Seis meses após lançar a Smart Team, Daniel Mallén se viu diante de um impasse. Sua agência de comunicação profissional, com sedes na Espanha e na Argentina, era especializada em marketing digital B2B para empresas industriais. Inicialmente, Daniel confiava em planilhas no SharePoint, conversas improvisadas e e-mails. Isso funcionava — até que deixou de funcionar.
Sobre a Smart Team
Smart Team é mais do que uma agência de marketing tradicional. Eles são especializados em ajudar empresas industriais e B2B a gerenciar marketing e vendas com mais facilidade. As empresas contratam a Smart Team para cuidar do marketing digital.
Eles ajudam as empresas a gerar leads, melhorar o SEO, gerenciar campanhas de e-mail marketing e ampliar o alcance nas redes sociais. A Smart Team usa automação e dados para evitar interrupções, permitindo que os clientes se concentrem no trabalho principal.
Ferramentas demais e pouca organização
No começo, as coisas eram simples o suficiente para lidar sem um software dedicado. Mas, conforme ficamos mais ocupados, virou uma bagunça rapidamente. Tínhamos planilhas demais e nenhuma forma clara de acompanhar o que cada um estava fazendo.
Daniel MallénDiretor da Smart Team
A Smart Team precisava de uma solução mais simples para gerenciar projetos de clientes, acompanhar tarefas e organizar as vendas. Daniel Mallén não era novo em softwares de gestão. Sua experiência anterior com ERPs como Productive e Holded o deixou cético em relação à maioria das soluções de gerenciamento de projetos.
As ferramentas que usei anteriormente não me convenceram. Eram complexas demais para nossas necessidades ou caras demais para o nosso orçamento.
Daniel MallénDiretor da Smart Team
Encontrando uma solução eficaz
A virada veio de uma fonte inesperada: um modelo de linguagem com o qual ele costumava tirar dúvidas sobre tecnologia. Quando Daniel explicou seus problemas, a sugestão foi o Flowlu — uma ferramenta que ele ainda não conhecia. O Flowlu oferecia gestão de projetos, CRM e rastreamento de tarefas, tudo por um preço que cabia no orçamento da Smart Team.
O que chamou minha atenção de imediato foi a promessa de usabilidade e preço justo. Eram exatamente essas duas coisas que faltavam em todas as outras soluções que analisamos.
Daniel MallénDiretor da Smart Team
Em vez de mudar tudo de uma vez, a Smart Team começou testando os recursos de CRM do Flowlu. Foi uma decisão acertada. Os benefícios foram imediatos. O CRM do Flowlu simplificou a comunicação com os clientes e o acompanhamento de oportunidades. As interações ficaram mais claras e a equipe conseguiu gerenciar as vendas com mais precisão e menos esforço.
Daniel já tinha familiaridade com softwares de gerenciamento de projetos, então começar a usar o Flowlu foi fácil. O que ele não esperava era que a equipe se adaptasse tão rapidamente. Normalmente, novas ferramentas atrasam o ritmo no início, mas com o Flowlu, foi tudo muito fluido.
O sucesso do piloto deu confiança para expandir a implementação. Em poucas semanas, toda a equipe estava usando o Flowlu para projetos, tarefas e gerenciamento do funil de vendas.
Projetos claros e menos estresse
Implementar o Flowlu simplificou o funcionamento da Smart Team. Antes, os projetos ficavam presos em e-mails e planilhas bagunçadas. Agora, há cronogramas definidos, tarefas claras e cada um sabe exatamente o que deve fazer. Até o funil de vendas, que era confuso, ficou fácil de acompanhar e gerenciar.
Conseguimos organizar nossos projetos de forma muito mais eficiente e vimos nossa produtividade crescer. Para mim, que supervisiono todos os projetos, o Flowlu facilitou muito a rotina e me poupou tempo em reuniões e e-mails.
Daniel MallénDiretor da Smart Team
Mas a transformação foi além da organização. Pela primeira vez, a Smart Team começou a trabalhar com prazos bem definidos. Os membros da equipe podiam ver suas tarefas com clareza e entender como elas se encaixavam no projeto maior. Em vez de uma comunicação confusa, passaram a gerenciar os projetos de forma mais clara e profissional.
Hoje, a Smart Team trabalha com prazos definidos, o que aumentou significativamente a eficiência. E o mais importante: Daniel consegue monitorar com facilidade todos os processos internos, inclusive os dos projetos dos clientes. Com as tarefas bem atribuídas e visíveis, ele gasta menos tempo supervisionando e mais tempo focado no crescimento do negócio.
Os clientes percebem a diferença
Os clientes da Smart Team não veem o que acontece nos bastidores, mas notam os resultados. Os projetos andam mais rápido, as entregas são pontuais e tudo parece mais confiável. No setor industrial B2B, essa consistência silenciosa faz muita diferença.
Os clientes da Smart Team — empresas industriais acostumadas a trabalhar com grandes agências — agora experimentam a agilidade de uma startup com a organização sistemática de uma empresa madura.
Daniel Mallén compartilhou que o Flowlu está ajudando a equipe a ganhar visibilidade sobre os principais indicadores pela primeira vez. Ele diz que estão construindo tudo do zero — e é exatamente aí que o Flowlu mais tem ajudado.
Para muitas pequenas agências, o problema não é otimizar processos existentes — é criar esses processos do zero. A Smart Team não queria melhorar sua gestão de projetos; queria ter uma de verdade.
A equipe já percebe melhorias na visibilidade e rastreamento do funil comercial, delegação de tarefas, responsabilidades internas e onboarding de projetos e serviços recorrentes.
Lições para equipes enxutas e ambiciosas
A experiência da Smart Team oferece lições valiosas para outras pequenas agências de serviços profissionais enfrentando dificuldades parecidas. O conselho de Daniel Mallén é direto e fruto da prática:
Treine bem sua equipe para garantir uma implementação rápida e tranquila. A usabilidade do Flowlu é um grande diferencial, e o onboarding deve ser bem direto. A maioria das ferramentas dificulta essa etapa — o Flowlu facilita muito esse processo.
Daniel MallénDiretor da Smart Team
A recomendação dele para outras agências que estão avaliando o Flowlu é clara: equipes pequenas de serviços profissionais que querem crescer vão encontrar no Flowlu uma ajuda valiosa para estruturar seus processos internos. A ferramenta é flexível o suficiente para diferentes necessidades e fácil de usar logo de cara, sem necessidade de treinamentos complexos. Sua usabilidade permite que os times comecem a ver benefícios imediatamente.
Palavras finais
Hoje, a Smart Team opera com os módulos de funil de vendas, fluxos de projeto, rastreamento de tarefas e CRM do Flowlu. Eles não usam todos os recursos — itens como faturamento, automações e relatórios avançados podem esperar. E esse é justamente o ponto. Escolheram o que precisavam, no momento certo, sem adicionar ferramentas ou custos desnecessários.
"Todo mundo usa", diz Daniel Mallén de forma simples ao ser perguntado sobre a adoção pela equipe. "Todos nós usamos."
Para uma empresa que começou com comunicação improvisada e planilhas espalhadas, essa frase representa uma transformação completa. A Smart Team encontrou seu ritmo — e, com ele, a base para um crescimento escalável.
No competitivo setor de marketing B2B, os clientes querem confiabilidade e profissionalismo. A Smart Team percebeu que sua maior vantagem não era fazer algo revolucionário. Era simplesmente fazer o básico muito bem feito. E, muitas vezes, a melhor ferramenta é aquela que a sua equipe realmente gosta de usar.
