Como Enviar uma Fatura por E-mail para Clientes de Forma Profissional (e Receber Mais Rápido)
Embora você ame o que faz, o dia do pagamento sempre é um dos melhores. Afinal, é quando você vê todo o seu esforço valer a pena.
Se você acabou de concluir um projeto, pode querer enviar uma fatura por e-mail para um cliente. Mas como enviar uma fatura por e-mail? E talvez até tenha uma dúvida anterior: como escrever um e-mail de cobrança?
Bem, a primeira coisa que pode vir à mente é simplesmente enviar um e-mail com a fatura em anexo. Mas, se você seguir esse caminho, é pouco provável que receba rapidamente ou que o cliente volte a comprar. O ideal é aprender, primeiro, a criar um bom e-mail de cobrança. Comece entendendo como escrever um e-mail para cobrança de pagamento e depois como enviar essa fatura ao cliente por e-mail. E se quiser agilizar ainda mais, nada melhor do que usar um modelo de e-mail pronto.
Para garantir que você tenha tudo o que precisa para enviar um e-mail de cobrança, continue lendo.
Por Que Usar um Modelo de E-mail para Enviar Fatura?
Em resumo, um modelo de e-mail para enviar uma fatura economiza muito tempo. Depois que você tem um bom exemplo de mensagem, é só completar com os dados específicos, sem precisar escrever tudo do zero.
Além de acelerar o processo de cobrança, também traz mais consistência—especialmente se você lida com vários clientes. Mas o maior benefício de usar um modelo de mensagem é poder personalizar todo o conteúdo com facilidade.
Como Criar um Modelo de E-mail de Cobrança
A forma como você escreve o e-mail pode aumentar suas chances de receber mais rápido, além de influenciar no tipo de relacionamento que você constrói com seus clientes. Mas, ao criar um modelo de e-mail de cobrança, ele precisa funcionar para todos os clientes. Deve ser genérico e permitir pequenas edições antes do envio.
Ao criar seu modelo de e-mail para envio de fatura, tenha em mente 3 pontos principais:
#1: Seja Simples e Profissional:
Você pode achar que precisa ser formal, mas acima de tudo, é importante manter o profissionalismo e ir direto ao ponto. Como dono de negócio, você quer receber logo. Mas também quer que seus clientes se sintam respeitados.
A melhor forma de garantir isso—e evitar que o e-mail seja ignorado—é escrever uma mensagem clara e objetiva. Evite jargões, palavras difíceis ou informações desnecessárias. Além disso, não se esqueça de incluir instruções de pagamento bem explicadas.
#2: Use o Assunto do E-mail de Forma Estratégica:
Ao enviar uma fatura por e-mail, o assunto precisa trazer as informações principais. Isso evita que o cliente ignore ou perca a mensagem. Por isso, inclua a data de vencimento e o número da fatura no campo de assunto.
#3: Anexe a Fatura:
Pode parecer óbvio, mas como dono de negócio, há muitas coisas na sua cabeça e é fácil esquecer até o que é mais importante.
Na nossa opinião, o ideal é sempre anexar a fatura em vez de colocá-la no corpo do e-mail. E sempre envie o arquivo em PDF, já que esse formato funciona em todos os sistemas operacionais e dispositivos, além de ser bem flexível.
Modelo de E-mail de Cobrança – Elementos Essenciais
Existem alguns elementos-chave que todas as suas faturas devem conter:
- O nome da sua empresa, incluindo o logotipo e as informações de contato
- O número da fatura
- O nome completo do cliente e os dados de contato
- A data de emissão da fatura
- A data de vencimento
- O valor total a pagar
- A lista de produtos ou serviços com todos os preços e taxas detalhados
- Outras informações importantes para o pagamento, como os métodos aceitos e os seus termos e condições.
Exemplo de Formato de E-mail de Cobrança
Ao criar uma mensagem de cobrança, você precisa garantir que ela contenha todas as informações que o cliente precisa saber — o que ele deve pagar e como pode fazer isso.
#1: Assunto do E-mail:
Como já mencionamos acima, o campo de assunto deve conter as informações mais importantes. Você pode usar um dos seguintes formatos:
- Fatura [Número] – Obrigado pelo pagamento rápido!
- Fatura [Número] – [Nome da Empresa]
- [Nome da Empresa] – Fatura [Número] com vencimento em [Data]
#2: Corpo do E-mail e Mensagem:
No e-mail sobre a fatura, inclua todos os detalhes da cobrança. É importante deixar claro quem está enviando a fatura, qual produto ou serviço foi entregue e qualquer outra informação relevante.
Aqui está um exemplo simples de e-mail de cobrança para cliente:
Segue em anexo a fatura [número] de [nome da empresa ou pessoa]. A fatura se refere a [serviços, produtos etc.].
Por favor, confirme o recebimento da fatura. Nosso prazo padrão para pagamento é de 28 dias. Você pode conferir nossos termos e condições aqui: [link ou anexo].
Se tiver qualquer dúvida sobre a fatura ou precisar de esclarecimentos, entre em contato comigo em [inserir dados de contato].
#3: Fechamento do E-mail de Cobrança:
Adicione um lembrete final sobre a expectativa de um pagamento rápido, mas encerre com uma mensagem positiva. Você pode usar algo como:
Agradeço antecipadamente pelo pagamento e espero continuarmos trabalhando juntos no futuro.
Finalize com um “atenciosamente”, “obrigado” ou algo similar e inclua sua assinatura.
Modelos de E-mail de Cobrança Para Diferentes Situações
Se você está procurando o modelo ideal de mensagem de cobrança para incluir no seu e-mail, é importante considerar os diferentes cenários — cada situação exige um tipo de abordagem.
Aqui estão modelos que você pode usar nos casos mais comuns:
Cenário #1: Modelo de E-mail com Fatura Anexada (Cobrança Regular):
Assunto: Fatura [Número] com vencimento em [Data]
Olá [Cliente],
Espero que esteja tudo bem com você.
Segue em anexo a fatura [número] referente ao [projeto concluído], com vencimento em [data].
Se tiver dúvidas ou precisar de alguma informação adicional, fico à disposição para ajudar.
Desde já agradeço e espero trabalharmos juntos novamente em breve.
Atenciosamente,
[Seu nome e assinatura]
Cenário #2: Modelo de E-mail de Cobrança de Fatura Vencida:
A verdade é que isso acontece. Um cliente perde o prazo e você precisa fazer um novo contato. Embora possa parecer desconfortável, é a única forma de garantir o pagamento — mesmo que com atraso.
Uma das armadilhas é tornar a mensagem pessoal demais. Mas não precisa ser assim. Aqui vai um exemplo de mensagem de cobrança que pode ser útil:
Assunto: Re: Fatura [Número] com vencimento em [Data]
Olá [Nome do Destinatário],
Espero que esteja bem. Estou entrando em contato para lembrar da fatura [número] que enviamos na semana passada referente a [produto ou serviço]. Você pode nos informar quando o pagamento será realizado?
Em anexo, seguem os termos e condições para sua referência.
Se houve qualquer problema ou atraso no pagamento, entre em contato comigo — você pode falar comigo em [inserir dados de contato].
Muito obrigado!
Abraços,
[Seu nome]
Cenário #3: Modelo de E-mail de Fatura Não Paga:
Embora este cenário seja parecido com o anterior, aqui mostramos um modelo mais leve. Às vezes, há uma razão válida para o atraso — pode ser um cliente recorrente que sempre pagou em dia até agora, por exemplo.
Assunto: Seguimento: Fatura [Número da Fatura] enviada em [Data]
Olá [Nome],
Você deve ter recebido nossa fatura [número da fatura] enviada em [data]. Pode confirmar se recebeu e se já está sendo processada?
Nossos termos de pagamento são [inserir detalhes], e estou reenviando a fatura em anexo para facilitar.
Se houver qualquer problema com o pagamento, é só me avisar. Caso contrário, espero o pagamento o quanto antes.
Fique à vontade para entrar em contato comigo se quiser conversar sobre a fatura — meus dados são [inserir informações].
Atenciosamente,
[Seu nome]
Cenário #4: Modelo de E-mail de Cobrança (Follow-up):
Este follow-up é um lembrete gentil que você pode enviar ao cliente informando que a fatura está próxima do vencimento. Tudo bem se você preferir esperar para ver se o pagamento será feito, mas se for um cliente que costuma esquecer das cobranças, vale a pena usar este modelo.
Assunto: Lembrete Amigável: Fatura [Número da Fatura] – Vencimento em [Data]
Olá [Nome],
Espero que este e-mail te encontre bem.
Este é um lembrete amigável sobre a fatura [Número da Fatura], com vencimento previsto para [Data].
Poderia, por gentileza, confirmar o recebimento da fatura e, se possível, informar a data prevista para o pagamento?
Agradecemos a sua atenção, isso nos ajuda a manter um bom relacionamento de trabalho.
Obrigado pelo seu tempo e colaboração.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
Cenário #5: Modelo de E-mail de Confirmação de Pagamento:
Embora alguns empreendedores não enviem este tipo de mensagem, muitos acreditam que é essencial para evitar problemas no futuro. Aqui está um modelo simples e cordial que você pode usar quando a fatura for paga.
Assunto: Confirmação de Pagamento – Fatura [Número da Fatura]
Olá [Nome],
Estamos entrando em contato para confirmar que o pagamento da fatura [Número da Fatura] foi realizado no dia [Data] para a conta bancária informada.
Por favor, confirme o recebimento do pagamento assim que possível.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
Cenário #6: Pagamento Parcial Recebido:
Se você recebeu um pagamento parcial, é importante reconhecer o valor pago e, ao mesmo tempo, lembrar gentilmente o cliente sobre o saldo restante. Aqui está um modelo simples para isso:
Assunto: Pagamento Parcial Recebido – Fatura [Número da Fatura]
Olá [Nome],
Obrigado pelo pagamento recente de [Valor] referente à fatura [Número da Fatura].
O saldo restante é de [Valor Restante].
Você poderia nos informar quando o restante do valor será pago?
Agradecemos sua atenção — e mais uma vez, obrigado!
Abraços,
[Seu Nome]
Cenário #7: Notificação de Crédito ou Reembolso:
Às vezes, as coisas mudam e um crédito ou reembolso pode ser necessário. Aqui está um modelo simples e profissional para avisar seu cliente:
Assunto: Crédito/Reembolso Emitido – [Número do Crédito/Reembolso]
Olá [Nome],
Mensagem rápida para avisar que emitimos um crédito/reembolso devido a [Motivo do Crédito/Reembolso].
O número de referência é [Número do Crédito/Reembolso], e o valor total é de [Valor].
[Opcional: Adicione uma frase sobre como será aplicado ou quando o cliente pode esperar o reembolso.]
Me avise assim que receber este e-mail.
Abraços,
[Seu Nome]
Cenário #8: Correção ou Ajuste de Fatura:
Erros acontecem — o que importa é corrigi-los de forma rápida e clara. Use este modelo para enviar uma fatura atualizada:
Assunto: Fatura Atualizada [Número da Fatura] – Por Favor, Revise
Olá [Nome],
Fizemos uma correção na fatura [Número da Fatura] e a versão atualizada está em anexo.
Veja o que foi alterado:
[Lista de Alterações]
O novo valor total é de [Valor Corrigido].
Pedimos desculpas por qualquer confusão que isso possa ter causado. Por favor, confirme o recebimento da fatura atualizada.
Obrigado,
[Seu Nome]
Cenário #9: Aviso Final Antes de Ação:
Se os lembretes anteriores não funcionaram e a fatura continua em aberto, é hora de enviar um aviso final. Mantenha o tom profissional, mas firme:
Assunto: Aviso Final: Fatura em Atraso [Número da Fatura] – Ação Necessária
Olá [Nome],
Este é um lembrete final sobre a fatura [Número da Fatura], com vencimento em [Data]. Apesar dos lembretes anteriores, ainda não recebemos o pagamento.
Pedimos que o valor total de [Valor Total] seja quitado em até [Número] dias para evitar ações adicionais.
O pagamento pode ser feito via [Opções de Pagamento].
Se quiser conversar sobre isso, estou à disposição.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
Cenário #10: Notificação de Fatura Recorrente:
Faturas recorrentes pedem consistência. Este modelo ajuda a manter tudo simples e direto:
Assunto: Fatura Recorrente [Número da Fatura] – [Mês/Período]
Olá [Nome],
Aqui está sua fatura recorrente [Número da Fatura] referente ao período de [Mês/Período].
O valor total é de [Valor], com vencimento em [Data].
[Opcional: Você pode adicionar uma nota breve sobre os serviços ou produtos incluídos, se necessário.]
Obrigado mais uma vez pela parceria de sempre!
Abraços,
[Seu Nome]
Como Enviar uma Fatura por E-mail
Agora que você já sabe o que escrever ao enviar uma cobrança, é hora de aprender como enviar uma fatura por e-mail.
Embora existam diferentes formas de começar a enviar faturas por e-mail, a mais fácil (e melhor, na nossa opinião) é anexar a fatura diretamente no e-mail. Como mencionamos acima, enviar suas faturas em formato PDF é a melhor opção. Você também pode usar um software externo de faturamento para mais eficiência.
O Flowlu, por exemplo, permite muito mais do que apenas enviar cobranças. Você pode criar modelos de e-mails de cobrança, lembretes de pagamento e até mensagens diretas via chat — assim você não precisa começar do zero toda vez. O Flowlu também oferece variáveis inteligentes para personalizar suas mensagens com apenas alguns cliques. E se você estiver sem tempo, os recursos de automação permitem enviar faturas aprovadas por e-mail automaticamente — sem trabalho manual.
7 Dicas Para Enviar uma Fatura por E-mail
#1: Assunto Claro e Direto:
O assunto do seu e-mail de cobrança precisa ser claro para garantir que o cliente não ignore a mensagem. Dê uma olhada nos exemplos de e-mails de cobrança acima e escolha o melhor tipo de linha de assunto para suas mensagens.
#2: Personalização é Essencial:
Se você observar os exemplos de mensagens de cobrança que mostramos acima, todos permitem adicionar informações personalizadas sobre a fatura e o cliente. Um e-mail personalizado mostra o quanto você valoriza seu cliente.
#3: Inclua Todos os Detalhes:
Para garantir que o cliente pague no prazo, inclua todas as informações necessárias no conteúdo do e-mail de cobrança.
#4: Use o Formato PDF:
Mesmo que você possa escolher outro formato, o PDF é a melhor opção por ser amplamente aceito.
#5: Instruções de Pagamento:
Ao enviar uma fatura por e-mail, inclua instruções completas para o cliente saber como efetuar o pagamento, além das formas de pagamento disponíveis.
#6: Faça Follow-up de Faturas em Atraso:
Embora seja frustrante quando um cliente atrasa o pagamento, isso é bastante comum. Por isso, esteja pronto para enviar um e-mail de lembrete de cobrança. Continue sendo educado, mas firme. Consulte o exemplo de mensagem de cobrança ao cliente acima para te ajudar.
#7: Inclua um Call-to-Action:
Em seu e-mail de cobrança formal, inclua sempre uma chamada para ação (call-to-action) ao final da mensagem.
Resumo
Neste artigo, você aprendeu como criar um e-mail de cobrança e como enviar uma fatura por e-mail.
E como você é um empreendedor com mil tarefas para lidar todos os dias, o ideal é ter agilidade ao escrever e-mails de cobrança. Por isso, o melhor a fazer é usar um dos modelos que disponibilizamos acima. Você pode usar facilmente o modelo de e-mail de envio de fatura que melhor se encaixa para seus clientes. Só não se esqueça de personalizar a mensagem — independentemente do exemplo escolhido.
Se quiser tornar o processo de cobrança mais rápido e prático, sem perder o toque pessoal, o Flowlu pode te ajudar. Experimente e veja como é rápido passar de projeto finalizado para pagamento recebido — sem correria, sem cliques desnecessários.
Perguntas frequentes
Se você quer aprender a escrever um e-mail com uma fatura anexada para começar a enviar cobranças aos clientes, é importante garantir que sua mensagem seja sempre clara, objetiva e profissional. Inclua os detalhes mais importantes e anexe a fatura em formato PDF. O processo é o mesmo para todos os seus clientes.
Se você quer saber o que escrever em um e-mail de cobrança, saiba que não é complicado. Além das dicas que demos, você pode conferir os diferentes exemplos de mensagens de envio de fatura para cliente que mostramos acima.
Para garantir que você escreva o melhor modelo de e-mail de cobrança para clientes, seja claro, objetivo, educado e profissional.
