¿Qué es un CRM en la nube? Todo lo que necesitas saber

Nick Rockwell

Responsable de marketing de contenidos

10 de junio de 2025

25 lectura mínima

Las herramientas de CRM en la nube se están volviendo más populares cada año—y con razón. Alrededor del 87% de las empresas ahora utilizan un CRM basado en la nube, lo que muestra un claro cambio alejándose del software antiguo que permanece atascado en un solo dispositivo y hacia herramientas a las que los equipos pueden acceder desde cualquier lugar.

Las empresas de todos los sectores están empezando a ver el valor. Los CRM en la nube ayudan a los equipos a mantenerse organizados, gestionar las relaciones con los clientes y mantener todo funcionando sin problemas—todo ello sin necesidad de una configuración completa de TI.

Si aún estás explorando qué es realmente un CRM en la nube y cómo podría encajar en tu empresa, este artículo te guiará por lo básico y destacará algunas de las mejores opciones disponibles en este momento.

¿Qué es un CRM basado en la nube?

En pocas palabras, la gestión de las relaciones con los clientes en la nube es un sistema o software alojado en los servidores del proveedor y accesible a través de Internet. Se trata de un tipo de SaaS que tiene dos grandes ventajas: no requiere grandes costos iniciales, ya que no es un software instalado, y su uso no demanda mucha experiencia. A diferencia del software instalado, un sistema de CRM en la nube no necesita un equipo de TI interno dedicado.

La responsabilidad de mantener el sistema de CRM en la nube en funcionamiento, actualizado, confiable, funcional y seguro recae en el proveedor. Con este tipo de software, las empresas pueden acceder a todos sus datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Algunos de los mejores sistemas de CRM en la nube también incluyen una aplicación móvil.

Cómo funciona el software de CRM en la nube

La herramienta de CRM en la nube ayuda a todos dentro de la empresa:

#1: La propia organización

Ya que las soluciones de CRM en la nube ofrecen un flujo de datos seguro y pueden integrarse fácilmente con otras aplicaciones, las organizaciones pueden obtener una visión completa y diferentes perspectivas de todo el negocio y sus clientes.

Con acceso a todos los datos, se vuelve más fácil supervisar distintos departamentos, como ventas, marketing, servicio al cliente y comercio digital.

#2: Los empleados

Todos los empleados pueden acceder fácilmente a los datos que necesitan mediante una app o cualquier dispositivo con conexión a Internet. Ya sea que busquen una solicitud de cliente, una métrica de campaña de marketing o cualquier otra cosa, pueden ver la información de inmediato.

#3: El equipo de TI

Como se mencionó antes, una de las principales ventajas de usar software de CRM en la nube en lugar de un sistema alojado internamente es que tu equipo de TI queda libre para centrarse en otras tareas. Mantener el CRM—mantenerlo en funcionamiento, actualizado y seguro—es responsabilidad del proveedor.

¿Quién debería usar soluciones de CRM en la nube para pequeñas empresas?

Si mantener felices a tus clientes está en tu lista de tareas, y probablemente lo esté, un CRM en la nube hace ese trabajo mucho más fácil. Funciona para casi cualquier tipo de negocio, sin importar el tamaño o la industria. No necesitas una sala de servidores ni un equipo de expertos en tecnología. No hay necesidad de pedir ayuda constantemente a tu persona de TI. En su lugar, obtienes un sistema de CRM que funciona en línea, se actualiza automáticamente y permite que tu equipo se concentre en los clientes en lugar del caos. Es una forma más sencilla y práctica de mantenerse organizado.

En Flowlu, lo hemos visto de primera mano. Cuando hablamos con equipos pequeños o empresas de rápido crecimiento, queda claro cuánto tiempo y estrés ahorran al tener todo en un solo lugar. Sin tener que alternar entre herramientas, sin perseguir actualizaciones—solo un sistema que les ayuda a mantenerse organizados y a servir mejor a sus clientes. Por eso creemos que el software de gestión de ventas en la nube no solo es útil—es esencial.

8 beneficios principales del CRM en la nube

Una de las mejores cosas de usar un CRM de ventas en la nube es que tiene múltiples beneficios y estos se sienten en todos los niveles de la empresa. Aquí están algunos de los principales:

#1: Fuerza laboral conectada

No importa si tu equipo trabaja en la oficina, desde casa, en el campo o un poco de todo. Todos pueden acceder de forma segura a la misma información en cualquier momento, porque todo está almacenado en línea. Así, tu equipo se mantiene sincronizado y siempre tiene a mano los detalles más recientes de los clientes.

#2: Bajos costos iniciales

Una de las mayores ventajas de usar un CRM en la nube para pequeñas empresas es que funciona en los servidores del proveedor y no en los tuyos. Ellos se encargan de todas las actualizaciones y el mantenimiento, por lo que no tienes que gastar dinero en hardware, configuración de servidores o soporte adicional de TI solo para mantenerlo en funcionamiento.

#3: Menos tiempo de inactividad

Cuando pagas por un software de gestión de clientes en la nube, no habrá tiempo de inactividad para actualizaciones o instalaciones de software. La realidad es que el proveedor del sistema de CRM se encargará de todo eso por ti. Esto es obviamente muy positivo, ya que significa que no habrá interrupciones en tus actividades y operaciones regulares.

#4: Mantenimiento y actualizaciones gratis

Tanto el mantenimiento como las actualizaciones son responsabilidad del proveedor del sistema de CRM, lo que significa que ellos se encargan de corregir cualquier error que pueda surgir, actualizar el software, gestionar las migraciones de datos y tomar en serio la seguridad de tu empresa y de tus clientes.

#5: Viajes de cliente personalizados

Una vez que comiences a usar software de CRM en la nube para tu pequeña empresa, podrás usar los conocimientos que te brinda para entender mejor a tus clientes. Como todos tus datos están en un solo lugar, es mucho más fácil ver todo el recorrido del cliente y enviar mensajes que se ajusten a las necesidades de cada persona.

#6: Fomentar la lealtad del cliente

Un de los principales beneficios del CRM en la nube para pequeñas empresas es cómo ayuda a que los clientes regresen. Cuando tienes una visión clara de la información de tus clientes, es más fácil detectar qué funciona, dónde puede ser necesario un cambio y cómo fortalecer tu proceso de ventas.

#7: Mayor seguridad

Los sistemas de CRM en la nube para pequeñas empresas siempre incluyen diversas certificaciones y medidas de seguridad para garantizar que tus datos estén protegidos en todo momento.

#8: Escalar tu negocio

Como propietario de un negocio, siempre estás buscando formas de crecer. Lo último que quieres es un software que te limite. Afortunadamente, el software de gestión de relaciones con clientes basado en la nube hace lo contrario. Es lo suficientemente flexible para adaptarse a cualquier industria y tamaño de empresa, por lo que puede mantenerse al ritmo del crecimiento de tu negocio año tras año.

3 desafíos de los sistemas de CRM en la nube

Al igual que todo lo demás, un sistema de gestión de relaciones con clientes en la nube tiene sus propios inconvenientes:

#1: Posible brecha de seguridad

Muchos propietarios de negocios no se sienten preparados para confiar sus datos empresariales a una compañía externa. Para quienes dudan en confiar en un proveedor externo, generalmente hay dos caminos—o eligen un CRM que funcione en sus propios servidores o renuncian a usar un CRM por completo. Honestamente, ninguna de las dos opciones es ideal. Una mejor solución es encontrar un proveedor confiable que se tome la seguridad en serio y mantenga tus datos y comunicaciones a salvo.

#2: Tus datos están en manos de otros

Cuando usas un CRM en la nube, ya no mantienes una copia de seguridad física de tus datos. Si algo sale mal por parte del proveedor y se pierden datos, no tendrás forma de recuperarlos por tu cuenta. Por lo tanto, es importante elegir un proveedor de CRM en el que confíes. Este proveedor debe hacer copias de seguridad de tu información de forma regular y tener un plan por si algo sale mal.

Aún mejor, elige un proveedor que permita exportaciones regulares de datos. Puedes establecer un recordatorio para exportar tus datos semanalmente y almacenarlos de forma segura. Es una buena práctica documentar esto en tus SOP internos. Si usas Flowlu, puedes gestionar fácilmente estas instrucciones en tu Base de Conocimientos para que tu equipo las siga.

#3: Sin control sobre las reparaciones del sistema

Lo último que deseas en un día laboral normal es perder el acceso a tus datos. Los fallos pueden ocurrir en cualquier momento, por lo que es vital escoger un proveedor de CRM confiable que pueda abordar y resolver rápidamente cualquier problema técnico o tiempo de inactividad cuando ocurra.

Características esenciales para un sistema de CRM en la nube

Si buscas un CRM en la nube, notarás que todos prometen mucho. Algunas herramientas están llenas de extras que quizás nunca uses. Otras mantienen lo básico. De cualquier manera, hay algunas características que realmente importan. Estas son las que debes tener en cuenta—marcarán la diferencia entre algo que suena bien y algo que realmente ayuda.

#1: Sistema de gestión de contactos

Un buen sistema de CRM en la nube no solo almacenará y organizará toda la información sobre tus clientes, sino que también hará un seguimiento de cualquier reunión, cita o comunicación relacionada con cada uno de ellos.

#2: Panel de ventas sencillo pero potente

Un buen CRM te ofrece un panel claro y fácil de leer. Deberías poder medir el rendimiento, seguir objetivos y ver los KPI.

#3: Copia de seguridad de datos

Aunque uses un CRM basado en la nube, debes verificar si el proveedor realiza copias de seguridad regulares de tus datos por si ocurre algo.

#4: Acceso desde la app

El CRM en la nube que elijas debería incluir una app para que tú y tus equipos puedan acceder a los datos siempre que lo necesiten desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Aunque una app no es obligatoria, siempre es mejor contar con una.

#5: Integraciones

Los mejores CRM se conectan con las herramientas que ya usas—como Outlook, Gmail y Slack—para que todo funcione en conjunto sin esfuerzo adicional.

#6: Informes

Aunque tener todos tus datos en un solo lugar es increíble, la realidad es que un sistema de CRM ofrece mucho más. Al fin y al cabo, los mejores incluyen herramientas de informes que te permiten obtener información periódica sobre los distintos procesos de tu negocio.

#7: Colaboración optimizada

Otro gran beneficio de usar una herramienta de CRM en la nube es que puedes mejorar la colaboración entre tus empleados. Al fin y al cabo, todos pueden acceder a los datos sin importar dónde estén.

La herramienta que elijas debería incluir diferentes formas de comunicación.

#8: IA (Inteligencia Artificial)

La IA debe ser parte del CRM que elijas. Esta herramienta debería ser capaz de ayudar a automatizar algunas tareas, ofrecer soluciones a problemas y ayudarte a encontrar nuevas oportunidades para servir mejor a tus clientes y generar más ingresos.

Cómo elegir un CRM en la nube que realmente se adapte a tu negocio

Los CRM en la nube no son todos iguales, y la mayoría de las empresas no necesitan algo repleto de funciones empresariales que nunca usarán. Esta lista de verificación puede ayudarte a centrarte en lo que importa y elegir una herramienta que se adapte a la forma en que tú y tu equipo realmente trabajan. Antes de escoger un CRM, pregúntate:

• ¿Cuál es tu objetivo principal? ¿Necesitas ayuda con el seguimiento de ventas, marketing, servicio al cliente o todo lo anterior?
• ¿Cuál es tu presupuesto? Considera tanto el precio mensual como lo que obtienes en los planes gratuitos.
• ¿Qué tamaño tiene tu equipo? Algunos CRM son perfectos para usuarios individuales o equipos pequeños, mientras que otros escalan mejor con el crecimiento.
• ¿Necesitas acceso móvil? Si tu equipo trabaja sobre la marcha, asegúrate de que el CRM tenga una app móvil que cubra lo esencial.
• ¿Qué herramientas ya utilizas? Busca CRM que se integren con tu software existente (como Gmail, Slack, Zoom, etc.).
• ¿Quieres funciones de automatización o IA? Algunos CRM ofrecen sugerencias inteligentes, automatización de tareas y previsiones—ideal si tienes poco tiempo.
• ¿Necesitas funciones de informes robustas? Los paneles de CRM y las estadísticas en tiempo real son clave si deseas seguir el rendimiento y los datos de los clientes.
• ¿Cuáles son las medidas de seguridad del proveedor de CRM? Asegúrate de que tu proveedor tenga políticas claras de protección de datos y copias de seguridad regulares.

Cuando eliges un CRM, no se trata de encontrar la herramienta con más funciones. En realidad, se trata de encontrar una herramienta que te ayude a trabajar de manera más inteligente. Debes pensar en lo que tu equipo necesita ahora, pero también en lo que necesitará dentro de seis meses. Una buena solución de CRM debe crecer con tu empresa y no frenarte.

5 mejores CRM basados en la nube para pequeñas empresas

#1: Flowlu:

Si estás explorando CRM basados en la nube, Flowlu definitivamente vale la pena. Viene con un panel limpio y personalizable que facilita configurarlo a tu gusto—y te ayuda a mantener todo tu negocio organizado en un solo lugar. Desde gestión de clientes potenciales hasta integración de correo electrónico, automatización de ventas y embudos de ventas, eventos y telefonía incluidos, los usuarios pueden tenerlo todo por una tarifa muy pequeña.

Una de las cosas que más les gusta a los clientes de Flowlu es que puedes tener una vista general de todo tu proceso de ventas mediante un tablero Kanban. El tablero Kanban te ofrece una visión clara de cada oportunidad, para que puedas detectar rápidamente lo que necesita atención y lo que avanza sin problemas.

Pero eso es solo el comienzo.

También puedes:

• Crear campos personalizados para rastrear exactamente lo que importa a tu negocio
• Gestionar proyectos junto con tus ventas usando herramientas integradas de planificación de proyectos
• Controlar finanzas, enviar facturas y mantener los presupuestos bajo control
• Ofrecer a los clientes un portal dedicado para ver actualizaciones, archivos y tareas
• Generar documentos automáticamente con tus datos
• Ver un historial completo de todas las interacciones con cada contacto
• Colaborar con tu equipo usando espacios de trabajo compartidos y gestión de tareas

Y con cientos de integraciones, Flowlu encaja perfectamente en tu pila existente.

Si buscas un CRM que vaya más allá de lo básico—y te ayude a gestionar tu negocio, no solo a rastrear clientes potenciales—Flowlu merece la pena.

#2: Zoho:

Zoho es otro sistema de CRM basado en la nube muy popular que viene con multitud de funciones. Una de las características que lo hace tan popular es su personalización. La verdad es que el grado de personalización permitido es tan amplio que puedes crear una versión única de este CRM para satisfacer todas tus necesidades y deseos.

Entre las mejores funciones que encontrarás en Zoho están la IA, la gestión de tareas y la gestión de canalizaciones.

Una de las cosas que nos gusta de Zoho es que puedes aprovechar las comunicaciones omnicanal. Esto significa que puedes interactuar fácilmente con clientes que usan diferentes plataformas sin ningún problema.

#3: HubSpot:

HubSpot es sin duda uno de los nombres más reconocibles en el mundo del CRM. Hay una versión gratuita, que es generosa, y varios niveles de pago si estás listo para escalar. Ofrece de todo, desde herramientas de contenido hasta funciones de soporte y software de marketing, a menudo empaquetados en un único paquete elegante y ambicioso.

Pero toda esa ambición tiene una trampa: la complejidad. Para los usuarios primerizos, la interfaz puede sentirse como un panel de control en la cabina de un avión. Es potente, sí—pero espera pasar un tiempo aprendiendo a moverte antes de que se sienta como algo natural.

#4: Copper:

El sistema de CRM Copper fue creado principalmente para fortalecer las relaciones con los clientes y gestionar las ventas. Esto lo convierte en una de las opciones preferidas por los propietarios de pequeñas empresas. Además, se integra bien con G Suite, lo que significa que si usas Gmail, verás tus contactos y reuniones sincronizarse de forma rápida y sencilla.

Algunas de las mejores funciones que puedes probar en Copper son su integración con redes sociales, previsión de ventas y marketing por correo electrónico.

#5: Zendesk:

Zendesk no intenta ser todo para todos. Pero cuando se trata de seguimiento de ventas, hace algunas cosas muy bien—y lo hace con estilo. La interfaz parece diseñada por personas que odian el desorden tanto como tú. Tú decides qué aparece y dónde, para que no tengas que hacer clic en seis pestañas para encontrar lo que realmente importa.

La app móvil también merece reconocimiento. No es solo una versión reducida del escritorio—es rápida, limpia y útil. Tu equipo puede ver acuerdos, actualizaciones y tareas desde cualquier lugar, sin sentir que trabaja desde una pantalla de cajita.

Añade un poco de automatización inteligente, informes integrados y buenas conexiones con redes sociales, y Zendesk deja de sentirse como una herramienta de soporte que intenta ser un CRM—y se convierte en un CRM que respeta tu tiempo.

Conclusión

Como propietario de un negocio, necesitas toda la ayuda posible. Y un buen sistema de CRM en la nube como Flowlu puede ser de gran ayuda—no solo para gestionar tu empresa, sino también para hacerla crecer.

Con este tipo de herramienta, tendrás toda tu información centralizada en un solo lugar que, al mismo tiempo, será fácilmente accesible para tus empleados sin importar dónde se encuentren. Dado que las herramientas de CRM también ayudan a automatizar procesos y tareas, tus empleados pueden concentrarse en cosas más importantes como mejorar el compromiso con los clientes, fortalecer las relaciones con ellos, mejorar la colaboración con colegas y generar más ventas.