14 melhores ferramentas de automatização para pequenas empresas
A automação empresarial permite melhorar significativamente o desempenho da sua empresa, abolir processos rotineiros e aumentar o lucro. Hoje, a maioria dos processos pode ser facilmente automatizada, no entanto, existem algumas nuances e sutilezas na identificação do que exatamente precisa de automação e na escolha das ferramentas de automação corretas para isso.
O que significa automação empresarial?
Automação empresarial é a realização de todas as tarefas rotineiras e manuais usando tecnologia. O principal objetivo de introduzir a automação empresarial no trabalho da empresa é otimizar as atividades e, como resultado, aumentar o desempenho financeiro. Com as ferramentas certas de automação empresarial, todas as ações rotineiras são delegadas a máquinas e realizadas em apenas alguns cliques. Faturas, tarefas, e-mails e relatórios são gerados automaticamente – você só precisa pressionar certos botões nos aplicativos específicos.
Então, é hora de falar sobre as principais ferramentas necessárias para automatizar seu negócio e simplificar suas operações diárias. A automação é vital para qualquer negócio, especialmente PMEs – não é apenas seu software interno, é uma vantagem competitiva que ajuda a otimizar todos os processos importantes, economizar tempo e acelerar o crescimento.
Comunicação em Equipe
É essencial manter contato com os colegas para resolver quaisquer problemas ou tarefas sempre que necessário. Você precisa de uma plataforma onde as pessoas possam se comunicar facilmente se surgirem problemas. Tal meio de comunicação dentro da equipe pode ser um aplicativo de chat como o Slack. Por que Slack? É super fácil de usar, tem uma UI elegante e oferece integração robusta com milhares de ferramentas populares. O aplicativo é suportado em IOS, Android, Windows Phone, Mac OS, Linux e Windows. Você pode enviar mensagens diretamente para seus colegas de equipe ou comunicar-se em canais, privados ou públicos, para manter o trabalho organizado.
Gestão de Projetos e Tarefas
Um software poderoso de gestão de projetos e tarefas pode levar sua pequena empresa a um novo nível. Ele ajuda você a armazenar cada detalhe sobre os projetos de cada cliente em um único lugar. Além disso, permite alocar facilmente tarefas, acompanhar a carga de trabalho e monitorar marcos alcançados.
O Flowlu é um conjunto completo de ferramentas de gestão empresarial de forma muito equilibrada, sem uma interface lotada ou recursos redundantes. Leva apenas dez minutos para configurar a plataforma e iniciar seu trabalho. O Flowlu é repleto de toneladas de ferramentas profissionais para aumentar a eficiência de uma equipe e completar projetos rapidamente. Ele pode cobrir uma ampla gama de necessidades típicas de uma pequena empresa e ajuda a substituir vários aplicativos por apenas um.
O Trello é uma ferramenta simples e responsiva para organizar tarefas visualmente como um quadro kanban. Esta visão ajuda a supervisionar instantaneamente o progresso dos projetos e priorizar tarefas. Você pode atribuir executores e definir prazos, adicionar listas de verificação, anexar links e arquivos. Você também pode configurar regras para transformar seu quadro de tarefas em uma máquina de automação. Um fato interessante é que o Trello permite selecionar modelos da galeria para evitar começar do zero.
Marketing
O marketing é um dos pilares de qualquer negócio. O marketing não só constrói o reconhecimento da marca, mas também pode aumentar as vendas, escalar negócios e envolver clientes. O HubSpot oferece um conjunto de poderosas ferramentas de marketing de entrada que automatizam tarefas rotineiras. O software organiza e rastreia relacionamentos com clientes, oferece análises em vários canais de comunicação e automatiza a geração de leads. O Hubspot fornece ferramentas para construir belas páginas de destino e formulários web, criar campanhas de marketing por e-mail e segmentar contatos. É uma ótima solução para alcançar seus objetivos e otimizar esforços de marketing.
Interações com Clientes
A comunicação regular com o cliente é imperativa para qualquer negócio. Se estamos falando de automação empresarial, respectivamente, precisamos de ferramentas que permitam conversar efetivamente com seus clientes e lidar facilmente com interações passadas.
O software HelpDesk é um ótimo aplicativo para gerenciar mensagens de clientes e convertê-las em tickets. Este aplicativo tem uma interface simples e intuitiva que facilita o início para os agentes de suporte. Ajuda a conversar com os clientes em chat em tempo real, acompanhar toda a sua comunicação, analisar os dados usando relatórios. O HelpDesk permite que sua equipe responda mais rápido e com mais eficiência, mantendo a caixa de entrada organizada e arrumada.
O Intercom é uma poderosa plataforma de comunicação para gerenciar toda a interação com o cliente em um único lugar. Incorpora chat, bots conversacionais, campanhas de e-mail e até tours de produtos. O Intercom visa ajudá-lo a converter mais leads em clientes e construir melhores relacionamentos com os clientes. Uma das características favoritas da nossa equipe são as macros que permitem criar modelos e eliminar tarefas repetitivas.
Análises
A análise é uma parte integral de qualquer negócio. Se você já teve um site, provavelmente está familiarizado com o Google Analytics. Ele monitora todo o tráfego do seu site, oferecendo todos os tipos de insights valiosos. O GA ajuda você a entender quais páginas e conteúdos do site são mais envolventes e o que precisa ser modificado. É absolutamente gratuito e oferece integração automática com a plataforma de publicidade online Google Ads. Ele também permite criar relatórios personalizáveis e definir metas para acompanhar o progresso do seu negócio.
Gestão Financeira
O FreshBooks torna fácil gerenciar suas finanças. A plataforma é projetada com as necessidades de pequenas equipes em mente. O FreshBooks permite criar faturas profissionais em segundos, organizar pagamentos e despesas e calcular o tempo gasto. O FreshBooks envia lembretes automáticos sobre pagamentos e integra-se facilmente com centenas de aplicativos populares.
O Xero é um software que cuida dos aspectos financeiros do seu negócio e ajuda você a manter as coisas em ordem. O Xero é um sistema competente de gestão contábil que trabalha de acordo com as regras e prioridades das empresas. Ele oferece uma visão clara do seu fluxo de caixa e permite gerenciar sua folha de pagamento. O Xero permite criar faturas, cotações e pedidos de compra. Ele também inclui ferramentas para gerenciar inventário, arquivos e relatórios.
Gestão de Documentos
O Google Workspace é um conjunto empresarial de serviços em nuvem que inclui o Google Drive, Google Docs, Google Sheets entre muitas outras soluções de colaboração online. Os benefícios óbvios são que é gratuito e baseado na nuvem, o que significa que você pode acessar seus dados onde quer que esteja. O Google Docs e Sheets permitem colaborar em seu conteúdo em tempo real e acompanhar todas as alterações. A melhor parte é que ele salva automaticamente seu texto, então você nunca perde nenhuma alteração significativa de texto. O Google Drive permite armazenar seus arquivos de forma segura e compartilhá-los com sua equipe sempre que necessário. Cada conta gratuita inclui até 15GB de armazenamento.
Videoconferência
No mundo moderno, você não precisa agendar compromissos e ir a algum lugar para falar de negócios com clientes — você pode simplesmente convidar as pessoas para se reunirem online. O Microsoft Teams oferece ferramentas profissionais de colaboração e organização de reuniões, incluindo mensagens instantâneas, chamadas de áudio e vídeo e muito mais para comunicação no escritório. Ele oferece uma versão gratuita com duração máxima de reunião de 60 minutos. Você pode agendar reuniões e compartilhar sua tela com os participantes.
O Zoom é uma plataforma baseada na nuvem e fácil de usar para videoconferência. Pode ser usado para uma variedade de casos de uso — reuniões ágeis scrum, equipes remotas, treinamento de produtos, mediação de grupo, suporte ao cliente, interação de vendas e muito mais. A versão gratuita permite realizar reuniões de vídeo de 40 minutos de duração por um tempo ilimitado.
Automação de Tarefas
O software de automação de tarefas vai além da gestão de projetos. Muitos se integram com seus aplicativos de negócios favoritos, permitindo uma automação poderosa e uma melhor fluidez de dados. Assuma o controle de sua carga de trabalho e desbloqueie um novo nível de eficiência com a automação de tarefas.
SureTriggers é uma ferramenta de automação amigável que permite conectar seus plugins e aplicativos favoritos, construindo poderosos "Fluxos de Trabalho" para otimizar tarefas essenciais. Com o SureTriggers, você pode automatizar a captura de leads, gerenciar carrinhos abandonados ou atualizar mídias sociais – as possibilidades são ilimitadas. Ele também mantém seus dados fluindo suavemente com sincronização em tempo real e oferece uma biblioteca de integrações pré-construídas para você começar rápido. Libere o poder do SureTriggers e concentre-se no que realmente faz seu negócio crescer.
Gestão de Desempenho
É vital para um negócio manter e nutrir uma atmosfera positiva dentro da equipe. Como gerente, você precisa conhecer o estado dos funcionários e monitorar seu humor para garantir que não haja esgotamentos ou conflitos.
O 15Five é uma ferramenta útil que ajuda a controlar o humor e o envolvimento dentro da sua equipe, prevenir problemas, excesso de trabalho e esgotamento. Uma vez por semana, todos os funcionários preenchem um questionário, notam como estão, avaliam como conseguiram abordar seus próprios objetivos. O 15Five também permite realizar avaliações de 360 graus, conhecer as forças dos funcionários e elogiar seus colegas de trabalho publicamente.
O Motivosity é uma plataforma acessível que permite obter insights sobre a satisfação de seus funcionários. Ajuda a equipe a construir uma cultura saudável coletando e analisando feedback dos funcionários. As ferramentas do Motivosity permitem expressar seu apreço, realizar testes de personalidade, conhecer os interesses dos funcionários, construir uma estrutura organizacional visual, medir a pontuação do eNPS e muito mais.
Hoje em dia, existe uma grande variedade de aplicativos de automação diferentes e todos podem escolher os mais adequados para suas necessidades específicas. Note que algumas das soluções modernas tudo-em-um, como o Flowlu, podem substituir vários aplicativos para automação empresarial e economizar significativamente seu dinheiro, o que é extremamente essencial para PMEs.
Há muitas vantagens na utilização de ferramentas de automatização para as pequenas empresas. Alguns dos benefícios mais comuns incluem:
- Aumento da eficiência.
- Melhoria da produtividade.
- Maior segurança.
- Melhoria da satisfação do cliente.
Algumas das ferramentas de automação mais populares para pequenas empresas incluem:
- Zapier.
- Integromat.
- IFTTT.
- Microsoft Power Automate.
Ao escolher uma ferramenta de automatização para a sua pequena empresa, é importante ter em conta as suas necessidades específicas. Alguns factores a considerar incluem:
- A dimensão da sua empresa: Se tem uma pequena empresa, pode precisar de uma ferramenta de automatização diferente da de uma grande empresa.
- O tipo de negócio que tem: Algumas ferramentas de automatização são mais adequadas para determinados tipos de empresas do que outras.
- O seu orçamento: O preço das ferramentas de automatização pode variar entre gratuito e centenas de dólares por mês.
Existem muitos recursos disponíveis para o ajudar a encontrar mais informações sobre ferramentas de automatização para pequenas empresas. Alguns dos recursos mais úteis incluem:
- A Administração de Pequenas Empresas: A SBA tem um sítio Web com um diretório de ferramentas de automatização para pequenas empresas.
- A Federação Nacional de Empresas Independentes: A NFIB tem um site com um guia para escolher a ferramenta de automação certa para sua pequena empresa.
- O Instituto Americano de CPAs: O AICPA tem um sítio Web com um guia sobre a utilização de ferramentas de automatização para melhorar a gestão financeira da sua pequena empresa.
