KuboWeb es una pequeña agencia digital ubicada en Italia, dirigida por el CEO Matteo Colangeli. Desde 2016, han estado ayudando a pequeñas y medianas empresas en los sectores de retail, hospitalidad, alimentos y bebidas, bienestar y construcción a crear una presencia en línea clara y consistente mediante diseño web, desarrollo de comercio electrónico, SEO, publicidad y gestión de redes sociales.
Dirigir una pequeña agencia significa hacer un poco de todo—a menudo todo al mismo tiempo. Llamadas con clientes. Actualizaciones de proyectos. Cambios de última hora. Estrategia una hora, ejecución a la siguiente. Para KuboWeb, eso funcionó por un tiempo. Pero a medida que llegaron más clientes y los proyectos se acumularon, se hizo más difícil mantener todo organizado. Necesitaban algo más confiable. Una forma de mantenerse al tanto de las tareas sin depender de la memoria, hojas de cálculo o demasiadas pestañas abiertas. Algo que no dejara escapar los detalles.
Antes de Flowlu: El Juego de las Hojas de Cálculo
Como muchas pequeñas equipos, KuboWeb comenzó a gestionar tareas y cronogramas en Excel. En los primeros días, era suficiente para mantener las cosas en movimiento. Pero a medida que su base de clientes creció y los proyectos se volvieron más complejos, las hojas de cálculo rápidamente se convirtieron en más una carga que una herramienta.
Las tareas se volvieron más difíciles de rastrear, las actualizaciones estaban dispersas entre correos electrónicos y archivos, y mantenerse alineados como equipo se convirtió en una tarea diaria ardua.
Fue entonces cuando Matteo y su equipo se dieron cuenta de que necesitaban algo mejor—algo hecho para la colaboración, con suficiente estructura para mantener los proyectos claros y los plazos bajo control, todo en un solo lugar.
Encontrando Flowlu
A diferencia de muchos equipos, KuboWeb no pasó meses saltando entre herramientas o probando interminables pruebas gratuitas. Encontraron Flowlu en una plataforma de reseñas, y sintieron que era la opción adecuada de inmediato. La combinación fue perfecta: las características que realmente necesitaban, sin el precio inflado. Flujos de trabajo de proyectos, seguimiento de tareas, facturación, CRM, colaboración en equipo—todo en un solo lugar, sin el desorden o costo habitual.
Para KuboWeb, poder dividir los proyectos en tareas claras y gestionables y asignarlas a la persona correcta marcó una gran diferencia. No estaban buscando campanas y silbatos. Necesitaban estructura sin complejidad—y eso fue exactamente lo que Flowlu les dio.
Un Comienzo Rápido y Suave
Comenzar con Flowlu fue sorprendentemente rápido. Les llevó alrededor de una semana configurar todo e integrarlo en su flujo de trabajo, y Matteo dice que el proceso cumplió completamente con sus expectativas.
La plataforma fue intuitiva y fácil de configurar, lo que nos permitió integrarla rápidamente en nuestro flujo de trabajo diario sin grandes interrupciones.
Matteo ColangeliCEO de KuboWeb
Lo Que Cambió
Desde que migraron a Flowlu, el mayor cambio para KuboWeb ha sido la claridad. El equipo ahora tiene una vista completa de todo lo que está en progreso—cada tarea, cada plazo, cada parte del proceso.
Ya no hay más adivinaciones sobre quién está haciendo qué. Ya no es necesario buscar actualizaciones en los correos electrónicos.
Todos están mirando el mismo plan, lo que facilita equilibrar las cargas de trabajo, mantenerse en el horario y, de hecho, terminar las cosas sin carreras de última hora.
Una función que ha tenido un gran impacto es el flujo de trabajo de proyectos. Cada miembro del equipo lo usa a diario para mantenerse alineado. Piense en ello como una plantilla de proyecto—pero con la estructura ya incorporada. Cada flujo de trabajo incluye etapas predefinidas, tareas, subtareas, descripciones e incluso reglas de automatización, para que cada nuevo proyecto comience con una hoja de ruta clara. Así que cuando un nuevo proyecto comienza, no están comenzando desde cero ni copiando listas de verificación antiguas. Ya está todo mapeado.
Ahorro de Tiempo, Manteniéndose Ágil
Flowlu le da al equipo de KuboWeb una vista más clara de su carga de trabajo, lo que hace que la planificación sea más simple y mucho más precisa. No están adivinando la capacidad o corriendo para encajar las cosas—saben lo que está sobre la mesa y lo que viene a continuación.
Esa claridad les ayuda a responder más rápido a las solicitudes de los clientes y a usar su tiempo de manera más efectiva.
No se trata solo de mantenerse organizados—es sobre mantenerse flexibles. Ser capaces de cambiar de dirección sin dejar caer la pelota significa que pueden asumir más trabajo sin desacelerar. Y en una agencia ocupada, ese tipo de ventaja es importante.
El Resultado Final
Matteo tiene un consejo para los nuevos usuarios: tómate el tiempo para configurar tu base de conocimiento correctamente. No tiene que ser perfecto, pero darle una estructura clara desde el principio hace una gran diferencia. Tu equipo pasará menos tiempo buscando respuestas, seguirá los procesos internos de manera más fluida y pondrá a los nuevos empleados al día sin tener que hacer comprobaciones constantes.
Es un pequeño paso que ahorra mucho tiempo más adelante.
Flowlu le dio a KuboWeb más que un administrador de tareas. Les dio un sistema para mantenerse enfocados, organizados y al día con el ritmo de su trabajo. Para un equipo pequeño que maneja proyectos rápidos, ese tipo de apoyo no es un bono—es lo que mantiene todo en marcha.
¿Estás pensando en hacer el cambio? Flowlu ayuda a los equipos a trabajar con menos fricción y menos sorpresas.
