O que é software de gerenciamento de projetos? Definição, recursos e benefícios
- O que é a definição de software de gestão de projetos?
- Quem usa software de gestão de projetos?
- O propósito do software de gestão de projetos
- 8 vantagens do software de gestão de projetos
- 8 principais recursos do software de gestão de projetos
- Os diferentes tipos de software de gestão de projetos
- Como escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos
- 3 desafios comuns enfrentados pelos usuários
- Conclusão
Como gerente de projetos, se você olhar ao seu redor e só enxergar listas de tarefas, planilhas e sua caixa de entrada de e-mails lotada, é hora de repensar a forma como trabalha. Não há dúvida de que um GP tem sempre muita coisa nas mãos. Mas, se você não consegue fazer tudo o que precisa, é hora de procurar um software que possa ajudar. E uma dessas ferramentas é o software de gestão de projetos.
Hoje, vamos falar sobre o significado e propósito do software de gestão de projetos, os benefícios de usar um software de GP e como ele é utilizado. Por fim, mostraremos como escolher o mais adequado para você.
O que é a definição de software de gestão de projetos?
Uma definição simples para ferramentas de gestão de projetos é que são sistemas que ajudam as pessoas a conduzir e gerenciar seus projetos. Como é fácil perceber, existe uma grande variedade desse tipo de software no mercado.
Há alguns mais simples, que oferecem listas de verificação e calendários fáceis de usar para garantir que você esteja organizado, enquanto outros são mais complexos e vêm com vários recursos diferentes — desde o gerenciamento de tarefas até colaboração, suporte ao cliente e funcionalidades de marketing, entre muitos outros.
Você pode definir ferramentas de gestão de projetos como softwares que ajudam a organizar, compilar, planejar e alocar recursos para GP. Com essas soluções digitais, suas equipes sempre saberão em que ponto estão em termos de tarefas, responsabilidades e prazos, e você poderá controlar o tempo e os custos envolvidos no trabalho a qualquer momento.
Quem usa software de gestão de projetos?
A verdade é que as vantagens de usar um software de GP são enormes, tornando essas ferramentas úteis para empresas de todos os tamanhos e setores.
Embora você possa pensar que o uso de um software de gestão de projetos só faria sentido para grandes empresas que precisam gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, isso não é verdade. Na realidade, freelancers ou empreendedores individuais, por exemplo, podem usá-lo para gerenciar vários clientes. Instituições de ensino podem utilizar esse software para criar novos programas acadêmicos, e até organizações sem fins lucrativos podem aproveitá-lo para extrair o máximo de seus voluntários.
O propósito do software de gestão de projetos
O principal objetivo de um software de GP é ajudar gerentes de projetos e empresas a organizarem seu trabalho e garantirem que cumpram todos os prazos.
Embora existam muitas ferramentas diferentes, como já mencionamos, todas permitem obter uma boa visão do progresso do trabalho e do status do projeto. Elas também funcionam como o local central para visualizar tudo sobre as tarefas (concluídas, pendentes, dentro do prazo e mais), prazos, processos e recursos.
8 vantagens do software de gestão de projetos
Então, por que usar um software de gestão de projetos? Resumindo, você encontrará muitas vantagens ao utilizá-lo, especialmente em comparação ao período em que não tinha essa ferramenta ao seu lado.
Aqui estão alguns dos benefícios mais importantes que você perceberá:
#1: Comunicação aprimorada:
Ao usar um software de gestão de projetos, você perceberá que a comunicação melhora. A verdade é que todas as informações ficam armazenadas no mesmo lugar, acessível a toda a equipe.
Por exemplo, se alguém do suporte ao cliente precisar responder a um cliente, poderá verificar suas interações anteriores com a equipe de suporte, seu histórico de compras, detalhes e quaisquer outras informações relevantes, tudo acessível em um só lugar. Isso permitirá que o atendente responda de forma mais rápida e precisa, deixando os clientes satisfeitos.
#2: Melhor planejamento e agendamento de projetos:
Planejar projetos pode ser complicado se você ainda estiver usando planilhas. Embora sejam adequadas para projetos menores, quando se trata de projetos maiores ou múltiplos, as planilhas podem se tornar difíceis de gerenciar.
Felizmente, você conta com sistemas de gestão de projetos para ajudar a planejar e agendar todas as tarefas relacionadas a cada projeto que está gerenciando. Isso também ajudará muito a priorizar e atribuir tarefas a diferentes membros da equipe.
#3: Colaboração aprimorada:
Um projeto geralmente exige que membros de diferentes departamentos trabalhem juntos. Alguns podem até estar trabalhando remotamente. Então, se existe um sistema que facilita a colaboração, por que não usá-lo?
Adotar o trabalho totalmente remoto pode economizar para uma empresa com cerca de 50 funcionários até US$ 500.000 por ano em aluguel, contas de serviços e materiais de escritório. É uma grande parte do orçamento liberada para crescimento e inovação.
#4: Conclusão mais rápida de projetos:
Quando tudo está organizado e o trabalho da equipe e os recursos são bem distribuídos, seus projetos serão concluídos mais rapidamente.
#5: Delegação eficiente de tarefas:
Como gerente de projetos, você precisa delegar tarefas. Isso faz parte do seu trabalho. No entanto, sem um software de gestão de projetos, talvez você nem saiba quem está disponível para executá-las. Ao utilizar um, será possível atribuir trabalho rapidamente e configurar o software para enviar um alerta notificando o membro da equipe de que o prazo para concluir uma tarefa específica está próximo.
#6: Otimização do orçamento:
Embora elaborar orçamentos não seja uma tarefa simples, quanto mais informações você tiver, melhor será sua estimativa. E um software de gestão de projetos é fundamental, pois permite saber o que está acontecendo o tempo todo.
#7: Acesso e compartilhamento fácil de arquivos:
Ao usar um software de gestão de projetos, compartilhar e acessar arquivos será mais fácil do que nunca. Afinal, todos ficam centralizados no mesmo local seguro.
#8: Aumento da produtividade:
A produtividade também aumentará graças a todos os benefícios do uso de um sistema de gestão de projetos que acabamos de mencionar.
8 principais recursos do software de gestão de projetos
Se você está se perguntando por que usar um software de gestão de projetos, precisa ter em mente que o uso desse tipo de ferramenta vai muito além da comunicação e das ferramentas de gestão de tarefas.
Aqui estão os principais recursos que um software de gestão de projetos deve oferecer:
#1: Colaboração:
É importante que a ferramenta escolhida inclua diferentes tipos de soluções de colaboração. Pense nesse software como o ponto central para a colaboração da equipe. Portanto, você deve garantir que ele permita compartilhar e comentar, enviar mensagens, atribuir e delegar tarefas, entre outros.
#2: Modelos de planejamento de projetos:
Como gerente de projetos, você não tem tempo a perder. Então, começar cada plano de projeto do zero é cansativo. Procure um software que já ofereça modelos prontos para ajudar a economizar tempo. Também pode ser interessante buscar um que permita criar seus próprios modelos adaptados ao seu negócio.
#3: Automação:
Já que estamos falando de economizar tempo, recursos de automação são fundamentais em um software de gestão de projetos. Afinal, eles permitem agilizar processos e aumentar a eficiência geral.
#4: Quadros Kanban e Gráficos de Gantt:
Embora você possa preferir uma forma mais simples de visualizar seus projetos, cada gerente de projetos tem sua própria preferência. A realidade é que o software de GP deve incluir diferentes tipos de visualizações, mas duas das mais populares — e que sempre devem estar presentes — são os quadros Kanban e os gráficos de Gantt. Enquanto o primeiro é extremamente útil para manter as tarefas categorizadas e priorizadas, o segundo mostra como as tarefas se relacionam com o projeto como um todo.
#5: Integrações:
Mais um recurso que deve sempre fazer parte do software de gestão de projetos que você escolher, mas o tipo de integração necessária varia de um gerente de projetos para outro. Pode ser um calendário específico, uma ferramenta de controle de tempo que seu cliente usa, um software de contabilidade ou qualquer outro recurso que você queira continuar utilizando.
#6: Gestão de recursos:
A alocação de recursos é uma parte muito importante do seu trabalho como GP e, por isso, um sistema de gestão de projetos também precisa ajudar nessa tarefa. Procure um que permita programar seus projetos usando os dados e outros recursos disponíveis.
#7: Painel e relatórios:
Quando você quiser verificar o status do projeto, é no painel e nos relatórios que deve olhar. A ferramenta precisa mostrar todas as informações sobre um projeto, incluindo desempenho da equipe, custos, recursos e cronograma, de forma organizada. Os relatórios podem então ajudar a identificar gargalos e maneiras de melhorar os processos de trabalho.
#8: Aplicativo móvel:
Não há dúvida de que aplicativos móveis são extremamente práticos, e isso também vale para os aplicativos de software de gestão de projetos. Certifique-se de que o app funcione tanto em sistemas iOS quanto Android e que seja intuitivo e fácil de usar.
Os diferentes tipos de software de gestão de projetos
Dependendo do porte e do setor da sua empresa ou negócio, alguns softwares de gestão de projetos podem ser mais indicados que outros. Aqui estão os diferentes tipos:
#1: Baseado na nuvem (SaaS):
O software de gestão de projetos baseado na nuvem é instalado nos servidores do fornecedor, e você acessa pela Internet. Como é fácil perceber, isso permite economizar nos custos iniciais e de manutenção, ao mesmo tempo que oferece escalabilidade e flexibilidade.
Esse tipo de software é ótimo para empresas de todos os tamanhos.
Exemplo: Flowlu, Asana, Trello, ClickUp, Wrike, Monday.
#2: Local (On-Premise):
O software local é instalado nos servidores da sua empresa. Nesse caso, será necessário investir tanto em manutenção de TI quanto em recursos de hardware, mas, em contrapartida, você terá mais personalização e segurança.
Esse tipo de software é ideal para empresas que desejam ter mais controle sobre seus projetos.
Exemplo: Microsoft Project Server, JIRA Server (Data Center), Redmine, Primavera P6 (by Oracle).
#3: Específico para o setor:
Como o nome indica, esse tipo de software é projetado para um setor específico. Ele deve incluir otimização de fluxos de trabalho e conformidade com padrões.
Exemplo: Buildertrend ou Procore (para construção), Workamajig ou FunctionFox (para agências criativas), PracticePanther ou Clio (para equipes jurídicas), JIRA (para equipes de desenvolvimento), MediTask (para saúde).
#4: Especializado:
As ferramentas de gestão de projetos especializadas focam apenas em partes específicas da gestão de projetos. Elas podem se concentrar exclusivamente na colaboração ou no acompanhamento de tarefas, por exemplo. Essas soluções costumam ser usadas como complemento de outras e melhoram aspectos específicos da gestão do trabalho.
Exemplo: Discord para comunicação, Toggl Track para controle de tempo, Miro para brainstorming de marketing e colaboração visual, Google Sheets para relatórios.
#5: Integrado:
Enquanto o tipo anterior de software de gestão de projetos inclui apenas uma parte da gestão de projetos, esse tipo reúne várias funções em uma única plataforma. Por exemplo, pode incluir alocação de recursos, agendamento, faturamento e relatórios.
Exemplo: Flowlu, Zoho Projects, Teamwork, Smartsheet, Scoro e Wrike.
#6: Código aberto (Open-Source):
O software de código aberto é uma ótima opção para empresas que estão começando e não têm recursos para investir em um software de gestão de projetos. No entanto, é importante lembrar que é necessário ter alto conhecimento técnico não apenas para implementar esse tipo de sistema, mas também para mantê-lo.
Exemplo: OpenProject, Taiga, Odoo e ProjectLibre.
Como escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos
Analisando o que acabamos de apresentar, é normal sentir-se um pouco sobrecarregado com a quantidade de informações e até intimidado. Afinal, você quer ter certeza de que vai escolher o melhor software para o seu negócio. Então, não há motivo para se estressar. Estamos aqui para ajudar nesse processo de decisão.
Aqui estão os principais fatores que você precisa considerar antes de tomar a decisão final:
#1: As necessidades do seu negócio:
Todas as empresas são diferentes, e ninguém conhece a sua melhor do que você. Pense no perfil dos seus clientes, no tamanho da sua equipe, na duração e no tipo da maioria dos seus projetos, e até nos seus objetivos de negócio. Além disso, reflita sobre a forma como prefere se comunicar com os clientes e como pode melhorar seus processos internos.
#2: A metodologia do seu negócio:
É importante lembrar que toda empresa tem sua forma de trabalhar. Elas seguem um método que funciona para elas, e isso é perfeitamente normal. Não importa se o seu negócio é mais reativo e precisa de flexibilidade ou se é mais proativo e necessita de um fluxo de trabalho bem definido, com documentação e registros — existem excelentes sistemas de gestão de projetos para ambos os casos.
#3: Recursos e requisitos:
Novamente, isso varia muito de negócio para negócio. Você pode até estar no mesmo setor que outras empresas, mas precisar de recursos diferentes.
A melhor opção é fazer uma lista de todos os requisitos e funcionalidades que realmente precisa para garantir que a ferramenta escolhida atenda a todos.
Ferramentas como o Flowlu permitem começar de forma simples e expandir para funções avançadas como automação, faturamento ou uma base de conhecimento integrada. Assim, você não fica preso a mais do que precisa.
#4: Integrações:
Você provavelmente já está acostumado a trabalhar com algumas ferramentas com sua equipe e não quer trocá-las. A boa notícia é que não precisa. Basta verificar se o software de gestão de projetos escolhido permite integração com essas ferramentas.
#5: Usabilidade e suporte:
Não há dúvida de que usar um novo software sempre vem com uma curva de aprendizado. No entanto, quanto menor ela for e mais intuitiva a ferramenta, melhor. Além disso, é importante garantir que, se surgirem dúvidas ou problemas, haja uma equipe de suporte pronta para ajudar você e sua equipe.
#6: Flexibilidade e escalabilidade:
Ao procurar uma ferramenta de gestão de projetos, busque uma que sirva para os próximos anos. Esse é o tipo de software que você não troca com frequência. Portanto, é melhor escolher um que permita flexibilidade e crescimento — um que se adapte ao seu negócio, e não o contrário.
#7: Preço:
O preço é sempre um fator importante para as empresas. No entanto, não é preciso optar pela ferramenta mais cara ou pela gratuita. O ideal é saber exatamente do que você precisa e, a partir disso, decidir entre as opções que oferecem os recursos desejados.
#8: Configuração:
Dependendo do tipo de sistema de gestão de projetos escolhido, a configuração pode ser mais simples e rápida ou mais complexa e demorada.
3 desafios comuns enfrentados pelos usuários
#1: O custo:
Você pode encontrar ferramentas de gestão de projetos em todos os níveis de preço, inclusive gratuitas. No entanto, o ideal para o seu negócio é buscar aquela que se adapte às suas necessidades, sem escolher a mais cara ou a gratuita apenas por isso.
#2: Recursos extras:
Muitos empresários acabam escolhendo um sistema de gestão de projetos com base na quantidade de funcionalidades oferecidas, mesmo que não precisem delas. Isso certamente não é o caminho certo e só fará você perder tempo. Afinal, quanto mais recursos uma ferramenta tiver, mais complexa e difícil de aprender e usar ela será.
#3: Treinamento:
Se você é novo nesse tipo de ferramenta, escolher uma que já venha com treinamento incluso pode ser uma boa ideia. Isso vai economizar tempo para você e sua equipe.
Conclusão
No fim das contas, um sistema de gestão de projetos só será realmente bom para a sua empresa se ele conseguir se adaptar a ela.
Mesmo que existam vários tipos e recursos diferentes de ferramentas de gestão de projetos, você certamente não precisa de todos. Basta fazer uma lista dos elementos essenciais e das necessidades do seu negócio, das ferramentas que quer continuar usando com o novo software e escolher a que melhor se encaixa nos seus critérios.
O Flowlu atende a muitos desses requisitos para equipes em crescimento que buscam um único sistema para projetos, tarefas, CRM e cobrança de clientes — tudo em um só lugar.
No fim das contas, você precisa escolher aquela que faça mais sentido para o seu negócio, não o tipo mais popular.
Você deve encarar esse software como uma ferramenta que ajuda a gerenciar seus projetos e garantir que eles sejam concluídos no prazo. Portanto, é um investimento, não um custo. O tamanho desse custo depende das suas necessidades.
Os recursos necessários vão depender do seu negócio, mas a maioria dos usuários procura por gestão de tarefas, compartilhamento de arquivos, controle de tempo, colaboração da equipe e relatórios. É importante focar apenas nos recursos que apoiam o seu fluxo de trabalho real.
Sim, e deveriam. Pequenas empresas podem se beneficiar tanto quanto as grandes. A ferramenta certa ajuda a manter a organização, evitar atrasos e aproveitar melhor a equipe, mesmo que seja formada por poucas pessoas.
