Assumindo o Controle dos Projetos em 2025: O Que Você Precisa Saber
Ao trabalhar em um projeto, você pode ser afetado por fatores externos que impactam o custo, o tempo ou ambos. Como gerente de projeto, você sabe que essas coisas podem acontecer, por isso sempre toma precauções para estar preparado para eventos imprevistos. No entanto, você pode precisar de algo a mais—controles de projeto.
Controle de Projeto
Controles de projeto são os processos, técnicas e ferramentas que ajudam a gerenciar seis restrições principais do projeto: recursos, custo, tempo, risco, qualidade e escopo. Em termos simples, controle de projeto significa usar as ferramentas certas para manter tudo no caminho certo—no cronograma e dentro do orçamento.
Idealmente, os controles de projeto são definidos durante a fase de planejamento. Mas na prática, alguns gerentes de projeto optam por introduzi-los mais tarde, durante o próprio projeto. Depende realmente do gerente e do tipo de trabalho.
Existem muitas ferramentas que podem apoiar o controle de projeto. As mais comuns incluem o termo de abertura do projeto, o método do caminho crítico (CPM), uma matriz RACI, e estruturas de divisão do trabalho (WBS). Elas trazem estrutura e clareza para cada etapa do trabalho.
Para tornar as coisas mais simples, você também pode usar software de PM. Flowlu é uma opção. Ele combina ferramentas de CRM e gerenciamento de projetos em uma única plataforma.
Com o Flowlu, você tem acesso a recursos como painéis, gráficos de Gantt, cronograma, calendário, gerenciamento de tarefas e quadros Kanban. Esses recursos ajudam a identificar problemas, perceber padrões e gerar relatórios úteis. Fica mais fácil ver como seu projeto está indo—em qualquer momento.
Controles de Projeto vs. Gestão de Projetos
Se você pensar bem, controles de projeto e gestão de projetos podem parecer muito semelhantes. No entanto, a gestão de projetos é um conceito mais amplo. A verdade é que os métodos de controle de projeto ajudam apenas o gerente de projeto a acompanhar as restrições do projeto. Por outro lado, a gestão de projetos é muito mais ampla, pois inclui todas as metodologias e técnicas para cada etapa do projeto.
Sistemas de Controle na Gestão de Projetos
Uma coisa importante a saber sobre os controles de projeto é que eles variam dependendo da fase da iniciativa.
#1: Fase Inicial
Nesta fase, você precisará definir objetivos e metas principais, definir um custo inicial, identificar riscos e estabelecer um cronograma.
#2: Fase de Planejamento
Durante essa fase, você precisará criar um plano detalhado de alocação de recursos, determinar os KPIs (ou outras métricas) que usará para avaliar os resultados e o desempenho, e definir a estrutura dos relatórios que receberá. Em termos simples, você precisa colocar tanto as ferramentas de orçamento quanto de cronograma para funcionar.
#3: Fase de Execução
Durante esse período, seu principal objetivo é garantir que tudo esteja no caminho certo. Portanto, você deve usar controles de projeto como avaliações de risco, acompanhamento de custos e monitoramento em tempo real.
#4: Fase de Monitoramento & Controle
Nesta etapa, você deve garantir que o sistema de controle de gestão de projetos ainda esteja atualizado. Em termos simples, você precisará comparar o que definiu no início com a linha de base e, se necessário, gerenciar mudanças e atualizar previsões.
#5: Fase de Encerramento
Embora você possa achar que não precisa mais de controles de projeto, isso não é verdade. Você deve garantir que revisou as lições aprendidas e pode aplicar melhores controles de projeto em sua próxima iniciativa.
6 Benefícios dos Controles de Projeto
Como você pode ver facilmente, existem muitos benefícios em usar controles de projeto. Aqui estão alguns dos mais importantes:
- Os custos diminuem à medida que você toma decisões usando os KPIs definidos desde o início.
- Tanto os dados de custo quanto os de conclusão tornam-se mais precisos.
- Fica mais fácil avaliar a saúde financeira do projeto.
- Sua reputação melhora.
- Os membros da equipe se beneficiam de maior satisfação no trabalho.
- Você ganha informações valiosas que podem ser aplicadas em futuras iniciativas.
4 Desafios ao Usar Controles de Projeto
Se você acabou de começar a usar controles de projeto e não obteve os resultados esperados, é importante entender que pode levar um tempo para configurar responsabilidades da maneira mais eficaz. Frequentemente, quando as coisas começam a sair do controle, as equipes de liderança apontam os dedos para os controles de projeto. No entanto, o verdadeiro problema pode não ser se os controles de projeto foram usados—mas como foram implementados.
Alguns desafios que sua equipe pode enfrentar ao trabalhar com controles de projeto incluem:
#1: Falta de Comprometimento
Às vezes, um dos maiores obstáculos vem do topo da hierarquia. Quando se pensa em controle, é fácil assumir que envolve apenas monitoramento. Na realidade, também requer tomada de decisões com base nos relatórios e análises que você recebe durante o processo. Se não houver ninguém responsável por tomar essas decisões, o trabalho provavelmente não terá sucesso.
#2: É Um Custo Extra
Algumas empresas esperam ver retornos imediatos de seus investimentos. No entanto, isso nem sempre acontece com os controles de projeto. Embora certamente haja um custo para implementá-los, o retorno a longo prazo geralmente é muito maior. Você economizará tempo e recursos, melhorará a reputação da sua empresa e aumentará a satisfação dos funcionários—tudo ao mesmo tempo.
#3: Podem Ocorrer Confrontos
Outro desafio que os controles de projeto podem introduzir é o conflito entre o controlador de projeto e a equipe. Alguns membros da equipe podem sentir que estão sendo monitorados em excesso e resistir a essa abordagem. Por isso, é importante explicar claramente o que são os controles de projeto e como eles beneficiam todos—para que toda a equipe esteja alinhada.
#4: Processos Manuais
Muitas empresas e negócios continuam usando os mesmos processos antigos que às vezes são manuais, mas também podem estar desatualizados. Como você pode imaginar, isso pode trazer vários problemas, já que você não terá uma visão adequada das iniciativas em andamento e seus controles.
O Que é Controle de Projeto na Gestão de Projetos?
A melhor maneira de responder a essa pergunta é mostrar alguns exemplos de controles de projeto.
Exemplo #1: Registro de Riscos
Como já mencionamos acima, gestão de riscos é um controle de projeto. Então, você pode usar um registro de riscos, que é simplesmente um documento que você pode usar para identificar e acompanhar os riscos que podem afetar sua iniciativa. Ao fazer isso, você terá tempo para encontrar soluções antes que esses riscos se tornem uma realidade. Em outras palavras, você fará mudanças para evitar que coisas ruins aconteçam.
Exemplo #2: Relatório de Status do Projeto
Esses são controles que podem ajudar você a ver como o projeto está progredindo. É importante manter todos informados—desde a equipe que está fazendo o trabalho até a gestão e os stakeholders.
Como o nome indica, você receberá um relatório sobre tudo relacionado ao projeto, desde cronogramas até custos e acompanhamento de tarefas—qualquer coisa de valor.
Exemplo #3: Gráfico RACI
Gráficos RACI são sempre importantes, mas são especialmente essenciais quando você está trabalhando em um grande projeto complexo, ou em um que envolva trabalhadores remotos e múltiplos stakeholders.
Em última análise, este é um gráfico que você cria com os nomes das pessoas responsáveis, responsáveis finais, consultadas e informadas em um projeto. Assim, todos saberão o que precisam fazer.
Exemplo #4: Relatório de Trabalho em Progresso (WIP)
Se você tem uma empresa de construção, pode usar relatórios WIP para acompanhar os custos totais e os custos em cada etapa. Esses relatórios ajudam você a tomar decisões informadas ao gerenciar riscos e monitorar o progresso ao mesmo tempo.
Conclusão
Os controles de projeto são, sem dúvida, extremamente úteis para gerentes de projeto e para toda a empresa. Afinal, eles ajudam a garantir que os gerentes tomem decisões bem-informadas, prevenindo riscos desnecessários e custos extras.
Se você deseja começar a usar controles de projeto em seus projetos, experimente o Flowlu.
Basicamente, os controles de projeto ajudam os gerentes de projeto a manter o projeto no caminho certo, gerenciando custos e riscos. Com as informações fornecidas, os gerentes podem tomar decisões informadas para entregar os projetos no prazo e dentro do orçamento.
A maneira mais fácil de começar a usar os controles de projeto é com o software de gestão de negócios Flowlu. Você pode adicionar tarefas facilmente e atribuí-las aos membros da equipe, melhorar a colaboração e comunicação, e acompanhar as operações e vendas—tudo em um só lugar. Com seu painel intuitivo baseado na nuvem, o Flowlu simplifica seu fluxo de trabalho e traz clareza para o processo de gestão.
Idealmente, os controles de projeto são adicionados durante a fase de planejamento. É quando você define o orçamento, atribui recursos e define os KPIs que serão usados para acompanhar o progresso. Mas, em alguns casos, os gerentes de projeto aplicam os controles mais tarde—dependendo de como o projeto se desenvolve.
De jeito nenhum. Mesmo iniciativas menores se beneficiam de controles claros. Eles ajudam a gerenciar custos, prevenir atrasos e manter todos alinhados—não importa o tamanho ou a complexidade do trabalho. Controles sólidos trazem estrutura e clareza para o seu processo geral de gestão.
