Abby Gilmore
Abby Gilmore
Escritor
December 21, 2023
31 min read
Software de Base de Conocimiento Gratuito: Un Manual Detallado
En esta era de transformación digital, los archivadores tradicionales ya no son suficientes para el almacenamiento de documentos en las empresas. Las soluciones de software modernas ahora proporcionan métodos más rápidos y eficientes para almacenar, recuperar y compartir información, ejemplificado por el mejor software gratuito de gestión de conocimiento.

Si tu empresa aún no ha adoptado este enfoque, ahora es el momento oportuno para integrar software de gestión de conocimiento gratuito. El resultado positivo es que establecer un recurso eficiente y económico para tu personal y clientes es fácilmente alcanzable.

¿Qué Constituye una Base de Conocimiento Gratuita?

Una base de conocimiento gratuita funciona como una herramienta de software diseñada para respuestas rápidas a consultas, sirviendo tanto a empleados como a clientes y eliminando la necesidad de buscar asistencia externa. Imagínala como un centro de ayuda de autoservicio, consolidando información crucial — como mejores prácticas, boletines técnicos, consejos y soluciones alternativas — en un repositorio centralizado. Este tipo de software presenta a las empresas una solución rentable para ofrecer opciones de autoservicio, estableciendo un punto de entrada fácilmente accesible para los usuarios.

Dos Formas Fundamentales de Bases de Conocimiento

Al adentrarse en el ámbito de las bases de conocimiento, es esencial reconocer que vienen en dos formas principales: bases de conocimiento internas y externas. Examinemos cada una en más detalle.

Base de Conocimiento Interna

En esencia, el software de base de conocimiento interna juega un papel fundamental en la mejora de la productividad y asegurando la continuidad del negocio. Sirve como una plataforma colaborativa para compartir todo el conocimiento e información de la empresa dentro de la organización, abarcando contenido destinado exclusivamente para uso interno. El establecimiento de una base de conocimiento interna ofrece numerosas ventajas.

Ventajas para negocios o empresas que utilizan una base de conocimiento interna:

#1: Reducción de Costos de Incorporación

Los procesos de incorporación tradicionalmente largos y costosos se agilizan con el uso de bases de conocimiento. Los nuevos empleados acceden a todos los documentos relevantes necesarios para un inicio sin problemas, minimizando el tiempo y esfuerzo invertidos en ponerlos al día.

#2: Comunicación y Colaboración Mejoradas

La base de conocimiento sirve como un centro central para almacenar y compartir información esencial entre los empleados, fomentando una mejor comunicación y colaboración dentro de la organización.

#3: Aumento de la Productividad

Una ventaja notable es la productividad aumentada facilitada por una base de conocimiento interna. Proporcionar un repositorio estructurado de información interna mejora la eficiencia general de la empresa, permitiendo a los empleados encontrar rápidamente respuestas a consultas urgentes sin interrumpir su flujo de trabajo o esperar respuestas de colegas ocupados.

#4: Mitigación de la Pérdida de Conocimiento

Funcionando como un repositorio del conocimiento organizacional, la base de conocimiento se vuelve particularmente valiosa para mitigar el impacto de la rotación de empleados, un fenómeno común en ciertas industrias. Al preservar información crítica de la empresa, las bases de conocimiento permiten una incorporación rápida de nuevos empleados, asegurando su contribución efectiva desde el principio. Este aspecto resalta aún más los beneficios de las bases de conocimiento en el proceso de incorporación.

En esencia, una base de conocimiento interna no solo actúa como una biblioteca que alberga bases de datos, documentos, procedimientos, archivos y políticas empresariales, sino que también empodera a los empleados para buscar de manera independiente dentro de la base de conocimiento, recuperando archivos o información relevante.

Base de Conocimiento Externa

Un informe reciente revela que más del 80% de las empresas anticipan incorporar una opción de autoservicio, con dos tercios eligiéndola como su primer curso de acción antes de buscar asistencia en vivo. La base de conocimiento de Apple, con su información de productos, atajos rápidos y barra de búsqueda, ejemplifica esta tendencia.

Una KB (Knowledge Base) externa, también conocida como base de conocimiento orientada al cliente, sirve como una plataforma donde los clientes pueden acceder a información completa sobre los productos y servicios de una empresa. Disponible públicamente y fácilmente descubrible en línea, abarca las secciones de ayuda y documentación de varias plataformas de software.

Exploraremos las ventajas clave de una base de conocimiento externa.

#1: Reducción de Costos de Soporte al Cliente

Al desviar consultas básicas, las bases de conocimiento externas reducen significativamente los costos de soporte al cliente. Esto aplica a negocios de todos los tamaños, liberando recursos valiosos del personal para manejar problemas complejos. En lugar de tareas repetitivas, tu equipo puede centrarse en asuntos de alta prioridad, mejorando la eficiencia general.

#2: Mejora de la Satisfacción del Cliente

A menudo, a los clientes les resulta inconveniente y frustrante buscar asistencia, especialmente cuando la información disponible fácilmente sería suficiente. Una base de conocimiento externa empodera a los clientes a encontrar respuestas de manera independiente, fomentando una mayor satisfacción y retención. Esto demuestra tu compromiso con el servicio al cliente al tiempo que los empodera para ser autosuficientes.

#3: Reducción de los Tiempos de Espera del Cliente

La KB externa elimina la necesidad de interacciones prolongadas de servicio al cliente. Se acabaron las esperas en línea durante 10 minutos o incluso horas: los clientes pueden acceder a la información al instante, lo que lleva a una experiencia más fluida y positiva.

#4: Mayor Conciencia de Marca

Una base de conocimiento bien construida puede mostrar tu experiencia y crear confianza con clientes potenciales.

En general, una KB externa actúa como una herramienta poderosa para empoderar a los clientes, reducir los costos de soporte y mejorar la percepción de la marca. Promueve la autosuficiencia y eleva la experiencia del usuario, contribuyendo en última instancia al éxito empresarial.

Como es evidente, tanto las bases de conocimiento internas como externas fomentan la autosuficiencia y aumentan la productividad, convirtiéndolas en inversiones valiosas para empresas de todos los tamaños.

¿Qué es el Software de Gestión del Conocimiento?

El software de gestión del conocimiento permite a las empresas centralizar, organizar, acceder y compartir información con empleados y clientes. Elimina la necesidad de solicitudes que consumen mucho tiempo por parte de la alta dirección a través de plataformas como Slack o correo electrónico, agilizando la compartición de conocimientos y mejorando la accesibilidad.

Este software proporciona una plataforma para que las empresas regulen el flujo de información y experiencia dentro de su organización. Por ejemplo, herramientas como Flowlu permiten la creación de documentos de procesos internos y externos, asegurando un intercambio de conocimientos y aplicación consistente. La funcionalidad se extiende a almacenar, organizar y recuperar información, accesible tanto para partes interesadas internas como externas.

Con una gran cantidad de opciones disponibles, cada una con características y propuestas únicas, encontrar la solución ideal de gestión del conocimiento requiere una consideración cuidadosa. El software de gestión del conocimiento gratuito ofrece numerosos beneficios, incluyendo mayor accesibilidad, colaboración mejorada y mejora continua.

Las empresas se benefician de dicho software al obtener acceso directo a un centro de conocimiento centralizado, eliminando la necesidad de buscar datos de individuos específicos. Esto, a su vez, promueve la eficiencia y agiliza la comunicación. Para apreciar completamente la importancia del software de gestión del conocimiento, exploremos por qué las empresas consideran indispensable tal solución.

¿Por Qué Optar por Software de Gestión del Conocimiento en Tu Empresa?

La organización insuficiente de la información puede llevar a flujos de trabajo lentos, productividad reducida y clientes insatisfechos. En momentos de problemas o consultas, tanto los agentes como los clientes necesitan un recurso rápido y fácilmente buscable para resolver problemas de manera independiente a su conveniencia. De lo contrario, la eficiencia en el lugar de trabajo puede detenerse, y los clientes pueden frustrarse demasiado con un producto o servicio como para continuar usándolo.

Numerosas herramientas de base de conocimiento están disponibles para abordar estos desafíos. Dependiendo de tu elección y necesidades específicas, puedes experimentar diferentes retornos de la inversión (ROI) y enfrentar problemas de escalabilidad debido a limitaciones en sus características.

Aquí hay varias maneras en las que un sistema de software de base de conocimiento gratuito puede aportar valor a tu empresa:

#1: Acceso Centralizado

Proporciona una plataforma unificada y fácil de usar para que los compañeros de equipo acced

an a datos críticos en cualquier momento. Actúa como el centro principal para almacenar, organizar, recuperar y compartir documentos de conocimiento internamente y externamente con consultores, freelancers y clientes. Al consolidar las KB internas y externas, tu negocio puede eliminar la confusión y mejorar la productividad a través de una plataforma simplificada.

#2: Funcionalidad de Búsqueda Intuitiva

El robusto motor de búsqueda permite a los usuarios buscar información fácilmente utilizando palabras clave, etiquetas y más. La base de conocimiento también puede impulsar proactivamente información relevante basada en el contexto de la pantalla del usuario.

#3: Captura Integral de Datos

Recopila información de diversas fuentes, incluyendo Google Docs y hilos de Slack. KB crea un repositorio centralizado, simplificando el intercambio de conocimientos entre departamentos.

#4: Conocimiento Agregado

Flowlu compila conocimientos de múltiples fuentes en una sola plataforma, permitiendo a empleados y clientes encontrar soluciones fácilmente.

#5: Incorporación y Capacitación Eficientes

Agiliza el proceso de incorporación y capacitación, mientras ahorra tiempo y recursos al mismo tiempo. Las empresas pueden almacenar, organizar y compartir fácilmente materiales de capacitación con nuevos empleados utilizando el software de gestión del conocimiento, asegurando una fácil recuperación. Esto hace que el proceso de capacitación sea más rápido y sencillo, empoderando al nuevo personal para enfrentar desafíos de manera autónoma.

#6: Mejora de la Colaboración del Equipo

Asegura que cada departamento tenga acceso a la información más precisa y actual de la empresa, evitando que alguien quede desinformado o rezagado. Esto impulsa proyectos colaborativos hacia adelante con mayor eficiencia.

#7: Ahorro de Tiempo y Recursos

Erradica la necesidad de que los empleados busquen documentos perdidos en canales como Slack o correo electrónico. El software proporciona una forma conveniente de acceder a documentos importantes, ahorrando tiempo y recursos.

#8: Perspectivas de Rendimiento

Obtén las mejores perspectivas sobre cómo empleados y clientes utilizan la base de conocimiento en línea gratuita. También puedes usar estos datos para determinar tendencias, revisar contenido y mejorar tu estrategia general de conocimiento.

#9: Accesibilidad e Integración

Flowlu elimina barreras de información para tu fuerza laboral, fomentando un acceso ubicuo al conocimiento esencial. Los usuarios pueden integrar la información de manera fluida en su flujo de trabajo y acceder a ella desde cualquier ubicación a través de herramientas de búsqueda intuitivas.

#10: Mejora del Servicio al Cliente

Facilita el autoservicio del cliente al hacer documentos relevantes fácilmente accesibles. Esto disminuye los tiempos de respuesta del servicio al cliente, permitiendo a los representantes concentrarse en problemas complejos que requieren asistencia personalizada.

#11: Reducción del Volumen de Servicio al Cliente

Minimiza la afluencia de tickets de soporte utilizando herramientas gratuitas de base de conocimiento, permitiendo a los agentes concentrarse en tareas intrincadas y que consumen tiempo.

#12: Mejora de la Retención del Cliente

Proporciona a los clientes una fuente de información confiable para la resolución independiente de problemas, cultivando la lealtad y aumentando la probabilidad de compras sostenidas.

#13: Mejora de la Satisfacción del Cliente

Reduce la comunicación de ida y vuelta almacenando documentos pertinentes dentro del software de gestión del conocimiento, mejorando la satisfacción general del cliente.

Más allá de estos, el software de gestión del conocimiento ofrece varios otros beneficios. Por lo tanto, recomendamos encarecidamente a las empresas considerar invertir en uno. Para aquellos que aún no están listos para asignar fondos, hay numerosas opciones gratuitas disponibles. En la siguiente sección, exploraremos las características clave a buscar en un software de gestión del conocimiento gratuito.

12 Características Clave del Software de Gestión del Conocimiento Gratuito

Si bien es crucial adaptar tu búsqueda a las necesidades específicas de tu empresa, algunas características fundamentales son indispensables para cualquier software de gestión del conocimiento potente. Estas herramientas fundamentales pueden mejorar significativamente la accesibilidad y organización de la información, empoderando finalmente a tu equipo.

#1: Interfaz Intuitiva

Una interfaz fácil de usar que promueve una participación activa, evitando tiempo y esfuerzo desperdiciados a través de su diseño intuitivo y atractivo.

#2: Motor de Búsqueda Eficiente

El motor de búsqueda de una base de conocimientos sirve como su piedra angular, dando forma a cada interacción del usuario. Una función de búsqueda eficiente e intuitiva es crucial para extraer rápidamente información relevante, independientemente de posibles errores tipográficos o barreras idiomáticas. Al interpretar el significado y ofrecer sugerencias precisas, empodera a los usuarios a encontrar respuestas rápidamente y sin esfuerzo.

Optimizar tu base de conocimientos para motores de búsqueda (SEO) es igualmente importante. La incorporación estratégica de palabras clave y términos de búsqueda asegura que tu KB se posicione alto en las búsquedas en línea, convirtiéndola en el primer punto de contacto para clientes que buscan asistencia. Una indexación adecuada de páginas facilita aún más este proceso, permitiendo a los bots de motores de búsqueda navegar sin problemas por tu contenido y entregar resultados relevantes a los usuarios que buscan soluciones en línea.

#3: Organización Estructurada del Contenido

Esta habilidad permite la recolección y organización sistemática del contenido, asegurando una navegación sin esfuerzo, una presentación consistente a lo largo del contenido y la construcción de bases de conocimiento integrales que abarquen una amplia gama de temas.

#4: Seguimiento de Cambios para Transparencia y Control

La función de historial de contenido y revisiones permite a los usuarios recuperar versiones anteriores de artículos y restaurar el contenido inicial. Algunos software sofisticados van un paso más allá al monitorear meticulosamente los cambios en los documentos, fomentando la transparencia y la responsabilidad.

Con una función integrada de historial de contenido y revisiones, los usuarios de KB pueden acceder fácilmente y restaurar versiones anteriores de artículos, proporcionando una valiosa flexibilidad y control sobre la evolución del contenido. Esta función no solo permite recuperar iteraciones pasadas, sino que también fomenta la transparencia y la responsabilidad.

#5: Organización Personalizada

El software de base de conocimiento gratuito debe permitirte personalizar tu entorno de información, alineándolo a la perfección con las necesidades únicas y expectativas de los usuarios de tu organización. Esto incluye otorgarte la libertad de categorizar, etiquetar y organizar el contenido de una manera que se alinee con los patrones de búsqueda de tu audiencia y optimice su viaje de acceso a la información.

Características clave como jerarquías personalizables, funcionalidad de arrastrar y soltar, y la capacidad de crear secciones y categorías personalizadas te empoderan para adaptar la KB a tu flujo de trabajo específico y arquitectura de información. Esta flexibilidad es primordial, especialmente en el software de base de conocimiento de código abierto, donde la facilidad de uso podría ser una preocupación. Al proporcionar tales herramientas, el software te empodera para crear una base de conocimiento fácil de usar y optimizada que fomente la participación del usuario y desbloquee su pleno potencial.

#6: Capacidades de Integración

Soporte para integraciones de terceros o incorporadas, permitiendo una colaboración fluida con otro software y plataformas utilizadas dentro de la organización.

#7: Distribución Simplificada del Conocimiento

Una solución diseñada para simplificar la recuperación de información, minimiza la carga de comunicación y garantiza actualizaciones rápidas y precisas para todos los usuarios.

#8: Perspectivas Analíticas y Reportes

Un software de base de conocimiento potente, independientemente de su nivel de precio, debería ayudar a los usuarios con características completas de análisis y reportes. Estas herramientas arrojan luz sobre la eficacia e impacto del contenido, revelando perspectivas valiosas sobre métricas clave como vistas de página, popularidad de artículos y términos de búsqueda utilizados dentro de la base de conocimiento.

Para obtener perspectivas más profundas durante las pruebas gratuitas, las métricas avanzadas pueden proporcionar datos invaluables sobre el compromiso del usuario. Al analizar métricas como el tiempo dedicado a los artículos, tasas de rebote y calificaciones de retroalimentación, puedes evaluar el valor e impacto de tu contenido. Monitorear búsquedas no resueltas destaca aún más las posibles lagunas de contenido, permitiéndote abordar proactivamente las necesidades del usuario y aumentar el impacto y compromiso de tu base de conocimiento.

Al aprovechar eficazmente estas herramientas analíticas, puedes obtener una comprensión integral de cómo está funcionando tu base de conocimiento, identificar áreas de mejora y, en última instancia, optimizar tu contenido para ofrecer un valor inigualable a tus usuarios.

#9: Funcionalidad de Plantillas

Las plantillas de artículos preconstruidas proporcionan un valioso punto de partida para los usuarios, acelerando la creación de contenido y asegurando un formato estructurado y consistente para artículos y recursos. Esto no solo agiliza el proceso de creación de contenido, sino que también mejora la experiencia general del usuario al fomentar un entorno de base de conocimiento familiar y fácil de navegar.

Para usuarios avanzados y organizaciones con requisitos específicos de marca u organización, la opción de crear plantillas personalizadas ofrece una mayor flexibilidad. Esto les ayuda a adaptar la base de conocimiento a sus requisitos únicos y asegurar la consistencia de la marca en todo el contenido.

#10: Recopilación de Opiniones de Usuarios

El software gratuito de base de conocimiento interna ofrece una gran cantidad de herramientas para recopilar comentarios de los usuarios, que incluyen botones de retroalimentación, sistemas de calificación, secciones de comentarios, encuestas a clientes, formularios de retroalimentación y, en algunos casos, incluso widgets dinámicos accesibles a lo largo del viaje del usuario.

#11: Configuraciones de Permiso

Para una gestión de información segura y eficiente, los administradores deben poseer la capacidad de definir niveles de acceso (ver, editar, eliminar) para cada usuario, asegurando que solo las personas autorizadas tengan permiso para ver, modificar o eliminar documentos.

#12: Escalabilidad

El software debe ser fácilmente escalable, permitiendo que organizaciones y empresas mantengan su eficiencia y funcionalidad mientras se expanden en tamaño, al mismo tiempo.

¿Cómo Puede Flowlu Ayudar a Tu Negocio o Empresa?

#1: Establecer una Base de Conocimiento Centralizada de la Empresa

Flowlu facilita el proceso de centralizar tus datos críticos de negocios, desde registros financieros e información de clientes hasta prospectos en curso. Nuestro software gratuito de base de conocimiento proporciona una plataforma centralizada y basada en la nube accesible en cualquier momento y lugar. Simplifica la gestión de datos y consolida todo lo que necesitas en una ubicación única y conveniente.

#2: Desatar el Poder de Bases de Conocimiento Ilimitadas

Organiza con facilidad. Flowlu ofrece acceso gratuito e ilimitado a bases de conocimiento, fomentando una colaboración fluida con diversos negocios o sucursales dentro de tu organización. Categoriza y organiza tus datos sin costos asociados, mientras disfrutas de acceso 24/7 a todas tus bases de conocimiento a través de nuestra solución basada en la nube.

#3: Funcionalidad de Búsqueda Rápida y Eficiente

Acceder a información crítica debería ser sencillo y eficiente. Flowlu integra una potente herramienta de búsqueda dentro de nuestro software gratuito de base de conocimiento. Filtra resultados y utiliza búsquedas por palabras clave para localizar la información exacta que necesitas en solo segundos.

#4: Acceso Seguro a Tu Base de Conocimiento

La gestión intuitiva de acceso de Flowlu asegura que tu valiosa información esté disponible fácilmente para usuarios autorizados. Nuestro software te empodera para personalizar niveles de acceso y gestionar permisos de usuario, garantizando un acceso seguro a tu base de conocimiento.

#5: Agilizar la Recuperación del Conocimiento con una Interfaz Centrada en el Usuario

El software de base de conocimiento de Flowlu prioriza la comodidad del usuario, ofreciendo una barra de búsqueda receptiva y eficiente. Filtra resultados y realiza búsquedas específicas por palabras clave con facilidad, asegurando un acceso rápido a la información que más importa.

#6: Accede a Tu Base de Conocimiento en Cualquier Lugar y en Cualquier Momento

Lleva tu base de conocimiento contigo a donde vayas con la aplicación móvil completamente equipada de Flowlu, disponible para dispositivos Android y iOS. Gestiona clientes, consumidores y proyectos desde cualquier lugar del mundo. Para mayor comodidad, puedes cambiar instantáneamente entre cuentas para mantener el control sobre tu trabajo, asegurando una productividad fluida en movimiento.

¿Por Qué es Crucial Tener una Base de Conocimiento?

Establecer una base de conocimiento para software es esencial para fomentar la comunicación entre las partes interesadas, aclarar conceptos técnicos y ofrecer contexto para las decisiones tomadas durante el proceso de desarrollo de software.

La documentación de software va más allá de especificaciones formales completas y adopta diversas formas, incluyendo pruebas automáticas de aceptación y unidad, código bien elaborado en un lenguaje de 'auto-documentación' de alto nivel, o una combinación de múltiples formatos.

Una base de conocimiento de software sirve dos propósitos primarios:

1. Facilitar Procesos de Desarrolladores:

A medida que un producto de software evoluciona a través de varias versiones para acomodar nuevos usuarios y construir sobre iteraciones anteriores, la documentación se vuelve crucial. Para nuevos desarrolladores, ofrece perspectivas sobre desarrollos pasados, prácticas de codificación, matices arquitectónicos, disposición de elementos (bases de datos, módulos) y consideraciones de compatibilidad. La documentación actúa como un recurso integral, abordando estas consultas y proporcionando claridad para la continuación sin problemas del desarrollo de software.

2. Mejorar la Experiencia del Usuario:

Los usuarios buscan comprender el proceso de iniciación del software, acceder a secciones de ayuda cuando enfrentan desafíos y comprender los fundamentos del uso efectivo del software. Una documentación bien estructurada no solo facilita la comprensión de los usuarios, sino que también mejora la adopción y retención del producto, sirviendo como una herramienta de marketing convincente.

Elegir el Software de Base de Conocimiento Gratuito o Prueba Gratuita Adecuado

Antes de decidir sobre el software, es esencial comprender las necesidades de tu organización y el papel que desempeñará tu KB. Aquí hay varios criterios valiosos para guiar tu proceso de toma de decisiones:

#1: Requisitos de la Base de Conocimiento

Evalúa las características específicas que requiere tu base de conocimiento. Muchas bases de conocimiento gratuitas carecen de las capacidades avanzadas disponibles con una prueba gratuita. Notablemente, las soluciones gratuitas pueden carecer de características de seguridad cruciales esenciales para salvaguardar los datos de la empresa.

#2: Caso de Uso

Considera el uso previsto para la base de conocimiento. Es importante tener en cuenta que algunas bases de conocimiento gratuitas están restringidas para uso interno o limitan la creación de solo una base de conocimiento. Entonces, si necesitas múltiples KB que sirvan a los clientes, optar por una prueba gratuita puede ser necesario.

#3: Escalabilidad

Evalúa si el software puede escalar junto con el crecimiento de tu empresa. Inicialmente, las características básicas podrían ser suficientes para una base de conocimiento recién creada. Sin embargo, tener un software capaz de crecer y escalar con tu organización a medida que se expande se vuelve imperativo. Si comienzas con una solución de código abierto, la transición a un software de pago más adelante puede ser necesaria para un soporte continuo, lo que potencialmente afecta tu agilidad.

Construyendo una Base de Conocimiento Sencilla: Una Guía Paso a Paso

Muchas organizaciones utilizan bases de conocimiento para asegurar un acceso rápido a información crucial tanto para el soporte como para equipos involucrados en interacciones directas con los clientes. Al crear una base de conocimiento personalizada según los requisitos específicos de tu organización, puedes desbloquear una serie de beneficios.

Paso 1: Selección de Software

Comienza identificando una solución de software de base de conocimiento que cumpla con los requisitos y presupuesto de tu empresa. Investiga opciones posibles y prioriza características como la facilidad de uso, las funciones de colaboración y las capacidades de integración.

Paso 2: Categorizar Información

Una vez que hayas seleccionado tu software, analiza las preguntas o problemas más frecuentes encontrados por tus clientes o compañeros de equipo. Utiliza estas perspectivas para definir categorías relevantes que servirán como base de tu base de conocimiento. Esto permite a los usuarios llegar rápidamente a la información que necesitan.

Paso 3: Creación de Contenido

Con las categorías establecidas, comienza a crear contenido que aborde directamente los problemas y preguntas más comunes en cada categoría. Asegúrate de que tu contenido sea conciso, fácil de entender y utilice un lenguaje simple y directo. Enfócate en proporcionar soluciones accionables y recursos útiles.

Paso 4: Optimización de la Navegación

Organiza tu contenido de manera lógica y estratégica para una UX fluida. Implementa encabezados, subencabezados y tablas de contenido simples y consistentes para facilitar la recuperación rápida de información.

Paso 5: Compartir y Accesibilidad

Publica tu KB y asegúrate de que esté fácilmente accesible para todos los usuarios requeridos. Integra enlaces en tu sitio web, compártelos por correo electrónico y considera incorporar un formulario de retroalimentación para recopilar valiosas opiniones de los usuarios. Esta retroalimentación te permite mejorar continuamente tu base de conocimiento para una mejor satisfacción del usuario.

Paso 6: Mantener la Relevancia

Revisa regularmente tu base de conocimiento para mantener su efectividad. Agrega continuamente nuevo contenido que aborde las necesidades cambiantes de los usuarios y asegúrate de que la información existente siga estando actualizada. Revisa y actualiza el contenido regularmente, y considera incorporar nuevas categorías o ampliar las existentes para mejorar aún más el valor de tu base de conocimiento.

Lista de Mejores Prácticas para Artículos de Bases de Conocimiento

#1: Poder del Título

Hazlo vívido y simple. Ayuda a los lectores a tener siempre información disponible. Utiliza palabras clave relevantes al contenido del artículo.

#2: La Claridad es Rey

Usa un lenguaje fácil de entender, evitando vocabulario técnico redundante o términos específicos de la industria a menos que sean considerados esenciales.

#3: Datos en Porciones Pequeñas

Divide párrafos grandes en secciones más pequeñas y manejables. Esto mejora la legibilidad y reduce la posibilidad de sobrecargar a los lectores con un exceso de información.

#4: Contenido Organizado

Organiza tu texto utilizando listas numeradas, puntos y encabezados. Esto crea una estructura clara, facilitando a los lectores navegar y encontrar rápidamente la información que necesitan.

#5: Ejemplos del Mundo Real

Aumenta el compromiso y la comprensión incorporando ejemplos relevantes o estudios de casos para ilustrar puntos clave. Esto hace que los conceptos abstractos sean más tangibles y relacionables para tu audiencia.

#6: Presentación Consistente

Mantén un estilo de escritura y formato consistentes en todos los artículos para una apariencia unida y profesional. Esto promueve la confianza y construye una experiencia de usuario positiva.

#7: Pruebas con Usuarios

No solo lo escribas y lo dejes. Prueba tus artículos con usuarios reales para asegurarte de que sean efectivos y fáciles de entender. Sus comentarios pueden ser muy perspicaces para identificar áreas de mejora.

#8 Recopilar Retroalimentación

Busca activamente retroalimentación de clientes o colegas para asegurar la claridad y comprensibilidad de tu contenido. Esto te ayuda a estar al tanto de las necesidades de los usuarios y adaptar tu KB en consecuencia.

#9: Ayudas Visuales

Incluye ayudas visuales apropiadas como imágenes, videos o GIFs para complementar la información textual. Las visuales pueden mejorar la comprensión y hacer tu KB más atractiva.

#10: Explicación Directa y Concisa

Todas tus explicaciones deben ser directas, claras y concisas. Trata de no incluir palabras de relleno innecesarias y enfócate en entregar la información de manera directa.

#11: Enlaces a Artículos Relacionados

Proporciona enlaces a artículos relacionados para problemas o temas similares, ofreciendo a los lectores información completa.

#12: Información de Contacto

Incluye detalles de contacto para lectores que requieran asistencia adicional. Esto fomenta la accesibilidad y asegura que todos tengan la oportunidad de obtener la ayuda que necesitan.

#13: Mejora Continua

Establece recordatorios para revisar y actualizar tu contenido regularmente. La información evoluciona constantemente, y tu KB debe reflejar estos cambios para mantenerse relevante y precisa.

15 Software de Gestión del Conocimiento con Plan Gratuito o Prueba Gratuita Disponible

#1: Flowlu

El software de base de conocimiento de Flowlu agiliza la gestión de información para equipos, ofreciendo herramientas de trabajo en equipo para compartir información actual. Apto para usuarios especializados y no especializados, permite personalización con colores y logotipos de la marca bajo la opción sin costo.

#2: ProProfs Knowledge Base

ProProfs ofrece un software dedicado de base de conocimiento con una opción sin costo que te permite gestionar hasta 25 artículos. Los planes anuales están disponibles a $19.99 por mes, y se ofrece una prueba sin costo de 15 días.

#3: Bitrix24

Bitrix24 se integra con sistemas de gestión de clientes con un software de base de conocimiento de help desk gratuito, admitiendo implementación local o en línea. Permite bases de conocimiento orientadas a tareas o grupos de trabajo.

#4: Mybase

Mybase es un software de base de datos flexible que utiliza un formato de editor de texto para la construcción de KB. Admite varios formatos de archivo, incluyendo texto, imágenes, documentos y correos electrónicos.

#5: ZohoDesk

La base de conocimiento gratuita de Zoho Desk ofrece posibilidades de personalización consistentes con la marca. Los costos varían de $14 a $40 por usuario/mes facturados anualmente, con una prueba gratuita de 15 días y un plan gratuito.

#6: Piggydb

Piggydb es una plataforma completamente gratuita y adaptable de código abierto para construir KB. Permite la expansión gradual del contenido y funciona como un software independiente.

#7: Document360

Document360 proporciona un portal de soporte fácil de usar con un repositorio de información pública sin costo. Los planes pagados admiten centros de información privados, con precios desde $149 hasta $599 por proyecto/mes facturados anualmente y una prueba gratuita de 14 días.

#8: Guru

Guru es una plataforma de software de gestión del conocimiento que utiliza inteligencia artificial para mejorar el intercambio de conocimiento dentro de la organización. El plan gratuito de base de conocimiento incluye una búsqueda impulsada por características de inteligencia artificial y formatos de contenido preelaborados gratuitos.

#9: Documize Community

La solución de base de conocimiento de código abierto de Documize, Community, ayuda a las empresas a gestionar documentación interna y externa. Permite la organización de contenidos sin depender de carpetas y ofrece herramientas de reportes y análisis.

#10: Zendesk

El software de base de conocimiento de Zendesk proporciona una plataforma potente para elaborar y supervisar el contenido del centro de ayuda. Mejora la experiencia del cliente con características para la resolución independiente de problemas y interfaces de búsqueda fáciles de usar.

#11: phpMyFAQ

phpMyFAQ ofrece una plataforma especializada dedicada para software de preguntas frecuentes con una solución de gestión de KB disponible gratuitamente y compatible con aplicaciones móviles. Los usuarios pueden encontrar respuestas rápidamente usando la herramienta de búsqueda y acceder al soporte de la comunidad.

#12: Whatfix

Whatfix, una herramienta para familiarización de usuarios, proporciona instrucciones en pantalla a través de una prueba gratuita. Ofrece instrucciones paso a paso dentro de aplicaciones y características de retroalimentación de usuarios, con detalles de precios disponibles al contactar a Whatfix.

#13: Confluence

Confluence de Atlassian ofrece herramientas para el trabajo en equipo y el intercambio de información con una base de conocimiento gratuita que cuenta con una capacidad de almacenamiento de 2 gigabytes. Permite crear áreas de contenido sin límite.

#14: BookStack

BookStack es un software de base de conocimiento de código abierto gratuito para almacenamiento de información autohospedado. Los usuarios pueden personalizar la visibilidad, elegir entre múltiples idiomas y acceder al historial de contenido y revisiones.

#15: Freshdesk

El software de Freshdesk para asistencia a clientes incluye un recurso de información gratuito para la resolución independiente de problemas. Los precios varían de $15 a $79 por agente/mes facturados anualmente, con una prueba gratuita de 14 días y un plan gratuito para hasta 10 agentes.

FAQs
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Knowledge base

Los tipos de contenido que puedes subir dependen del software que elijas y de tus necesidades específicas. Generalmente, puedes subir archivos de texto, imágenes, archivos de audio y videos. Sin embargo, ten en cuenta las limitaciones de tamaño de archivo establecidas por diferentes proveedores.

El acceso omnicanal depende del software que selecciones. Esta característica permite a los usuarios acceder y utilizar información de manera uniforme a través de varios dispositivos y software, proporcionando una experiencia fluida y consistente.

Si quieres crear una base de conocimiento gratuita, sigue estos pasos:

  1. Establece si necesitas una base de conocimiento interna, externa o ambos tipos.
  2. Determina las características esenciales, considerando las limitaciones del software gratuito.
  3. Compara planes ofrecidos por diferentes proveedores de software gratuito.
  4. Selecciona el software que mejor se alinee con tus objetivos.
  5. Integra el software elegido con tu sitio web.
  6. Desarrolla contenido optimizado para motores de búsqueda.
  7. Actualiza y revisa regularmente los artículos para precisión y relevancia.

Una base de conocimiento es crucial para los negocios ya que proporciona soporte interno y facilita el autoservicio del cliente. Cuando no tienes una base de conocimiento interna, tu personal debe depender de colegas para obtener información, lo que ralentiza la productividad. Además, una KB externa permite el autoservicio del cliente, reduciendo la carga sobre los representantes y permitiéndoles concentrarse en problemas críticos. Como puedes entender fácilmente, el software de base de conocimiento gratuito o las pruebas son puntos de partida valiosos para negocios de todos los tamaños.

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