KuboWeb é uma pequena agência digital localizada na Itália, liderada pelo CEO Matteo Colangeli. Desde 2016, eles têm ajudado pequenas e médias empresas nos setores de varejo, hospitalidade, alimentação e bebidas, bem-estar e construção a criar uma presença online clara e consistente por meio de design de sites, desenvolvimento de e-commerce, SEO, publicidade e gerenciamento de mídias sociais.
Gerenciar uma pequena agência significa fazer um pouco de tudo—muitas vezes tudo ao mesmo tempo. Ligações com clientes. Atualizações de projetos. Mudanças de última hora. Estratégia por uma hora, execução na próxima. Para o KuboWeb, isso funcionou por um tempo. Mas à medida que mais clientes chegaram e os projetos se acumularam, ficou mais difícil manter tudo organizado. Eles precisavam de algo mais confiável. Uma maneira de ficar em cima das tarefas sem depender da memória, planilhas ou muitas abas abertas. Algo que não deixasse os detalhes escaparem.
Antes do Flowlu: O Jogo das Planilhas
Como muitas pequenas equipes, o KuboWeb começou a gerenciar tarefas e cronogramas no Excel. Nos primeiros dias, era suficiente para manter as coisas em movimento. Mas à medida que a base de clientes crescia e os projetos se tornavam mais complexos, as planilhas rapidamente se transformaram mais em um fardo do que em uma ferramenta.
As tarefas ficaram mais difíceis de acompanhar, as atualizações estavam espalhadas por e-mails e arquivos, e manter o alinhamento da equipe se tornou uma tarefa diária árdua.
Foi quando Matteo e sua equipe perceberam que precisavam de algo melhor—algo criado para colaboração, com estrutura suficiente para manter os projetos claros e os prazos no controle, tudo em um só lugar.
Encontrando o Flowlu
Ao contrário de muitas equipes, o KuboWeb não passou meses saltando entre ferramentas ou testando inúmeros testes gratuitos. Eles encontraram o Flowlu em uma plataforma de avaliações, e logo perceberam que era a escolha certa. A combinação foi perfeita: recursos que realmente precisavam, sem o preço inflacionado. Fluxos de trabalho de projetos, rastreamento de tarefas, faturamento, CRM, colaboração em equipe—tudo isso, em um só lugar, sem a confusão ou custo usual.
Para o KuboWeb, poder dividir os projetos em tarefas claras e gerenciáveis e atribuí-las à pessoa certa fez toda a diferença. Eles não estavam procurando por recursos excessivos. Precisavam de estrutura sem complexidade—e isso foi exatamente o que o Flowlu lhes ofereceu.
Um Começo Rápido e Suave
Começar com o Flowlu foi surpreendentemente rápido. Levou cerca de uma semana para configurar tudo e integrá-lo ao fluxo de trabalho deles, e Matteo diz que o processo atendeu totalmente às expectativas deles.
A plataforma foi intuitiva e fácil de configurar, permitindo que a integremos rapidamente ao nosso fluxo de trabalho diário sem grandes interrupções.
Matteo ColangeliCEO do KuboWeb
O Que Mudou
Desde que migraram para o Flowlu, a maior mudança para o KuboWeb foi a clareza. A equipe agora tem uma visão completa de tudo o que está em andamento—cada tarefa, cada prazo, cada parte do processo.
Não há mais adivinhações sobre quem está fazendo o quê. Não há mais a necessidade de procurar atualizações nos e-mails.
Todos estão olhando para o mesmo plano, o que facilita o equilíbrio das cargas de trabalho, o cumprimento do cronograma e, de fato, concluir as tarefas sem correria de última hora.
Uma funcionalidade que teve um grande impacto é o fluxo de trabalho de projetos. Cada membro da equipe a usa diariamente para manter o alinhamento. Pense nisso como um modelo de projeto—mas com a estrutura já incorporada. Cada fluxo de trabalho inclui estágios predefinidos, tarefas, subtarefas, descrições e até regras de automação, para que cada novo projeto comece com um roteiro claro. Assim, quando um novo projeto é iniciado, eles não estão começando do zero ou copiando listas antigas de verificação. Tudo já está mapeado.
Economizando Tempo, Mantendo a Agilidade
O Flowlu dá à equipe do KuboWeb uma visão mais clara da carga de trabalho deles, o que torna o planejamento mais simples e muito mais preciso. Eles não estão adivinhando a capacidade ou correndo para encaixar as coisas—eles sabem o que está na mesa e o que vem a seguir.
Essa clareza ajuda-os a responder às solicitações dos clientes mais rapidamente e a usar o tempo de forma mais eficaz.
Não se trata apenas de manter a organização—é sobre manter a flexibilidade. Ser capaz de mudar de direção sem perder o foco significa que eles podem assumir mais trabalho sem desacelerar. E em uma agência movimentada, esse tipo de vantagem é crucial.
O Resultado Final
Matteo tem uma dica para novos usuários: dedique tempo para configurar sua base de conhecimento adequadamente. Não precisa ser perfeito, mas dar-lhe uma estrutura clara desde o início faz uma grande diferença. Sua equipe gastará menos tempo procurando respostas, seguirá os processos internos de maneira mais suave e conseguirá colocar os novos contratados em sintonia sem a necessidade de constantes check-ins.
É um pequeno passo que economiza muito tempo mais tarde.
O Flowlu deu ao KuboWeb mais do que um gerenciador de tarefas. Deu-lhes um sistema para se manterem focados, organizados e acompanhar o ritmo de seu trabalho. Para uma equipe pequena lidando com projetos em ritmo acelerado, esse tipo de suporte não é um bônus—é o que mantém tudo nos trilhos.
Está pensando em fazer a mudança? O Flowlu ajuda equipes a trabalharem com menos atrito e menos surpresas.
