How to Create a Unique and Helpful Employee Onboarding Program
El proceso de integración juega un papel importante en el enriquecimiento de la experiencia del empleado. Más que solo una oportunidad para que los nuevos contratados sean introducidos a la organización, también es la chance para los empleadores de crear una buena primera impresión, mejorar el branding del empleador y cultivar su fuerza laboral.
Entonces, ¿cuán importante es tener un buen programa de integración? Según datos de Gallup, el 70% de los trabajadores que tuvieron excelentes experiencias de integración creen que tienen "el mejor trabajo posible". Además, estos trabajadores son 2.6 veces más propensos a sentirse realmente satisfechos con su trabajo y a permanecer en él.
Con estos datos, las empresas deben elaborar un programa de integración atractivo y memorable para sus nuevos contratados o mejorar sus procesos existentes. Esto es especialmente importante ya que "La Gran Renuncia" está causando disrupciones en varios sectores, con los empleados optando por priorizar su bienestar general y satisfacción laboral en la nueva normalidad.
Lo que tu programa de integración debe incluir
Al elaborar un programa de integración de empleados atractivo y útil, primero debes conocer los elementos que pueden ayudar a darle estructura. Algunos de los esenciales de un programa de integración incluyen:
1. Una plataforma de integración digital
La era digital ha dado a las organizaciones varias oportunidades para optimizar la mayoría, si no todos, de sus procesos internos, incluyendo la integración de empleados. Según un estudio de 2021 de Talent Board, el 83% de los empleadores ya usan un sistema de integración para gestionar y ejecutar sus procesos y actividades.
Con una solución de integración digital, las empresas pueden ahorrar más tiempo en orientar y capacitar a nuevos empleados, mejorar la satisfacción de los nuevos contratados y evitar inconsistencias y retrasos al compartir información vital con los participantes de la integración.
2. Equipamiento del empleado
Para que tus nuevos empleados se unan a la organización sin problemas, debes equiparlos con todas las herramientas, sistemas y documentos que necesitarán durante el período de su empleo.
Por ejemplo, antes de su primer día de trabajo, ya deben recibir su laptop o computadora de servicio, junto con las instalaciones de software necesarias. Con la ayuda de tu departamento de TI, configura el correo electrónico de trabajo de los nuevos contratados con anticipación también, para que puedan iniciar sesión fácilmente en el sistema de tu empresa en el Día 1.
También puedes proporcionar a los nuevos contratados el manual del empleado de antemano para que puedan familiarizarse con la cultura y las políticas de la empresa.
3. Comité de bienvenida
Todo programa de integración debe tener un comité de bienvenida que ayudará a los nuevos contratados a sentirse bienvenidos y conectados con su nueva organización. Tu comité de bienvenida puede dar a los nuevos empleados un recorrido por tu oficina, presentarlos al resto del personal y discutir con ellos la cultura de la empresa.
Tu comité de bienvenida no necesariamente tiene que consistir en personas del departamento de recursos humanos. Puede incluir empleados de diferentes departamentos que pueden ayudar a elevar el nivel de compromiso durante el proceso de integración.
4. Persona de contacto designada o mentor
Además del comité de bienvenida, los nuevos contratados también deben ser apoyados por una persona de contacto designada o mentor. Esto puede alentar a los nuevos empleados a hacer preguntas específicas sobre la empresa o su trabajo, así como proporcionar retroalimentación sobre su experiencia de integración.
Los mentores pueden programar revisiones individuales o almuerzos informales con nuevos empleados durante sus primeras semanas para ayudar a estos últimos a establecerse y sentirse cómodos.
Cómo integrar de manera creativa a nuevos empleados
No hay una fórmula cuando se trata de elaborar un buen programa de integración de empleados. Puedes ser tan creativo como quieras, mientras aún tomas en consideración la capacidad de tu equipo y el presupuesto de tu empresa.
Aquí hay algunas mejores prácticas que puedes aplicar.
Orienta a los empleados actuales sobre los nuevos contratados
Más que solo acomodar a los nuevos contratados, el proceso de integración es una oportunidad para que tus empleados actuales se preparen para nuevas adiciones a su equipo también. Antes de la integración, puedes enviar un correo electrónico masivo sobre los nuevos contratados, cuálserá su rol y responsabilidades, y qué pueden hacer los empleados actuales para hacerlos sentir bienvenidos.
Implementa un proceso de integración por fases
Según Rick Gibbs, especialista en desempeño con el proveedor de soluciones de RRHH Insperity, implementar el programa de integración en etapas puede ayudar a los nuevos contratados a ajustarse a su nueva empresa a su propio ritmo y evitar que se sientan abrumados desde el principio.
Una forma de aplicar un enfoque por fases al proceso de integración es crear una línea de tiempo deliberada y detallada, que podría tomar más tiempo al orientar a nuevos contratados virtualmente.
Proporciona un kit de integración
Los kits de integración no son nuevos. Empresas como Dropbox, Nike e IBM proporcionan a sus nuevos empleados materiales de oficina y otros artículos prácticos para hacerlos sentir bienvenidos en la organización.
Si tienes presupuesto, considera enviar un paquete de bienvenida a tus nuevos contratados también. Tu kit de integración no necesariamente necesita consistir en artículos tangibles. Puedes proporcionar vales para un restaurante o actividades recreativas que se ajusten a su estilo de vida.
Invita a los nuevos contratados a eventos sociales
¿Tu empresa realiza horas felices? ¿Organizas actividades simples de team building para establecer camaradería entre los empleados? Puedes invitar a tus nuevos empleados a estos eventos sociales para ayudarlos a socializar con sus colegas y mostrarles que la empresa valora el juego tanto como el trabajo duro.
Independientemente de si tu empresa implementa un arreglo de trabajo completamente remoto o híbrido, aún puedes involucrar a nuevos y antiguos empleados a través de actividades de compromiso remoto. Puedes realizar pausas para café virtuales, jugar juegos multijugador y más.
Pide retroalimentación
Nunca sabrás si tu programa de integración es efectivo a menos que busques retroalimentación. Hacerlo no solo te ayudará a mejorar tus actividades de integración, sino que también hará que los nuevos empleados sientan que sus percepciones importan desde el inicio de su empleo.
Como evidencia, el estudio de 2021 de Talent Board muestra que los nuevos empleados que fueron consultados sobre su trayectoria como candidatos estaban un 91% más dispuestos a aumentar su relación con el empleador, lo que lleva a una menor rotación de empleados y una mejor retención. También estaban más propensos a referir a su empresa a otras personas.
Solicitar retroalimentación puede ser tan fácil como enviar una encuesta en línea o programar una reunión con nuevos empleados antes, durante y después de la integración.
Ejecuta un programa de integración atractivo
Nuevamente, no hay un enfoque único para la integración. Este proceso es tu oportunidad de causar una buena y duradera impresión en tus nuevos empleados, por lo tanto, asegúrate de que tu programa de integración esté alineado con los valores, objetivos y capacidad de tu empresa en términos de personal y recursos financieros.
Además, asegúrate de que todas tus actividades de integración se centren en la cultura y la conexión, ya que están entre las etapas más esenciales del proceso de integración. Como dijo la experta en integración de empleados Talya Bauer, Ph.D., es en el nivel de la cultura donde los nuevos contratados son expuestos a los valores y normas organizacionales, mientras que el nivel de conexión es donde aprenden sobre las relaciones personales y redes de información de la organización.
A través de una planificación estratégica e intencional, tu programa de integración puede ayudarte a involucrar a los talentos adecuados que pueden impulsar a tu empresa hacia el éxito.
Un programa de integración efectivo debe incluir una plataforma de integración digital, el equipamiento necesario para los empleados, un comité de bienvenida y un mentor o persona de contacto designada para guiar a los nuevos empleados durante su período inicial en la empresa
Las plataformas de integración digital agilizan el proceso de orientación y capacitación, mejoran la satisfacción de los nuevos empleados al proporcionar información consistente y oportuna, y ahorran tiempo tanto para la organización como para los nuevos empleados.
Un comité de bienvenida ayuda a los nuevos empleados a sentirse conectados y bienvenidos en su nuevo entorno, facilitando una transición más suave a la cultura de la empresa y fomentando un sentido de pertenencia desde el inicio.
Las empresas pueden personalizar su programa de integración implementando procesos por fases, proporcionando kits de integración creativos, involucrando a los nuevos empleados en eventos sociales y buscando activamente retroalimentación para mejorar continuamente la experiencia de integración.
