Como Criar um Dashboard Útil para Organizações Sem Fins Lucrativos: Um Guia para Captação de Recursos
- 1. Defina o objetivo do seu dashboard de captação de recursos.
- 2. Coloque seus apoiadores no centro.
- 3. Facilite a visualização do progresso com períodos de tempo e gráficos.
- 4. Atualize e atribua tarefas para manter sua equipe no caminho certo.
- 5. Faça testes com usuários para otimizar seu dashboard.
Todos já passamos por isso: olhando para uma planilha densa com 10 abas às 18h, quando você preferiria estar tomando um café com um potencial grande doador. Uma pesquisa da Statista mostrou que os dois maiores desafios relatados por organizações sem fins lucrativos no último ano foram o aumento dos custos operacionais e a capacidade limitada de equipe. A equipe de captação de recursos da sua organização pode já estar sobrecarregada e não quer gastar o pouco tempo disponível tentando entender planilhas ou documentos confusos para encontrar os insights de captação de que precisa.
Quanto mais tempo sua equipe passa analisando relatórios complexos, menos energia sobra para o trabalho essencial que impulsiona sua missão, como planejar campanhas e se envolver diretamente com apoiadores e beneficiários.
Com isso em mente, reunimos cinco dicas para ajudar sua equipe a criar um dashboard para organizações sem fins lucrativos que realmente gere valor para o time de captação de recursos. Vamos começar ajudando você a definir seus objetivos no processo de criação do dashboard.
1. Defina o objetivo do seu dashboard de captação de recursos.
Antes de começar a construir um dashboard para organizações sem fins lucrativos, você precisa entender qual valor sua equipe busca. Revise seu sistema atual de acompanhamento do progresso da captação de recursos. Quais são as principais lacunas e dificuldades para sua equipe?
Normalmente, as principais necessidades de acompanhamento de dados das equipes de organizações sem fins lucrativos são:
- Avaliar e medir o progresso das campanhas de captação de recursos em andamento
- Realizar tarefas urgentes, como responder a uma solicitação sobre doações planejadas
- Avaliar a saúde do relacionamento com doadores e identificar possíveis perdas ou oportunidades de upgrade
Considere se atualizar sua tecnologia de captação de recursos pode ajudar a acompanhar melhor o progresso nessas áreas e alcançar seus objetivos. Por exemplo, pode ser necessário migrar para um CRM para organizações sem fins lucrativos mais robusto para armazenar e analisar dados de doadores. Ou talvez seja preciso implementar uma integração entre seu formulário de doação e seu dashboard para garantir que suas ferramentas compartilhem os mesmos dados.
Com uma visão clara das suas necessidades atuais e das ferramentas que você utiliza, é possível começar a criar um dashboard personalizado que realmente ajude sua equipe de captação de recursos.
2. Coloque seus apoiadores no centro.
No fim das contas, os públicos da sua organização sem fins lucrativos — doadores, voluntários, beneficiários, defensores da causa e participantes de campanhas peer-to-peer — são o coração da sua missão. Como sua equipe de captação de recursos prioriza essas pessoas no dia a dia, elas também devem ter um papel central no seu dashboard.
Seu dashboard deve mostrar com destaque as seguintes métricas relacionadas a apoiadores:
- Novos doadores recentes: Esses doadores devem receber mais atenção no início do relacionamento com sua organização, como ligações ou e-mails. Esse tipo de interação aumenta as chances de que novos doadores continuem envolvidos com sua organização a longo prazo.
- Interações recentes com doadores: Com um registro das interações anteriores, a equipe de captação pode retomar facilmente o contato, como ligar para um doador que conheceu em um evento presencial.
- Retenção de doadores: Conhecer sua taxa de retenção de doadores é extremamente importante, já que pode custar até $1,50 para arrecadar $1 de um novo doador, mas apenas $0,20 ou menos para arrecadar $1 de um doador existente. Mostrar essa métrica no dashboard mantém a retenção sempre em foco e permite agir rapidamente quando necessário.
- Valor do ciclo de vida do doador (LTV): O LTV do doador representa o valor total que um doador médio contribui para sua organização ao longo do relacionamento. Essa métrica traz insights importantes sobre a sustentabilidade e a viabilidade financeira de longo prazo da organização.
Com esses indicadores-chave de desempenho (KPIs) em mãos, sua equipe de captação de recursos pode se conectar com doadores no momento certo e manter altos níveis de engajamento. Isso ajuda a garantir que o processo de captação continue centrado nas pessoas. O apoio e o entusiasmo dos doadores são essenciais para cada parte do sucesso da sua captação, das campanhas às grandes doações.
Muitas organizações sem fins lucrativos acompanham essas informações sobre apoiadores dentro do seu CRM. No Flowlu, os perfis de doadores podem armazenar o histórico de interações, notas de reuniões ou chamadas e registros de doações. Quando esses dados alimentam um dashboard, os responsáveis pela captação de recursos conseguem ver rapidamente quais doadores contribuíram recentemente, quais relacionamentos precisam de acompanhamento e onde existem oportunidades de engajamento.
3. Facilite a visualização do progresso com períodos de tempo e gráficos.
Na prática, a forma como você apresenta seus KPIs de captação de recursos é quase tão importante quanto as métricas que escolhe acompanhar. Se os dados forem difíceis de visualizar ou entender, sua equipe não conseguirá aproveitar todo o potencial dessas informações.
Por isso, recomendamos adotar estratégias claras de visualização e organização de dados, como:
- Usar indicadores visuais para metas de campanha de captação, mostrando o progresso em direção a marcos específicos. Isso ajuda membros da equipe que aprendem melhor visualmente a entender rapidamente o progresso da campanha. Por exemplo, você pode usar um termômetro de arrecadação para mostrar o progresso rumo à meta de uma campanha de crowdfunding. Ou usar uma linha do tempo para exibir metas alcançadas em cada etapa da campanha, como atingir $10.000 ou receber doações de 250 doadores.
- Implementar intervalos de datas personalizáveis para que líderes de captação possam comparar o desempenho atual com tendências históricas. Por exemplo, imagine que você queira comparar o desempenho das campanhas de fim de ano ao longo de três anos. Use o dashboard para definir intervalos de datas para dezembro de 2023, 2024 e 2025 e comparar os resultados lado a lado. Esses dados ajudam a identificar quais estratégias levaram a melhores ou piores resultados em cada ano.
- Dividir o desempenho da captação por intervalos de tempo específicos para identificar tendências sazonais ou semanais. Ao visualizar o valor arrecadado por semana, mês e ano fiscal ao mesmo tempo, sua equipe consegue entender o ritmo geral das doações. Por exemplo, se você perceber uma queda consistente nas arrecadações durante o verão, pode planejar antecipadamente uma campanha de doação com matching ou um desafio nas redes sociais para manter o engajamento.
Esse nível de transparência sobre os dados de captação garante que todos estejam alinhados em relação à saúde financeira da organização. Também facilita para a equipe reconhecer e celebrar conquistas ou ajustar estratégias de captação mais cedo durante uma campanha ou ao longo do ano para melhorar os resultados.
4. Atualize e atribua tarefas para manter sua equipe no caminho certo.
Seu dashboard para organizações sem fins lucrativos deve incluir uma seção dedicada para acompanhar tarefas ativas atribuídas a pessoas específicas e à equipe em geral. Essas tarefas podem incluir:
- Ligar para doadores de primeira vez para agradecer
- Identificar doadores com risco de deixar de contribuir e entrar em contato antes que se afastem
- Planejar a estratégia de mensagens para uma próxima campanha de arrecadação peer-to-peer
- Agendar e-mails de acompanhamento com doadores após um evento para apresentar oportunidades de doação e voluntariado
Use um layout limpo e organizado que destaque responsáveis pelas tarefas, prazos e informações de orçamento para cada atividade. Duas formas úteis de exibir tarefas são por meio de um gráfico de Gantt ou de um quadro Kanban.
Um gráfico de Gantt é uma ferramenta visual de gestão de projetos que usa um formato em cascata para representar um fluxo de trabalho. Nesse formato, é necessário concluir uma fase (uma tarefa ou atividade) antes de iniciar e concluir a próxima. A ferramenta mostra as tarefas em uma linha do tempo cronológica. Esses gráficos são úteis para dividir projetos maiores em atividades mais fáceis de gerenciar.
Um quadro Kanban também ajuda a visualizar fluxos de trabalho, mas é um pouco mais flexível porque as tarefas não precisam ter tantas dependências. Ao criar um quadro Kanban, você usa colunas que representam a etapa em que cada tarefa está dentro do processo maior, como “não iniciado”, “em andamento” e “concluído”. Quadros Kanban são úteis para tarefas mais imediatas do dia a dia.
Considere usar uma combinação dessas ferramentas visuais de gestão de projetos para concluir diferentes tarefas dentro de uma iniciativa maior de captação de recursos. Por exemplo, você pode usar um gráfico de Gantt para visualizar todo o cronograma de uma campanha de GivingTuesday e um quadro Kanban para atribuir tarefas diárias aos membros da equipe de captação.
Ferramentas como Flowlu combinam dados de captação de recursos com recursos de gerenciamento de projetos, o que facilita transformar insights em ações. Por exemplo, as equipes podem criar tarefas para fazer follow-up com novos doadores, atribuir responsabilidades de contato ou planejar marcos de campanhas. Essas atividades podem ser visualizadas com gráficos de Gantt ou quadros Kanban para que todos entendam o que precisa acontecer a seguir.
5. Faça testes com usuários para otimizar seu dashboard.
Criar o dashboard da sua organização não precisa ser uma tarefa única. Você pode achar o dashboard útil por alguns meses ou até alguns anos, mas com o tempo podem surgir novas necessidades. Sempre é possível atualizar o dashboard para acompanhar mudanças nas prioridades e necessidades.
Realize uma revisão do dashboard a cada poucos meses para coletar feedback da sua equipe de captação de recursos. Siga os passos abaixo:
- Peça para um membro da equipe realizar uma tarefa comum, como atualizar o perfil de um doador com informações recentes de interação. A tarefa pode ser concluída rapidamente (em um minuto ou menos)? Surgem dificuldades durante o processo?
- Avalie as integrações que mantêm o dashboard funcionando corretamente. Existem silos de dados ou situações em que as informações poderiam circular melhor entre as plataformas?
- Considere a usabilidade e acessibilidade do dashboard. Os rótulos são claros e precisos? O texto e os botões são legíveis, com bom contraste de cores? A navegação é simples, exigindo apenas alguns cliques para concluir ações importantes?
Leve em conta o feedback da equipe ao atualizar o dashboard para melhorar a experiência de uso. Adote uma abordagem de melhoria contínua, fazendo pequenas melhorias ao longo do tempo em vez de mudanças grandes e demoradas.
Com um dashboard claro e útil, sua organização mantém um alto desempenho na captação de recursos e amplia o apoio à sua missão. Ao criar uma ferramenta confiável, intuitiva e focada em relacionamento, você ajuda sua equipe a trabalhar melhor sem ser atrasada por dificuldades técnicas.
Muitas organizações começam usando planilhas, mas em algum momento percebem que gerenciar dados de captação se torna difícil. Plataformas como Flowlu simplificam esse processo ao reunir CRM, dashboards, gestão de projetos e automação em um só lugar. Com o sistema certo e um dashboard bem estruturado, as equipes de captação podem gastar menos tempo organizando dados e mais tempo fortalecendo o relacionamento com apoiadores.
Para obter melhores resultados, as equipes de captação de recursos devem verificar dashboards orientados a tarefas diariamente para gerenciar follow-ups e interações com doadores. Já as equipes de liderança podem analisar métricas baseadas em tendências, como taxas de retenção e LTV, semanal ou mensalmente. Esse ritmo ajuda a manter as tarefas de curto prazo sob controle enquanto as estratégias de longo prazo seguem alinhadas com as tendências dos dados.
Para evitar fadiga causada por dashboards cheios de informações, limite a visualização principal apenas aos KPIs mais importantes que exigem ação imediata. Use abas ou diferentes visualizações para propósitos distintos, como uma para tarefas diárias e outra para relatórios trimestrais para o conselho. Revise o dashboard regularmente para remover métricas que a equipe já não utiliza para tomar decisões estratégicas.
Idealmente, um diretor de desenvolvimento ou um gerente de banco de dados deve supervisionar a configuração inicial para garantir que os KPIs estejam alinhados com os objetivos da organização. Depois que o dashboard estiver pronto, integrações automatizadas podem cuidar da maior parte da manutenção dos dados. Caso não haja conhecimento técnico interno, contratar um consultor para a configuração inicial pode evitar que a equipe atual fique sobrecarregada com o processo técnico.
