CRM frente a hojas de cálculo: Principales diferencias y ventajas

Innumerables pequeñas empresas han confiado durante mucho tiempo en las hojas de cálculo para gestionar sus relaciones e interacciones con los clientes. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo y avanza la tecnología digital, surgen nuevas soluciones de gestión empresarial, como el software CRM.

En este post, examinaremos las principales diferencias entre las hojas de cálculo y herramientas más complejas como el CRM, así como exploraremos quién podría beneficiarse de una solución de gestión de clientes como esta.

Por Qué Es Difícil Despedirse de las Hojas de Cálculo

Dado que las hojas de cálculo son tan familiares para muchos de nosotros, podrías tener la impresión de que esta es la herramienta más conveniente, y su capacidad es suficiente para manejar las operaciones de las PYMEs. Sin duda, las hojas de cálculo tienen sus propias ventajas:

• Es una solución fácil de navegar, clara para todos los que tienen experiencia con una computadora.
• Las hojas de cálculo te permiten recalcular fácilmente las fórmulas una vez que los datos han sido actualizados, lo que facilita la organización y análisis de la información.
• Son económicas o no requieren costos especiales en absoluto (si hablamos de hojas de cálculo de Google, por ejemplo).

Sin embargo, vale la pena mencionar que las habilidades avanzadas en hojas de cálculo, como Microsoft Excel, no son comunes, y solo unas pocas personas hoy en día son verdaderos expertos en la gestión de hojas de cálculo. Como resultado, al ingresar fórmulas en las hojas de cálculo, a menudo pueden ocurrir errores.

Las dificultades con las hojas de cálculo que solías poder resolver se vuelven desalentadoras cuando los objetivos de tu empresa y tu negocio se expanden. Por ejemplo, tus compañeros de equipo pueden sobrescribir accidentalmente una fórmula. Alternativamente, puedes necesitar cambiar información sobre un cliente en muchas hojas de cálculo, lo cual consume mucho tiempo. Sin mencionar que, aunque las celdas de las hojas de cálculo son configurables, familiares y capaces de contener una gran cantidad de datos, eventualmente se vuelven engorrosas para la gestión de datos.

En algún momento, puedes notar que pasas horas desplazándote por cientos, si no miles de filas y columnas todos los días. La interfaz amigable del CRM, por otro lado, muestra la información de manera más clara, facilitando su estudio y conclusiones.

Echemos un vistazo más de cerca al CRM en comparación con las hojas de cálculo para identificar las principales diferencias y beneficios.

¿Qué es el CRM?

Comencemos con lo básico y definamos qué es un CRM. CRM significa gestión de relaciones con clientes. Dicho software proporciona herramientas para construir y optimizar tus relaciones con los prospectos y clientes. El CRM mantiene la información del cliente, envía notificaciones para recordarte tareas futuras y protege una base de clientes de la eliminación accidental. Como resultado, al utilizar el CRM, puedes elevar tu interacción con el cliente y asegurar la satisfacción del consumidor con tu empresa.

11 Razones para Cambiar de las Hojas de Cálculo al CRM

Los CRM se pueden representar como un conjunto de tablas interconectadas para la entrada de datos con una interfaz limpia. Hacen que la recopilación de datos y la búsqueda de información sean muy fáciles. Pero, ¿cuál es la principal diferencia entre un CRM y una hoja de cálculo? El CRM tiene una ventaja significativa sobre las hojas de cálculo debido a su versatilidad. Veamos qué puede ayudarte a lograr tu software de CRM.

1. Mantener Todo en Un Solo Lugar

La interfaz del CRM te permite operar desde una sola ventana. Sin un CRM, te encontrarás trabajando en muchas hojas de cálculo al mismo tiempo, duplicando datos y desperdiciando un montón de recursos. El CRM te proporciona una ubicación centralizada donde todos los datos están conectados y son clicables, lo que facilita obtener la información que deseas.

2. Asegurar Tu Base de Clientes y Datos

Puedes permitirte mantener los datos abiertos si operas en un pequeño equipo y confías plenamente en cada miembro. Sin embargo, en el mundo actual del trabajo remoto y la externalización de empleados, proteger las operaciones de tu empresa es crítico. Las hojas de cálculo también son un instrumento extremadamente poco fiable en términos de seguridad.

Para comenzar, las fórmulas pueden ser corrompidas por error humano y solo pueden ser reparadas para modificaciones recientes, lo que dificulta determinar la causa raíz. En segundo lugar, las hojas de cálculo pueden ser copiadas, compartidas e incluso eliminadas por cualquiera. Usando un CRM, puedes ajustar los privilegios de acceso y rastrear el historial completo de actividades. Flowlu, por ejemplo, ofrece una Papelera de Reciclaje de la cual prácticamente cualquier dato puede ser recuperado con facilidad.

3. Seguir Todas las Interacciones con el Cliente

El registro del cliente comprende un historial cronológico completo de comunicación, incluyendo demostraciones de productos, conversaciones telefónicas y correos electrónicos, entre otras cosas. Esto es especialmente útil si un vendedor se enferma o decide irse, pasando todas sus oportunidades actuales a otro vendedor.

Con este conocimiento vital, el nuevo asignado podrá continuar cultivando al prospecto hacia la venta sin interrupciones. Trabajar con clientes ya no dependerá de una sola persona. Además, toda la información que necesitas se mantendrá de forma segura en un solo centro accesible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

4. Planificar Tus Actividades

Por lo general, el software CRM no se limita a rastrear contactos y gestionar oportunidades, y también incluye herramientas para la planificación de tareas. Esto está destinado a ayudar a los usuarios a reducir acciones manuales. Por ejemplo, tienes el número de teléfono de un nuevo cliente y planeas contactarlo nuevamente en una semana. Puedes establecer una tarea para no olvidarte de la llamada próxima.

5. Capturar Solicitudes Automáticamente

Puedes recopilar toda la información de tus clientes en un solo lugar y rastrear solicitudes de trabajo en todos los canales, como correos electrónicos, llamadas telefónicas o formularios incrustados en el sitio web. Como resultado, ninguna solicitud del cliente será pasada por alto. Con el CRM, podrás responder a las consultas entrantes más rápidamente, aumentando los ingresos de tu empresa.

6. Adjuntar Archivos

Puedes adjuntar cualquier archivo a un registro de cliente u oportunidad en el CRM. Sube guiones de llamadas, ilustraciones, documentos o cualquier otra información para un fácil acceso.

7. Calcular Datos

El CRM utiliza fórmulas para realizar cálculos necesarios (muy similar a Excel) y muestra los resultados en el registro apropiado. Las fórmulas pueden ser rápidamente alteradas, pero el acceso a ellas estará claramente especificado, y nadie podrá accidentalmente entorpecer los cálculos.

8. Trabajar de Forma Remota

Si mantienes hojas de cálculo en PCs de oficina, el empleado no podrá manejar rápidamente el problema una vez que salga de la oficina. Incluso si se habilita el acceso en línea a Google Sheets, usarlos desde un dispositivo móvil no siempre es sencillo. El CRM típicamente incluye aplicaciones móviles adaptadas a tales casos de trabajo remoto.

9. Colaborar Fácilmente Con Tu Equipo

No hay necesidad de revisar la hoja de cálculo para comentarios y notas porque el CRM a menudo ofrece un chat amigable con conversaciones privadas y grupales. También puedes dejar comentarios directamente en la cuenta del cliente en el CRM.

10. Obtener Perspectivas con Informes

Para almacenar datos en una hoja de cálculo, necesitas estandarizar la entrada de datos e incluso buscar la ayuda de un compañero de equipo conocedor de la tecnología para ayudarte a crear informes y gráficos visuales. Y con el CRM, puedes acceder a informes en tu cuenta con solo unos pocos clics y sin asistencia técnica en absoluto. Toda la información se actualiza en tiempo real y puede ser fácilmente filtrada.

11. Obtener Soporte Según Sea Necesario

Como regla, siempre puedes pedir ayuda y obtener consejos o guía relevantes de una persona real si estás teniendo problemas o tienes preguntas sobre cómo utilizar el CRM. Al tratar con hojas de cálculo, necesitarás hacer tu propia investigación y dedicar tiempo a seleccionar la fuente correcta.

Lista de Verificación: ¿Te Beneficiarás de Usar un CRM?

Las hojas de cálculo tienen dos grandes beneficios: pueden ser gratuitas (Google Sheets) y son extremadamente simples de usar para la gestión de datos. Estas son razones válidas, especialmente para una pequeña empresa o empresa emergente. Un CRM, por otro lado, puede ser gratuito como una hoja de cálculo, o requerir una pequeña tarifa, pero los beneficios de adoptar un CRM pueden ayudarte significativamente a crecer tu negocio y aumentar la productividad del equipo.

Responde unas pocas preguntas breves en esta lista de verificación para ver si necesitas un CRM. La creamos basándonos en las experiencias de nuestros usuarios, comentarios de clientes y nuestras propias observaciones dentro del equipo de Flowlu.

• Tratas con muchas llamadas, correos electrónicos y mensajes todos los días.
• Estás interesado en retener clientes y quieres convertirlos en clientes habituales.
• Tienes diferentes categorías de clientes (por ejemplo, VIP o de largo plazo) con los que necesitas trabajar de manera especial.
• Tienes un personal de más de 3 personas y te gustaría configurar diferentes derechos de acceso a la base de datos de clientes y datos.
• Necesitas informes para analizar el trabajo de los gerentes o rastrear en qué etapas del embudo los clientes se retiran.
• La seguridad y protección de tu base de clientes es importante para ti.
• Tienes competidores en el mercado, no eres un proveedor único.

Si estás de acuerdo con más de tres afirmaciones, deberías considerar la implementación de un CRM. Pero si eres un emprendedor individual o una microempresa con solo dos empleados, y no necesitas mantener una base de datos ya que los clientes vienen a ti regularmente (por ejemplo, si posees una pequeña tienda de comestibles), entonces el CRM puede ser redundante para tu negocio.

En Resumen

Resumamos los principales problemas que un CRM puede abordar.

• El CRM alivia las preocupaciones sobre la seguridad de los datos y la confidencialidad.
• El CRM ayuda a construir relaciones sólidas con tus clientes.
• El software CRM ayuda a automatizar tus operaciones diarias y reducir el trabajo manual.
• El CRM también hace que los procesos sean más transparentes, proporcionando a los supervisores una visión general de los logros del equipo de ventas y manteniendo al equipo responsable.

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