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5 Piores Práticas em Gestão de Projetos [TI]

Kelly Richardson
Kelly Richardson
Copywriter
4 de Fevereiro de 2021
6 min read
5 Piores Práticas em Gestão de Projetos [TI]
Aprenda os cenários reais ruins de gestão de projetos ineficaz na indústria de TI. Embora as dicas a seguir se refiram à esfera de TI, elas podem ser úteis na gestão de qualquer projeto.
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A gestão de projetos de TI é um campo onde os resultados são imprevisíveis e é extremamente complicado planejar com antecedência. Como regra, uma vez que uma tarefa é concluída, ela gera algumas novas, empurrando os prazos para trás. É de conhecimento comum que você só pode ter sucesso em tais projetos por tentativa e erro. No entanto, hoje você não precisa começar do zero. Você pode melhorar suas habilidades de gestão de projetos aprendendo a evitar passos imprudentes comuns tomados por outros gerentes de projeto.

Sem mais delongas, aqui estão os cenários ruins da vida real de gestão de projetos ineficaz na indústria de TI. Embora as dicas a seguir se refiram ao TI, elas podem ser úteis na gestão de qualquer projeto.

1. Tentar planejar tudo com antecedência

Na Flowlu, uma vez planejamos desenvolver toneladas de recursos para os quatro meses seguintes. Elaboramos um plano detalhado e estabelecemos metas específicas e mensuráveis. No entanto, eventualmente conseguimos cumprir menos de 30% das tarefas esperadas. E isso aconteceu não apenas devido a obstáculos técnicos que não reconhecemos durante o planejamento. Havia outra razão. Quando completamos algumas tarefas e recebemos o primeiro feedback, tivemos uma visão completamente nova de como avançar e quais tarefas precisavam ser realizadas em primeiro lugar.

Também descobrimos que o planejamento de longo prazo teve um impacto adverso na produtividade dos funcionários. As pessoas tendem a estabelecer prazos irrealistas ao planejar tarefas complexas por um longo período de tempo. Isso muitas vezes desgasta e frustra os membros da equipe do projeto. Nesse caso, os colegas de trabalho geralmente completam tarefas apenas para cumprir prazos e não aplicam criatividade para realizar tarefas mais complexas.

Desde então, temos praticado o planejamento detalhado apenas para o mês seguinte. Para isso, nossa equipe prefere usar as ferramentas Agile da Flowlu. Eles podem ajustar a prioridade da tarefa, as etapas e a descrição detalhada no backlog se uma tarefa não estiver incluída no sprint atual. Quando os recursos são limitados e o número de tarefas, ao contrário, é ilimitado, é crítico concentrar-se nas coisas mais importantes e realizá-las primeiro.

2. Não definir prazos para tarefas

A regra de Westheimer diz: para estimar o tempo que leva para fazer uma tarefa, estime o tempo que você acha que deve levar, multiplique por dois e mude a unidade de medida para a próxima unidade mais alta. Portanto, se você acha que para completar uma tarefa, levará 2 horas, multiplique por dois e converta em dias — você precisará alocar 4 dias.

Outra evidência mostra que 80% dos resultados vêm de 20% de todas as atividades. E os outros 80% das ações são responsáveis pela conclusão de 20% do trabalho. Então, por que isso acontece? Uma vez que a parte mais difícil da tarefa é finalmente concluída, alguns defeitos podem ocorrer repetidamente levando a melhorias e correções contínuas. E sabemos, esse processo pode ser interminável. No entanto, sem definir prazos, tarefas complexas levarão uma eternidade para serem concluídas. A chave aqui é definir prazos de forma razoável.

Técnicas ágeis de estimativa podem ser benéficas ao definir prazos para tarefas complexas. O poker de planejamento permite que equipes ágeis estimem o tempo necessário para realizar cada tarefa em seu backlog. Os colegas de equipe utilizam cartões físicos para estimar o número de pontos de história (esforços gerais) para cada tarefa do backlog. Todos os participantes mostram seus cartões e, se os cartões forem diferentes, eles continuam a discutir essa tarefa até chegarem a um consenso.

Cumprir os prazos também ajuda a realizar as tarefas mais importantes e complicadas primeiro. A maioria das pessoas tende a procrastinar e deixar as tarefasmais difíceis para depois. Em vez disso, muitas vezes ficamos presos em coisas mais triviais, como reescrever texto, refatorar código, etc.

É por isso que nossa equipe deixa pequenos erros e melhorias para o final do sprint. Mesmo que não tenhamos tempo para eles, não há mal nenhum, porque as tarefas mais importantes ainda serão concluídas. É importante planejar a maior parte do trabalho no início do sprint e esvaziar o resto do tempo até o final do sprint. Também recomendamos definir o prazo alguns dias antes do prazo real. Isso ajudará você a evitar completar tarefas complexas "às pressas" quando o prazo chegar.

3. Manter a equipe no escuro

Os gerentes devem manter suas equipes informadas, garantindo que cada membro da equipe saiba o progresso do projeto e o desempenho atual. Os funcionários precisam ver o quadro geral e sentir seu envolvimento em todo o processo. É por isso que nossa equipe realiza reuniões diárias de 15 minutos em pé. Cada participante conta a toda a equipe o que conseguiu alcançar ontem, quais dificuldades encontrou e quais resultados planeja alcançar hoje. Isso dá a toda a sua equipe total transparência sobre as operações do projeto.

Nas reuniões de pé, é importante compartilhar os resultados, em vez de falar sobre o processo. Em vez de dizer "Ontem passei o dia todo criando layouts", deve ser o seguinte: "Fiz 8 layouts ontem". Isso ajuda a equipe a se concentrar no resultado. Além disso, quando você promete fazer algo hoje em público, isso o encoraja a manter o ritmo de trabalho.

4. Não dividir grandes projetos

Ao dividir o projeto em partes menores, você pode entender melhor o escopo do trabalho e ter mais clareza sobre como realizá-lo e qual deve ser o resultado. Grandes projetos sempre levam à procrastinação, ansiedade e exaustão. Quando as pessoas não têm uma compreensão clara de quanto tempo e esforços esse projeto específico leva, elas se sentem sobrecarregadas. Uma vez que você divide um projeto em unidades mais gerenciáveis, você tem melhores insights sobre o progresso do projeto, o que aumenta significativamente a motivação.

Ao decompor projetos, você deve encontrar um equilíbrio entre fazer uma estrutura muito geral ou, ao contrário, muito detalhada. Como isso eventualmente pode se tornar muito desafiador para gerenciar tal projeto. Idealmente, ele deve incluir até 5 estágios com marcos e tarefas específicos.

5. Criar o melhor ambiente de trabalho possível

Não, nós não misturamos o título ???? Muitos acreditam que, se você alocar tempo suficiente, planejar cada etapa de forma clara, evitar distrações externas e pressão, então o projeto seria concluído no prazo e tudo estaria impecável.

No entanto, quando tudo está em ordem, na verdade é mais complicado para muitas pessoas se manterem organizadas e concentradas no trabalho. Além disso, muitas pessoas tendem a prosperar em condições estressantes. Então, quando o projeto chega a um impasse, pode ser benéfico criar um ambiente mais agitado. Vários estudos mostram que isso ajuda a alimentar a mente das pessoas devido à liberação de adrenalina. Isso permite aumentar o processamento de informações e até mesmo melhorar a memória.

Ainda assim, é importante não exagerar e aplicar esse princípio excessivamente. Não deixe que essa técnica produza apatia. Você deve tentar manter continuamente um ambiente positivo no local de trabalho. Apoie os membros da sua equipe, incentive a comunicação honesta, dê a eles mais responsabilidade e lembre-se de introduzir tarefas mais desafiadoras para permitir que eles alcancem resultados maiores.

FAQs
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Knowledge base
  • Não ter um plano de projeto. Um plano de projeto é essencial para qualquer projeto, pois fornece um roteiro para o projeto e ajuda a garantir que todos estejam na mesma página. Sem um plano de projeto, é fácil para os projetos saírem do rumo e perderem prazos.
  • Não comunicar com os stakeholders. Stakeholders são qualquer pessoa que tenha um interesse investido no projeto, como clientes, funcionários ou gerentes. É importante comunicar regularmente com os stakeholders para mantê-los informados sobre o progresso do projeto e obter o feedback deles.
  • Não gerenciar riscos. Todo projeto tem riscos, como estouro de orçamento, aumento do escopo ou atrasos. É importante identificar e gerenciar riscos desde o início do projeto para minimizar seu impacto.
  • Não dar seguimento às tarefas. Uma vez que as tarefas são atribuídas, é importante dar seguimento para garantir que sejam concluídas no prazo e de acordo com os padrões de qualidade exigidos.

As consequências de seguir essas piores práticas podem ser significativas, incluindo:

  • Atrasos no projeto
  • Excedentes de custos
  • Qualidade ruim
  • Insatisfação do cliente
  • Esgotamento dos funcionários
  • Fracasso do projeto

Há várias coisas que você pode fazer para evitar essas piores práticas, incluindo:

  • Desenvolver um plano de projeto. O plano de projeto deve incluir os objetivos, escopo, cronograma, orçamento e recursos do projeto.
  • Comunicar com os stakeholders. Mantenha os stakeholders informados sobre o progresso do projeto e obtenha o feedback deles.
  • Gerenciar riscos. Identifique e gerencie riscos desde o início do projeto para minimizar seu impacto.
  • Dar seguimento às tarefas. Uma vez que as tarefas são atribuídas, faça o acompanhamento para garantir que sejam concluídas no prazo e de acordo com os padrões de qualidade exigidos.

Algumas das melhores práticas para a gestão de projetos em TI incluem:

  • Use uma ferramenta de gestão de projetos. Uma ferramenta de gestão de projetos pode ajudá-lo a acompanhar tarefas, gerenciar riscos e comunicar-se com os stakeholders.
  • Divida grandes projetos em tarefas menores. Isso tornará o projeto mais gerenciável e mais fácil de acompanhar.
  • Estabeleça prazos realistas. Não sobrecarregue sua equipe ou a si mesmo.
  • Seja flexível. As coisas nem sempre ocorrem conforme o planejado, então esteja preparado para ajustar seus planos conforme necessário.
  • Celebre os sucessos. Quando sua equipe alcançar um marco, reserve um tempo para celebrar o sucesso deles. Isso ajudará a mantê-los motivados e engajados.
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