How to Create a Unique and Helpful Employee Onboarding Program
O processo de integração desempenha um papel importante no enriquecimento da experiência do funcionário. Mais do que apenas uma oportunidade para os novos contratados serem introduzidos à organização, é também a chance para os empregadores criarem uma boa primeira impressão, melhorarem o branding do empregador e cultivarem sua força de trabalho.
Então, quão importante é ter um bom programa de integração? De acordo com dados da Gallup, 70% dos trabalhadores que tiveram excelentes experiências de integração acreditam que têm “o melhor emprego possível”. Além disso, esses trabalhadores são 2,6 vezes mais propensos a se sentirem realmente satisfeitos com seu trabalho e a permanecerem nele.
Com esses dados, as empresas devem elaborar um programa de integração envolvente e memorável para seus novos contratados ou melhorar seus processos existentes. Isso é especialmente importante, já que “A Grande Resignação” está causando disrupções em diversos setores, com os funcionários optando por priorizar seu bem-estar geral e satisfação no trabalho no novo normal.
O que seu programa de integração deve incluir
Ao elaborar um programa de integração de funcionários envolvente e útil, você deve primeiro conhecer os elementos que podem ajudar a dar-lhe estrutura. Alguns dos essenciais de um programa de integração incluem:
1. Uma plataforma de integração digital
A era digital deu às organizações várias oportunidades para otimizar a maioria, senão todos, de seus processos internos, incluindo a integração de funcionários. De acordo com um estudo de 2021 da Talent Board, 83% dos empregadores já usam um sistema de integração para gerenciar e executar seus processos e atividades.
Com uma solução de integração digital, as empresas podem economizar mais tempo na orientação e treinamento de novos funcionários, melhorar a satisfação dos novos contratados e evitar inconsistências e atrasos ao compartilhar informações vitais com os participantes da integração.
2. Equipamento do funcionário
Para que seus novos funcionários se juntem à organização sem problemas, você deve equipá-los com todas as ferramentas, sistemas e documentos de que precisarão durante o período de seu emprego.
Por exemplo, antes do primeiro dia de trabalho, eles já devem receber seu laptop ou computador de serviço, juntamente com as instalações de software necessárias. Com a ajuda do seu departamento de TI, configure o e-mail de trabalho dos novos contratados com antecedência também, para que eles possam facilmente fazer login no sistema da sua empresa no Dia 1.
Você também pode fornecer aos novos contratados o manual do funcionário antecipadamente para que eles possam se familiarizar com a cultura e as políticas da empresa.
3. Comitê de boas-vindas
Todo programa de integração deve ter um comitê de boas-vindas que ajudará os novos contratados a se sentirem bem-vindos e conectados com sua nova organização. Seu comitê de boas-vindas pode dar aos novos funcionários um tour pelo seu escritório, apresentá-los ao restante da equipe e discutir com eles a cultura da empresa.
Seu comitê de boas-vindas não precisa necessariamente consistir em pessoas do departamento de recursos humanos. Pode incluir funcionários de diferentes departamentos que podem ajudar a elevar o nível de engajamento durante o processo de integração.
4. Pessoa de contato designada ou mentor
Além do comitê de boas-vindas, os novos contratados também devem ser apoiados por uma pessoa de contato designada ou mentor. Isso pode encorajar os novos funcionários a fazer perguntas específicas sobre a empresa ou seu trabalho, bem como fornecer feedback sobre sua experiência de integração.
Os mentores podem agendar check-ins individuais ou almoços informais com novos funcionários durante suas primeiras semanas para ajudar os últimos a se estabelecerem e se sentirem confortáveis.
Como integrar criativamente novos funcionários
Não há uma fórmula quando se trata de elaborar um bom programa de integração de funcionários. Você pode ser tão criativo quanto quiser, ainda levando em consideração a capacidade da sua equipe e o orçamento da sua empresa.
Aqui estão algumas melhores práticas que você pode aplicar.
Oriente os funcionários atuais sobre os novos contratados
Mais do que apenas acomodar novos contratados, o processo de integração é uma oportunidade para seus funcionários atuais se prepararem para novas adições à sua equipe também. Antes da integração, você pode enviar um e-mail em massa sobre os novos contratados, qual será o papel e as responsabilidades deles e o que os funcionários atuais podem fazer para fazê-los se sentir bem-vindos.
Implemente um processo de integração por fases
De acordo com Rick Gibbs, especialista em desempenho com o provedor de soluções de RH Insperity, implementar o programa de integração em etapas pode ajudar os novos contratados a se ajustarem à sua nova empresa em seu próprio ritmo e evitar que se sintam sobrecarregados desde o início.
Uma maneira de aplicar uma abordagem por fases ao processo de integração é criar uma linha do tempo deliberada e detalhada, que pode levar mais tempo ao orientar novos contratados virtualmente.
Forneça um kit de integração
Kits de integração não são novidade. Empresas como Dropbox, Nike e IBM fornecem a seus novos funcionários materiais de escritório e outros itens práticos para fazê-los se sentir bem-vindos na organização.
Se você tiver orçamento, considere enviar um pacote de boas-vindas aos seus novos contratados também. Seu kit de integração não precisa necessariamente consistir em itens tangíveis. Você pode fornecer vouchers para um restaurante ou atividades recreativas que se encaixem no estilo de vida deles.
Convide novos contratados para eventos sociais
Sua empresa realiza happy hours? Você organiza atividades simples de team building para estabelecer camaradagem entre os funcionários? Você pode convidar seus novos funcionários para esses eventos sociais para ajudá-los a socializar com seus colegas e mostrar-lhes que a empresa valoriza o lazer tanto quanto o trabalho árduo.
Independentemente de sua empresa implementar um arranjo de trabalho totalmente remoto ou híbrido, você ainda pode envolver novos e antigos funcionários por meio de atividades de engajamento remoto. Você pode realizar pausas para café virtuais, jogar jogos multiplayer e muito mais.
Peça feedback
Você nunca saberá se seu programa de integração é eficaz, a menos que busque feedback. Fazer isso não apenas ajudará você a melhorar suas atividades de integração, mas também fará com que os novos funcionários se sintam como se suas percepções importassem desde o início de seu emprego.
Como evidência, o estudo de 2021 da Talent Board mostra que os novos funcionários que foram questionados sobre sua jornada como candidatos estavam 91% mais dispostos a aumentar seu relacionamento com o empregador, levando a uma menor rotatividade de funcionários e melhor retenção. Eles também estavam mais propensos a indicar sua empresa para outras pessoas.
Solicitar feedback pode ser tão fácil quanto enviar uma pesquisa online ou agendar uma reunião com novos funcionários antes, durante e após a integração.
Execute um programa de integração envolvente
Novamente, não há uma abordagem única para a integração. Este processo é sua oportunidade de causar uma boa e duradoura impressão em seus novos funcionários, portanto, certifique-se de que seu programa de integração esteja alinhado com os valores, objetivos e capacidade da sua empresa em termos de pessoal e recursos financeiros.
Além disso, certifique-se de que todas as suas atividades de integração se concentrem na cultura e na conexão, pois elas estão entre os estágios mais essenciais do processo de integração. Como disse a especialista em integração de funcionários Talya Bauer, Ph.D., é no nível da cultura onde os novos contratados são expostos aos valores e normas organizacionais, enquanto o nível de conexão é onde eles aprendem sobre as relações pessoais e redes de informações da organização.
Por meio de um planejamento estratégico e intencional, seu programa de integração pode ajudá-lo a envolver os talentos certos que podem impulsionar sua empresa para o sucesso.
Um programa de integração eficaz deve incluir uma plataforma de integração digital, equipamento necessário para os funcionários, um comitê de boas-vindas e um mentor ou pessoa de contato designada para guiar os novos contratados durante seu período inicial na empresa.
Plataformas de integração digital simplificam o processo de orientação e treinamento, melhoram a satisfação dos novos contratados ao fornecer informações consistentes e oportunas e economizam tempo tanto para a organização quanto para os novos funcionários.
Um comitê de boas-vindas ajuda os novos contratados a se sentirem conectados e bem-vindos em seu novo ambiente, facilitando uma transição mais suave para a cultura da empresa e fomentando um senso de pertencimento desde o início.
As empresas podem personalizar seu programa de integração implementando processos por fases, fornecendo kits de integração criativos, envolvendo os novos contratados em eventos sociais e buscando ativamente feedback para melhorar continuamente a experiência de integração.
