Usando Planilhas para Tarefas Empresariais: As Vantagens e Desvantagens
As planilhas foram e continuam sendo uma daquelas ferramentas que muitos pequenos empresários usam todos os dias. Empreendedores as utilizam para gerenciar clientes, acompanhar projetos, controlar despesas e muito mais. Alguns porque já estão acostumados, outros porque não conhecem algo melhor. Logo, estão lidando com dezenas de arquivos.
Na verdade, estudos mostram que 88% das planilhas contêm erros, o que pode custar tempo e dinheiro às empresas. A verdade é que as planilhas são úteis para muitas tarefas. No entanto, não são tão boas para outras.
Neste artigo, decidimos analisar mais de perto as vantagens e desvantagens do uso de planilhas, além de quando é melhor usar bancos de dados ou até mesmo um software.
10 Razões Pelas Quais as Pessoas Ainda Amam Planilhas
Vamos começar falando sobre os benefícios das planilhas. Aqui estão as vantagens mais importantes:
1. Quase nenhum treinamento
Uma das principais vantagens das planilhas é que elas não exigem conhecimento prévio ou treinamento. Exceto pelo uso de fórmulas, a verdade é que inserir e registrar dados em planilhas é extremamente fácil e simples, o que as torna perfeitas para integrar novos funcionários. Afinal, eles não precisarão de treinamento e poderão começar imediatamente.
2. Solução gratuita
Pequenos empresários precisam gerenciar e alocar recursos da melhor forma possível. Eles não podem simplesmente comprar todas as ferramentas que desejam. Às vezes, precisam ser criativos e tentar fazer o mesmo trabalho de gestão de dados gratuitamente, mesmo que leve mais tempo. É o caso das planilhas. Muitas pequenas empresas usam o Google Sheets ou o Microsoft Excel.
3. Fácil de Manipular
As empresas usam planilhas não apenas para armazenar dados, mas também para analisá-los. E as planilhas facilitam a manipulação de dados. Você pode remover duplicatas, adicionar, subtrair, dividir ou multiplicar. Pode buscar palavras em linhas e colunas, além de puxar dados de outras abas. Mas uma planilha é fácil de quebrar.
Quer gerenciar e revisar seus dados sem se perder em fórmulas? Leia o nosso Guia Completo para Controlar as Despesas Empresariais. Ele mostra maneiras simples de organizar e entender suas despesas sem usar planilhas.
4. Rápida de Adicionar ao Fluxo de Trabalho
Um dos benefícios de usar planilhas é que, como todos sabem utilizá-las, elas podem ser facilmente integradas ao fluxo de trabalho de uma equipe. Por outro lado, se você estivesse usando um software, por exemplo, os membros da equipe poderiam precisar de algum treinamento antes para lidar com sistemas de dados.
5. Totalmente Personalizável
Outra vantagem das planilhas é que elas são flexíveis. Você pode alterá-las como quiser. É possível criar quase qualquer tipo de documento de dados com uma planilha. Contanto que saiba trabalhar com funções e fórmulas, você tem tudo o que precisa.
6. Muitos Modelos de Planilhas Disponíveis
Se você ou alguém da equipe não sabe usar fórmulas e funções e não quer bagunçar tudo, basta escolher um modelo e utilizá-lo. Há muitos disponíveis (inclusive gratuitos!) para Google Sheets e Excel.
7. Aproveite a Colaboração
Embora muitas ferramentas já ofereçam recursos de colaboração, poucas superam as planilhas, simplesmente porque qualquer pessoa da equipe pode editá-las. Note que estamos presumindo que você está usando o Google Sheets online e não uma planilha salva apenas no seu computador. Nesse caso, não há colaboração nos dados compartilhados.
8. Visualização de Dados
Você pode criar gráficos e tabelas com planilhas. No entanto, isso geralmente vai além do conhecimento comum sobre o uso delas. A verdade é que, se você não escolher bem seus dados, provavelmente obterá um erro.
9. Ótimas para Documentos Financeiros
Quando você precisa criar um documento financeiro, como demonstrativos de fluxo de caixa, orçamentos empresariais ou até balanços, as planilhas são uma ótima solução para gerenciar dados financeiros.
10. Integrações com Outras Ferramentas
É importante observar que as integrações estão disponíveis apenas em planilhas online, como o Google Sheets. No entanto, há muitas ferramentas e aplicativos que permitem essa integração.
Como você pode ver, embora existam muitas vantagens em usar planilhas, elas são um pouco limitadas — e é por isso que podem ser suficientes apenas no início de uma startup. O uso contínuo de planilhas, mesmo por pequenas empresas, pode realmente afetar a gestão de dados de toda a empresa.
13 Desvantagens do Uso de Planilhas
Aqui estão algumas das desvantagens mais importantes das planilhas:
1. Ruins para Gestão de Clientes
Muitas empresas começam com uma planilha simples para armazenar contatos de clientes. Você escreve nomes, e-mails, telefones e talvez uma observação. No início, parece suficiente. Mas logo começam os problemas.
- Os dados dos clientes podem ser perdidos: Se você mantiver planilhas apenas em discos locais, um acidente pode apagar todas as informações.
- Sem histórico: Não é possível ver chamadas, e-mails ou reuniões anteriores. Detalhes importantes se perdem.
- Sem funil de vendas: As planilhas não mostram estágios ou negociações. Você não sabe quais leads são novos, quais estão prestes a comprar ou quais foram perdidos.
- Difícil de fazer follow-up: Você precisa lembrar de tudo sozinho. As planilhas não enviam lembretes nem alertas.
- Dados confusos: Quando muitas pessoas editam o arquivo, os erros acontecem. Versões antigas e informações faltando tornam difícil confiar nos dados.
É aqui que um sistema de CRM adequado ajuda, mantendo todos os negócios, follow-ups e históricos de clientes em um só lugar.
2. Elas Não São Seguras
Diferente de outras ferramentas para pequenas empresas, as planilhas não são seguras. Elas podem ser facilmente compartilhadas com qualquer pessoa. Imagine um funcionário insatisfeito decidindo enviar uma planilha com informações de clientes para um concorrente.
Não é apenas sobre um funcionário insatisfeito. Arquivos também podem ser enviados para fora da empresa por engano ou compartilhados com pessoas que não deveriam ter acesso. As planilhas não possuem níveis de permissão, registros de auditoria ou controle de acesso por função. Uma vez compartilhadas, qualquer um pode ver ou alterar os dados.
3. A Visualização de Dados Não é Fácil
Sim, já dissemos que é possível criar gráficos e tabelas com planilhas. Mas também dissemos que é preciso conhecer bem fórmulas e funções. Além disso, leva tempo demais para criar visualizações de dados que muitas vezes não compensam o esforço.
Mesmo que você consiga criar gráficos, eles não se atualizam em tempo real. É preciso atualizar manualmente, e se os dados mudarem em outro arquivo, você precisa reconectar ou importar novamente. Isso atrasa a tomada de decisões.
Quer painéis que se atualizam sozinhos e fazem sentido à primeira vista? Dê uma olhada em “Como Criar um Painel Empresarial para Insights em Tempo Real” no Flowlu. Ele mostra como visualizar seus dados de forma clara, sem lutar com fórmulas.
4. Não São Intuitivas
Não nos entenda mal. Ainda dizemos que as planilhas são familiares e personalizáveis. Mas pense naquelas planilhas enormes com milhares de linhas e colunas. Como deixar todos esses dados fáceis de ler se você mal consegue visualizá-los?
Para pequenas planilhas, elas são simples. Mas quando ficam grandes, tornam-se intimidantes. Milhares de linhas, fórmulas ocultas e abas demais confundem até usuários experientes.
5. Ruins para Gerenciamento de Projetos
Muitas pequenas empresas tentam usar planilhas para projetos. No começo, parece simples: você cria uma lista de tarefas, anota quem deve fazê-las e adiciona um prazo. Mas os problemas começam rápido.
- Difícil ver o progresso: Uma planilha grande com centenas de linhas não mostra quais tarefas estão atrasadas ou concluídas. É preciso rolar e procurar o tempo todo.
- Sem visão do projeto: Você não consegue ver tarefas em uma linha do tempo ou em um quadro. Não há gráfico de Gantt, quadro Kanban ou calendário.
- Sem responsabilidade clara: Se algo der errado, não é fácil saber quem era o responsável. Comentários em células se perdem e as pessoas esquecem de atualizar.
- Excesso de versões: Membros da equipe enviam arquivos de um lado para outro. Logo, ninguém sabe qual é a versão mais recente.
Para projetos pequenos, as planilhas podem funcionar. Mas quando sua equipe cresce e os projetos ficam maiores, elas só trazem estresse.
Pense em um lançamento de site com tarefas de design, conteúdo, marketing e desenvolvimento. Uma planilha não mostrará quais tarefas dependem de outras. Se uma atrasar, você não verá o problema até ser tarde demais. É por isso que muitas equipes migram para ferramentas de projeto como o Flowlu, onde você vê tarefas, prazos e progresso em um só lugar.
6. Propensas a Erros
Não há discussão aqui: os dados em planilhas são inseridos manualmente, o que os torna sujeitos a erros. E como todo mundo sabe editar uma planilha, muitas pessoas acabam editando o arquivo, deixando os dados ainda mais propensos a falhas.
O problema é que, mesmo que a planilha tenha um erro, ela não vai avisar você. Então, você continuará usando-a como sempre. Por outro lado, se estivesse usando um programa de banco de dados, a ferramenta alertaria em caso de erro ou até poderia corrigi-lo.
Um pequeno erro de digitação, um zero a mais ou uma fórmula ausente pode mudar completamente os resultados. Em alguns casos, empresas perderam dinheiro porque dados financeiros em planilhas continham erros despercebidos. Um exemplo famoso: o JPMorgan perdeu US$ 6 bilhões em 2012 em parte devido a um erro de planilha.
7. Responsabilização e Colaboração Fracas
Um dos grandes problemas das planilhas é que elas não dão suporte adequado ao trabalho em equipe. Se alguém edita uma célula, não há responsabilidade clara e, muitas vezes, você não consegue saber quem mudou o dado ou por quê. Mesmo com o histórico de versões, é difícil acompanhar decisões ou aprovações.
A colaboração também é limitada. As equipes podem digitar no mesmo arquivo, mas não há uma forma estruturada de atribuir tarefas, deixar comentários encadeados ou gerenciar fluxos de trabalho. As notas ficam escondidas nas células, as atualizações passam despercebidas e as pessoas continuam enviando arquivos de um lado para o outro. Logo, ninguém sabe qual arquivo é o correto. Isso torna os projetos lentos, traz mais erros e frustra a equipe.
8. Relatórios São Quase Impossíveis:
Para ter bons relatórios, você precisa de bons dados. Mas como obter relatórios significativos quando até uma planilha pequena é difícil de lidar? E, falando a verdade, quanto mais complexo for o seu dado, mais complexo será o relatório.
Planilhas mostram totais e somas. Mas relatórios reais de negócios precisam de dados de vendas, projetos e finanças juntos. Com planilhas, você fica com muitos arquivos e precisa uni-los manualmente. Isso leva tempo e gera mais erros.
9. Você Não Consegue Escalar com Planilhas
Se você tem uma pequena empresa, seu principal objetivo é crescer. Para crescer, precisa de ferramentas que cresçam com você. Mais clientes, mais projetos e mais transações deixam as planilhas lentas e difíceis de administrar. Elas não foram feitas para milhares de registros, múltiplas equipes ou fluxos de trabalho complexos.
10. Não São Amigáveis em Dispositivos Móveis:
Embora você nem sempre precise consultar os dados fora do escritório, sua equipe pode precisar. Isso significa carregar um laptop sempre que sair. Quando voltar, terá que enviar a planilha para compartilhar os dados. Sim, dá para abrir no celular, mas tabelas grandes em telas pequenas são difíceis de usar. Editar células é lento e você corre o risco de quebrar fórmulas.
11. Sem Automação
Planilhas não conseguem enviar lembretes, criar tarefas recorrentes ou disparar ações quando os dados mudam. Tudo depende de trabalho manual. Isso leva a prazos perdidos e tarefas esquecidas.
Por exemplo, um gerente de vendas que usa planilhas precisa lembrar todas as datas de follow-up. Se uma for esquecida, um cliente em potencial pode nunca mais responder. Com software, lembretes e e-mails automatizados conectados aos campos de dados evitam essas situações.
Cansado de fazer tudo manualmente? Leia o “Guia para Processos Empresariais Mais Inteligentes com o Flowlu.” Ele explica como configurar automações simples que mantêm as tarefas andando sozinhas.
12. Sem Integração Entre Áreas do Negócio
Planilhas não conectam projetos, vendas, finanças e comunicação. Cada planilha fica isolada. Você acaba gerenciando arquivos separados para clientes, tarefas, orçamentos e faturas, em vez de ter um sistema integrado.
Analisando os prós e contras das planilhas — mas especialmente suas limitações —, você pode até concluir que elas devem ser deixadas de lado e substituídas por outra ferramenta a partir de agora. No entanto, nem sempre é o caso. Na verdade, há situações em que você definitivamente deve usar planilhas.
13. Não Foram Feitas para Armazenar Conhecimento
Muitas pequenas empresas também tentam usar planilhas para manter procedimentos, checklists ou procedimentos operacionais padrão (SOPs). No começo, isso parece ok, mas logo os problemas aparecem:
- Os arquivos ficam cheios de abas e versões demais.
- É difícil pesquisar ou encontrar o passo certo quando você precisa.
- Novos funcionários têm dificuldade para entender o processo porque falta contexto.
- Atualizações importantes podem passar batido, deixando pessoas seguindo instruções desatualizadas.
Planilhas foram feitas para números, não para conhecimento. Elas não conseguem organizar guias, documentos e processos de maneira clara e pesquisável. Uma ferramenta com base de conhecimento dedicada é melhor para armazenar e compartilhar essas informações, garantindo que sua equipe trabalhe sempre na versão correta.
Quando Usar uma Planilha
Aqui estão alguns casos em que você deve usar uma planilha:
1. Quando Você Está Começando um Negócio
Se você está começando seu negócio, pode optar por usar planilhas. Afinal, há muitos benefícios, especialmente o fato de serem gratuitas e fáceis de usar. Você pode até usá-las para dados de contato de clientes, já que, no início, terá poucos — algo administrável. Contudo, à medida que o negócio cresce, deve substituir as planilhas por um banco de dados.
2. Quando Não Existe uma Ferramenta Específica para o que Você Precisa
Às vezes, não há uma ferramenta para o que você precisa. Talvez você toque muitos projetos ao mesmo tempo, e algumas pessoas atuem em mais de um. Se quiser ver o quadro geral, uma planilha pode ajudar. Você não precisa verificar projeto por projeto. Basta usar fórmulas para obter o que deseja.
3. Quando Você Precisa Gerenciar um Grande Conjunto de Dados
Quando precisa manipular um conjunto de dados grande, planilhas são uma das melhores soluções. Mesmo com uma quantidade enorme de dados, ainda é fácil visualizar o que você quer.
Quando Usar um Banco de Dados em Vez Disso
De forma simples, um banco de dados é um programa que armazena, organiza e recupera dados. Eis algumas situações em que você deve usar um banco de dados em vez de uma planilha:
1. Disponibilizar Informações de Clientes para Todos
Quando você quer garantir que todos na empresa possam acessar dados importantes de clientes, deve usar um banco de dados, já que ele pode ser acessado de vários dispositivos.
2. Quando Você Quer Escalar
Embora as planilhas sejam ótimas para armazenar dados quantitativos, os bancos de dados são projetados para armazenar dados qualitativos. E, quando sua empresa está crescendo, você deve usar um banco de dados em vez de planilhas para gerenciar mais clientes com eficiência.
3. Integra-se a Outras Ferramentas
Diferente das planilhas, bancos de dados podem se integrar a outras ferramentas, como softwares de marketing, por exemplo.
Por que Usar Software em Vez de Planilhas
À medida que seu negócio cresce, você também verá o número de planilhas aumentar, assim como o tamanho das que já tinha. Isso mostra que é hora de migrar para um software. Existem muitos tipos de soluções no mercado que podem ajudar sua empresa. Há as mais completas — sistemas de CRM (Customer Relationship Management) — e outras para folha de pagamento, RH ou contabilidade.
Ao usar software em vez de planilhas, você vai dar um basta em tarefas manuais, falhas, erros e cálculos complexos. Como é fácil perceber, isso economiza um tempo precioso que você pode dedicar a tarefas mais importantes. E não para por aí. Na realidade, usar programas no lugar de planilhas também permite obter melhores insights para tomar decisões mais acertadas.
Quando Usar Software em Vez de Planilhas
É aqui que ferramentas tudo-em-um que combinam CRM, gestão de projetos, finanças e compartilhamento de conhecimento mostram seu verdadeiro valor.
1. Processos de Folha de Pagamento:
Se você usa planilhas para gerenciar a folha, sabe que o processo toma tempo demais e é propenso a erros. Por outro lado, se usar ferramentas em nuvem para folha de pagamento, seu trabalho será mais rápido, eficiente e automatizado.
Ao usar essas aplicações, você não apenas paga seus funcionários — também automatiza os cálculos de impostos ao mesmo tempo. Além disso, você nunca precisará se preocupar com mudanças na legislação, já que esses programas são atualizados regularmente para garantir conformidade.
Se você usa planilhas para a folha, não está apenas perdendo tempo — também está colocando informações pessoais sensíveis em risco.
2. Gerenciar Faturas:
Usar um sistema de contabilidade é uma ótima opção para gerenciar faturas. Além de criar faturas mais rápido e com mais facilidade, você também usará os dados corretos.
Se você ainda usa planilhas para essa tarefa, sabe que precisa ter cuidado com as informações importadas do banco, por exemplo, pois podem não estar conciliadas.
Ao usar software para gerenciar faturas, você também pode gerar documentos com sua marca, deixando-os mais profissionais. Mas, o mais importante, pode receber extratos bancários, acompanhar pagamentos e calcular e enviar declarações de IVA/ICMS.
3. Acompanhar Pagamentos
É normal empresas lidarem com faturas não pagas. No entanto, quando você usa planilhas, é difícil manter o controle desses dados de pagamento. Por outro lado, se usar um sistema em nuvem, pode ser alertado sobre atrasos e automatizar mensagens para os clientes.
4. Manter Despesas Bem Detalhadas:
Embora seja fácil encontrar informações sobre uma despesa específica, você também pode precisar guardar o comprovante. Então, precisa de uma forma de armazenar esses dados. A realidade é que isso tudo pode ser um pouco demais se você estiver usando apenas planilhas. Afinal, com software você não só consegue encontrar rapidamente qualquer despesa, como também digitalizar ou fotografar recibos e manter tudo no mesmo lugar.
5. Gerenciar Projetos e Tarefas
Planilhas conseguem listar tarefas, mas não mostram prazos em uma linha do tempo nem notificam quando o trabalho atrasa. Com software, você pode atribuir tarefas, definir prioridades e ver o progresso em um quadro Kanban ou gráfico de Gantt. Isso deixa os dados do projeto claros para toda a equipe.
6. Gerenciar Relacionamento com Clientes
Uma planilha com nomes e e-mails é apenas uma lista de contatos. Ela não mostra etapas de vendas, histórico do cliente nem lembra você de fazer follow-up. Com aplicativos, você mantém todos os dados em um só lugar, acompanha negociações e vê em que etapa do funil cada cliente está. Isso ajuda a fechar mais vendas e oferecer um atendimento melhor.
Conclusão
É mais importante do que nunca que pequenos empresários usem tecnologia para ajudar no crescimento de seus negócios. Felizmente, os fornecedores fazem de tudo para entregar ótimas ferramentas a preços acessíveis.
É fundamental lembrar que planilhas não são nem Deus nem o Diabo. Elas ainda podem ser úteis em certas circunstâncias. No entanto, quando você quer economizar tempo, automatizar processos, manter registros precisos e trabalhar de qualquer lugar a qualquer momento, deve considerar sistemas em nuvem.
Planilhas são úteis, mas não são suficientes para um negócio em crescimento. Funcionam para tarefas simples no começo, mas quando a equipe aumenta, surgem problemas: dados perdidos, erros, falta de relatórios e nenhuma forma eficiente de gerenciar projetos ou clientes.
Para projetos, planilhas não mostram o quadro completo. Para clientes, não oferecem histórico, funil ou lembretes. É aqui que o software se faz necessário.
Uma planilha pode ser suficiente para um freelancer com cinco clientes. Mas, para uma equipe que lida com 50 projetos e centenas de clientes, ela rapidamente vira um gargalo.
Com o Flowlu, você tem tudo em um só lugar:
- Gestão de projetos com tarefas, prazos, gráficos de Gantt e quadros Ágeis.
- CRM para acompanhar clientes, negociações e funis de vendas.
- Ferramentas financeiras para gerenciar faturas, despesas e pagamentos.
- Colaboração em equipe e automações para economizar tempo e evitar erros.
Portanto, mantenha as planilhas para trabalhos pequenos e simples. Mas, se quiser economizar tempo, fazer seu negócio crescer e trabalhar de forma mais inteligente, migre para um sistema como o Flowlu.
Usar ferramentas de automação traz muitas vantagens. Eliminar dados sujeitos a erro e o preenchimento manual são dois fatores essenciais. Você também ganha uma solução mais econômica, flexível e fácil de usar, que ajuda a economizar tempo.
Não. Há muitos benefícios em usar planilhas do Excel. Por exemplo, se você está começando um negócio, pode usar planilhas sem problema. Nessa fase, escalabilidade de dados, integração com outros apps e colaboração em tempo real ainda não são prioridades.
Planilhas podem servir para uma lista simples de tarefas, mas não são boas para o gerenciamento completo de projetos. Elas não mostram prazos em uma linha do tempo, não enviam lembretes e não permitem trabalho em equipe em tempo real. Ferramentas como o Flowlu oferecem gráficos de Gantt, quadros Kanban e painéis de projeto para gerenciar o trabalho e os dados com mais eficiência.
Você pode anotar nomes e e-mails de clientes em uma planilha, mas não é possível acompanhar ligações, negociações ou etapas de vendas. As planilhas também não lembram de fazer follow-ups. Um CRM como o Flowlu mantém todo o histórico e os dados dos clientes em um só lugar, mostra funis de vendas e ajuda você a fechar mais negócios.
Quando sua equipe cresce, quando você tem muitos clientes ou precisa de relatórios de dados, é hora de deixar as planilhas de lado. Nesse ponto, sistemas como o Flowlu economizam tempo, reduzem erros e oferecem mais controle.
Sim. As planilhas continuam úteis para cálculos rápidos, listas simples ou tarefas pontuais com dados. Mas, para o gerenciamento diário de informações e atividades como projetos, clientes e finanças, o software é a melhor opção.
