Cómo pedir el pago a un cliente (sin sentirte incómodo)
Cobrar por los servicios que ofreciste es algo bastante sencillo. Sin embargo, muchos pequeños negocios siguen lidiando con pagos atrasados, lo que puede afectar seriamente su flujo de caja.
Aunque tus clientes tal vez no hagan esto a propósito para perjudicar tu negocio, la verdad es que no puedes dejar que esta situación se repita una y otra vez. Muchas personas también buscan orientación sobre cómo pedir un pago de forma profesional, especialmente cuando quieren evitar situaciones incómodas.
Así que hoy vamos a mostrarte cómo pedir un pago a un cliente de manera educada. Además, tendrás plantillas que puedes adaptar y usar cuando quieras saber cómo solicitar el pago de una factura antes del plazo.
Por qué puede resultarte difícil pedir pagos
Aunque quizá no te guste hablar de dinero o pedir pagos, la verdad es que es fundamental saber hacerlo bien. Después de todo, tu pequeño negocio puede correr riesgos si algunos clientes simplemente no pagan por los servicios que recibieron. Por lo tanto, es hora de aprender cómo pedir el pago de una factura de manera educada.
En general, hay tres razones principales por las que los dueños de negocios no suelen sentirse cómodos pidiendo pagos:
1. Miedo a la confrontación
La mayoría de las veces imaginas el peor escenario posible. Sin embargo, es importante reconocer que la razón más común por la que un cliente no paga a tiempo es simplemente porque se le olvidó. No hace falta temer la reacción del cliente.
2. Miedo a parecer insistente
Aunque no suenes insistente al pedir educadamente el pago de una factura vencida, muchos dueños de negocios y freelancers creen que serán percibidos así. Piensan que no es fácil conseguir nuevos clientes y temen perderlos.
3. No saber cómo proceder
Entendemos completamente tu punto, y estamos aquí para ayudarte. Después de todo, creamos este artículo para mostrarte cómo pedir un pago a un cliente de la manera correcta.
Cuándo deberías pedir el pago
Para evitar problemas o retrasos, algunos dueños de negocios optan por enviar un correo electrónico una semana antes de la fecha de vencimiento de la factura. Puedes verlo como un recordatorio amistoso de lo que se acordó entre tú y el cliente. Además, es una buena forma de demostrar que tú también entregas tus servicios a tiempo.
Si no quieres seguir este enfoque, no pasa nada. Puedes simplemente esperar que la persona realice el pago en la fecha acordada. Sin embargo, si no lo hace, entonces es momento de pensar en enviar un recordatorio de pago.
Cómo pedir un pago
Como mencionamos antes, esto puede parecer intimidante para algunas personas. Pero el problema está en cómo interpretas la palabra “pedir”. Actúas como si el cliente tuviera que aceptar algo nuevo, pero no es así. Ambos acordaron hace tiempo que tú entregarías los servicios en una fecha específica y el cliente pagaría también en una fecha específica. Había un acuerdo.
No estás realmente pidiendo; estás recordándole a alguien que olvidó pagar por los servicios que ya recibió. Por eso la comunicación con el cliente es tan importante. Usar las palabras correctas puede marcar una gran diferencia en cómo se lee e interpreta tu mensaje.
- Sé amable: Usa un lenguaje cortés y mantén la calma en tu mensaje. No acuses ni levantes la voz. Tampoco necesitas frases como “siento molestarte” o “odio pedir esto”, porque simplemente estás recordando al cliente un trabajo que ya entregaste. Un tono tranquilo suele generar respuestas más rápidas.
- Sé profesional: Escribe tu mensaje de forma profesional. Esto significa que debes ser firme respecto a los pagos atrasados e ir directo al punto. No pierdas el tiempo de nadie. Evita un lenguaje emocional y céntrate en los hechos: fecha, monto y número de factura.
- Sé persistente: Incluso si no recibes respuesta al primer correo, no pierdas la calma ni te pongas agresivo. Eso no te llevará a ningún lado.
Cómo pedir un pago con suavidad
Muchas personas no saben cómo pedir el pago de una factura, especialmente cuando quieren ser amables. La forma más efectiva de solicitar un pago es enviando un correo electrónico. Normalmente, esta es la manera más sencilla cuando quieres pedir un pago de forma educada. Además de tener prueba del envío, puedes adjuntar la factura para asegurarte de que el cliente tenga todo lo necesario para pagar.
Algo importante sobre este tipo de correos es que deben ser cortos y directos. Aun así, deben incluir todos los detalles necesarios para que el cliente entienda de qué se trata y complete el pago rápidamente.
Antes de enviar un correo al cliente, debes confirmar algunas cosas:
- La persona a la que envías el correo es quien acordó el pago o quien está a cargo de realizarlo.
- Confirma que tienes el documento correcto.
- Revisa el monto pendiente. Los valores en la factura y en el correo deben coincidir.
- El nombre del proyecto y los servicios prestados son correctos.
Estos pasos también ayudan cuando no sabes cómo pedir un comprobante de pago, especialmente si necesitas confirmación después de que el cliente envía el monto. Ahora que tienes toda la información, es momento de redactar y enviar el correo. Aquí tienes algunas plantillas que puedes adaptar fácilmente:
1. Una semana antes de la fecha de vencimiento
No es obligatorio enviar este correo. Algunos dueños de negocios y freelancers prefieren hacerlo para recordar al cliente con anticipación que deberá realizar el pago en una semana.
Asunto: Un aviso rápido: La factura [#] vence la próxima semana
Hola [Client Name],
Espero que estés bien. Fue un placer colaborar contigo en nuestro proyecto reciente y solo quería enviarte un recordatorio amable de que la factura [#] vence dentro de una semana.
Puedes ver la factura aquí: [Invoice Link]. La página también incluye todas las opciones de pago disponibles para tu comodidad.
Si algo no está claro —ya sea sobre la factura, los métodos de pago o el trabajo realizado— no dudes en escribirme. Con gusto te ayudo.
Muchas gracias,
[First Name]
2. Fecha de vencimiento
Asunto: Factura de [Detalles del Proyecto/Número de Factura]
Hola [Client’s Name],
Espero que te encuentres bien. Fue un gusto trabajar contigo en [breve descripción del proyecto], y me alegra que hayamos podido cerrar todo sin inconvenientes.
Adjunto encontrarás la factura por mis servicios. Tal como acordamos, el total es [total amount], y el pago puede realizarse por [preferred payment method: PayPal, tarjeta de crédito, etc.] antes de [due date].
Gracias nuevamente por la oportunidad de colaborar, y gracias de antemano por realizar el pago a tiempo — con gusto trabajaré contigo en futuros proyectos.
[Your preferred signoff],
[Your Name/Signature]
3. Un día de retraso
Asunto: Recordatorio amistoso: La factura [#] de [Project Name] está vencida
Hola [Client’s Name],
Espero que estés teniendo un buen día. Solo quería enviarte un recordatorio rápido de que el pago de [Project Name] — Factura [#] — quedó vencido desde ayer ([date]). Según mis registros, el saldo pendiente es de [Amount Due].
He adjuntado la factura para tu comodidad, y puedes realizar el pago usando el/los siguiente(s) método(s): [Payment Methods/Link].
Si tienes alguna pregunta o si algo no está claro, no dudes en avisarme — con gusto te ayudo. Gracias, y espero que podamos trabajar juntos nuevamente en el futuro.
[Your Name/Email Signature]
4. Una semana de retraso
Recuerda que no debes enviar correos de seguimiento todos los días. Pero si el cliente no responde y no ha pagado, tiene sentido enviar otro correo después de una semana.
Asunto: Recordatorio amistoso: La factura [#] de [Project Name] lleva una semana vencida
Hola [Client’s Name],
Espero que estés teniendo una buena semana. Según mis registros, aún no he recibido el pago de la Factura [#] correspondiente a [Project Name], y ahora lleva una semana vencida. El saldo pendiente es [Amount Due].
Si estás tratando con una empresa y no con una persona individual, añade esta línea:
¿Podrías revisar este pago por mí? Si hay otra persona con la que deba comunicarme sobre el pago, por favor házmelo saber.
Si previamente acordaron tarifas por retraso, añade esta línea:
Según mis términos de pago, aplico un recargo por demora de [Late Fee Amount] para facturas vencidas que se aplica después de [Number of Agreed Days] días.
He adjuntado la factura aquí para que sea más fácil acceder: [Payment Options/Link].
¿Podrías compartirme una actualización sobre cuándo debería esperar el pago? Si necesitas algo de mi parte para iniciar o agilizar el proceso, no dudes en decirme.
Saludos,
[Your Name/Email Signature]
5. Un mes de retraso
En esta etapa, tu tono debe ser más serio—pero sin ser grosero. Mantén la etiqueta profesional de principio a fin.
Asunto: Recordatorio amistoso: La factura [#] de [Project Name] – Un mes vencida
Hola [Client’s Name],
Este es mi seguimiento sobre el pago pendiente de la Factura [#] correspondiente a [Project Name]. El saldo de [Amount Due] lleva ahora un mes (30 días) vencido. ¿Podrías darme una actualización sobre cuándo debería esperar este pago? Mi primer recordatorio fue enviado el [date].
Si firmaste un contrato con el cliente que incluye términos de recargo por retraso, añade esta línea:
Nota: Este pago lleva [Number of Agreed Days] días de retraso y está sujeto a un recargo de [Late Fee Amount], según lo establecido en nuestro contrato.
Si quieres mencionar recordatorios anteriores sobre recargos por demora, añade esta línea:
Como señalé en mi correo anterior, podría aplicarse un recargo por retraso ya que el pago supera los 30 días de vencido.
He adjuntado la factura para tu comodidad: [Payment Methods/Link]. Puedes realizar el pago usando las opciones disponibles en el enlace.
Si necesitas algo de mi parte para iniciar o acelerar el proceso de pago, no dudes en decírmelo.
Gracias,
[Your Name/Email Signature]
Conoce tus derechos antes de escalar la situación
Antes de tomar el siguiente paso, es útil entender tus derechos básicos como proveedor de servicios. No necesitas ser experto en leyes, pero hay algunas cosas que vale la pena recordar.
- Las leyes varían según el país y el estado. En algunos lugares se requieren acuerdos por escrito para tarifas por retraso o plazos específicos para recordatorios de pago.
- Las tarifas por retraso deben acordarse por adelantado. Si no están en el contrato o en los términos de la factura, puede ser más difícil aplicarlas.
- Mantén toda la comunicación por escrito. Guarda correos, mensajes y copias de tus facturas. Esto ayuda si necesitas demostrar tus intentos de cobrar.
- Sé consistente con tu proceso. Usa los mismos pasos de seguimiento con todos tus clientes para mantener orden y justicia.
- Si es necesario, consulta con un abogado. Una breve consulta puede ayudarte a entender tus opciones sin comprometerte a nada grande.
Qué hacer si el cliente aún no paga
Lamentablemente, esto a veces ocurre. Pero, ante todo, necesitas mantener la calma, porque la razón está de tu lado. Aquí tienes los pasos que deberías seguir ahora:
1. Pide el pago por teléfono
La razón por la que la mayoría de las personas prefiere usar el correo electrónico es porque no es tan personal. Tal vez no te sientas muy cómodo hablando por teléfono con un cliente, pero es importante entender que, a veces, hay que hacer lo que toca hacer.
La verdad es que llamar a tu cliente es la manera más rápida y directa de resolver la situación. Incluso si no te gusta hablar por teléfono, siempre es útil revisar todo primero para asegurarte de que tienes la información necesaria contigo. Aquí tienes algunos puntos a considerar antes de llamar:
- Llama a la persona correcta
- Preséntate (no necesitas ser extremadamente formal; depende de la relación que tengas con el cliente)
- Ten claro lo que quieres
- Habla con calma y no dejes que las emociones interfieran
- Ve directo al punto; no quieres perder tiempo ni hacer que tu cliente lo pierda
- Al final de la conversación, resume todo
Si te ayuda, puedes crear un pequeño guion para asegurarte de que no olvidarás ningún detalle.
2. Envía un mensaje directo o SMS
A veces, el cliente no responde al teléfono. Puede estar ocupado, en una reunión, conduciendo o simplemente no contestar un número que no reconoce. Incluso puede que no le guste hablar por teléfono. Independientemente del motivo, lo que importa es que necesitas pedir el pago que ya está vencido.
Por eso, puedes enviar un mensaje directo (Facebook, Instagram, Twitter u otra plataforma) o un mensaje de texto si tienes su número.
Nuevamente, asegúrate de incluir el nombre del proyecto, el número de la factura, la fecha de vencimiento y pregunta cuándo puedes esperar el pago.
3. Usa opciones de terceros
Si la empresa sigue sin responder tus correos, llamadas y mensajes —o si aún no ha pagado— puedes buscar ayuda de un abogado o de una agencia de cobranza. Si eliges un abogado, considera avisar al cliente que iniciarás un proceso legal. Esto es el empujón que algunas personas necesitan para pagar, evitando que pierdas tiempo y dinero en procesos judiciales.
Una agencia de cobranza es una empresa que te ayuda a recibir el pago a cambio de un porcentaje. Este porcentaje suele ser entre el 20% y el 35% del monto adeudado. Solo necesitas proporcionar a la agencia la factura y los servicios que entregaste.
Ten en cuenta que si decides utilizar una agencia de cobranza, casi seguro perderás al cliente.
Cómo evitar pedir pagos en el futuro
Ninguna solución es 100% infalible. Sin embargo, hay algunas acciones que pueden ayudarte a evitar pagos atrasados.
1. Firma un contrato
Si tienes un contrato, estarás mucho más protegido, incluso si necesitas acudir a un abogado para recibir tu dinero.
2. Envía la factura antes de comenzar el trabajo
Puede que te preguntes por qué deberías hacerlo. Pero la razón es simple: aclaras todos los detalles sobre el trabajo contratado y los términos acordados entre tú y tu cliente.
En la factura, debes incluir los servicios que entregarás, cuándo los entregarás, cuánto cobrarás, los términos de pago y los métodos de pago disponibles.
Si necesitas una forma sencilla de hacerlo, puedes usar el generador de facturas gratuito de Flowlu para crear una factura clara sin necesidad de registrarte.
3. Incluye siempre los términos de pago
Debes mencionar claramente cuándo y cómo esperas recibir el pago por tus servicios en el contrato y en la factura. Simplemente elige los términos con los que te sientes cómodo.
4. Pide un anticipo
Si el proyecto que vas a comenzar es muy grande, puede ser una buena idea pedir un anticipo. Esto también ayuda cuando no estás seguro de cómo pedir un pago parcial al inicio de un proyecto. Un anticipo del 10% al 50% suele funcionar bien.
5. Cobra intereses por pagos atrasados
Si usas un contrato, puedes añadir una cláusula indicando que cobrarás intereses por pagos atrasados. Asegúrate de definir una tasa. Por ejemplo, puedes cobrar un 6% adicional cuando el pago tenga 30 días de retraso.
6. Métodos de pago
Cuantos más métodos de pago aceptes, mejor. Esto garantiza que los clientes puedan elegir la opción que prefieran.
7. Buena comunicación de principio a fin
Mantener una buena comunicación durante todo el proyecto es una parte muy importante del trabajo. No solo mantienes al cliente al tanto de lo que estás haciendo, sino que también se sentirá más comprometido a pagar a tiempo.
8. Automatiza recordatorios para no tener que hacer seguimiento manual
Si quieres evitar enviar múltiples recordatorios de pago tú mismo, puedes usar un software de facturación para encargarse de esa parte. Los recordatorios automáticos te ayudan a mantener consistencia y hacen que el proceso sea menos incómodo tanto para ti como para el cliente.
Herramientas como Flowlu te permiten configurar facturas recurrentes, recordatorios programados y enlaces de pago simples. Tu cliente recibe un mensaje claro en el momento correcto y tú no necesitas revisar el calendario ni reescribir el mismo correo. También puedes usar el portal del cliente para compartir facturas, detalles del proyecto y el estado del pago en un solo lugar.
La automatización no quita el toque personal. Solo mantiene todo organizado y te ayuda a cobrar sin estrés.
En resumen
Aunque nadie disfruta lidiar con esto, los pagos atrasados forman parte de cualquier negocio. Sin embargo, la forma en que los manejas marca toda la diferencia. Esto puede significar recibir tu pago completo más rápido o, en algunos casos, recibirlo poco a poco si tu cliente está pasando por dificultades.
Cuando estés en esta situación, intenta mantener la calma y no dejes que las emociones afecten lo que escribes. Simplemente usa las plantillas de correo electrónico anteriores para pedir el pago de forma profesional.
Y si quieres evitar hacer seguimientos manuales, Flowlu puede encargarse de tus recordatorios de facturas. Es una manera sencilla de mantenerte organizado y cobrar más rápido.
Aquí se explica cómo pedir el pago a un cliente de forma simple y educada. Lo ideal es empezar por un correo electrónico. Asegúrate de incluir todos los detalles en el mensaje y adjuntar la factura. Tu mensaje debe ser directo, amable y profesional.
Puedes enviar un SMS, pero es mejor empezar con un correo electrónico y luego llamar al cliente. Si no responde o sigue sin pagar, entonces puedes intentar enviarle un SMS.
Sí, puede. Pero siempre puedes acudir a un abogado y demandar al cliente o contratar una agencia de cobranza para ayudarte.
