Como Gerenciar Comunicações de Projeto em Crise
A comunicação é crítica durante uma crise. Mantenha sua equipe informada sobre o que está acontecendo e quais mudanças precisam ser feitas no projeto. Uma vez que você tenha uma boa compreensão da situação, você pode começar a planejar como gerenciar as comunicações do projeto em uma crise com sua equipe e partes interessadas.
Quais são os Benefícios de Comunicações Eficazes em Crise?
Comunicações eficazes em crise podem ajudá-lo a superar muitos problemas. Por exemplo:
- Ajudar a manter um projeto nos trilhos fornecendo informações oportunas e precisas a todas as partes interessadas;
- Prevenir ou mitigar problemas potenciais ao antecipar rumores e desinformação;
- Ajudar a construir confiança com o público e outras partes interessadas.
As Melhores Maneiras de Gerenciar Comunicações de Projeto em Crise
Quando uma crise ocorre, você deve ser capaz de gerenciar diferentes canais e garantir que todos estejam engajados. Aqui estão algumas dicas para gerenciar comunicações de projeto em uma crise:
1. Mantenha Sua Equipe de Projeto Informada
Garanta que sua equipe de projeto esteja ciente do que está acontecendo e que eles tenham as informações mais recentes. Mantenha-os atualizados sobre quaisquer mudanças.
2. Identifique o Problema
Antes de começar a gerenciar comunicações de projeto, você precisa definir o problema. Qual é o problema? O que deve ser feito sobre isso? Uma vez que você tenha uma compreensão firme da situação, você pode começar a elaborar uma estratégia.
Isso pode envolver enviar atualizações para as partes interessadas, estabelecer um protocolo de comunicação ou configurar um endereço de e-mail dedicado ou uma linha direta para perguntas. Seja o que for que você faça, certifique-se de permanecer calmo e focado.
3. Estabeleça Objetivos Claros
Objetivos claros são as chaves quando se trata de gerenciar comunicações em uma crise. Você deve avaliar a situação com precisão e determinar o melhor curso de ação. Isso pode incluir emitir uma declaração, enviar um e-mail em massa ou realizar uma coletiva de imprensa.
Seus objetivos devem ser claros e concisos, e todos os envolvidos no projeto devem entendê-los. Certifique-se de manter todos atualizados sobre os últimos desenvolvimentos. Garanta que qualquer mensagem seja consistente em todas as plataformas.
4. Identifique Seu Público
Um dos passos mais importantes no gerenciamento de comunicações de projeto em uma crise é identificar seu público. Com quem você precisa se comunicar e o que eles precisam saber? Seu público pode incluir a equipe de projeto, as partes interessadas, a mídia e o público. Cada público terá diferentes necessidades.
Isso significa que você precisará adaptar suas comunicações de acordo. Você não deve fazer as pessoas se sentirem sobrecarregadas com informações ou confusas com muitos detalhes no fluxo de trabalho. Se você não tem certeza de como tornar seus documentos de texto para funcionários o mais conciso e informativo possível, busque ajuda nos melhores sites de redação de ensaios e escrita personalizada.
Por exemplo, a mídia pode precisar de informações sobre a crise e como ela está afetando o projeto. A equipe de projeto pode precisar de atualizações sobre a situação e instruções sobre como proceder. E o público pode querer saber que você está agindo e que eles podem confiar em você para lidar com a situação.
5. Desenvolva um Plano de Comunicação
Quando se trata de gerenciar comunicações de projeto em uma crise, é importante ter um plano em vigor. Isso ajudará a garantir que todos os envolvidos estejam atualizados sobre o que está acontecendoe que as informações corretas estejam chegando às pessoas certas. Aqui está como você pode desenvolver um plano de comunicação:
- Estabeleça linhas claras de comunicação. Isso significa garantir que todos os envolvidos no projeto tenham uma pessoa de contato a quem possam recorrer com perguntas;
- Mantenha todos informados. Isso inclui enviar atualizações sobre a situação e manter os membros da equipe informados sobre quaisquer mudanças ou desenvolvimentos;
- Use uma ferramenta de comunicação acessível a todos. Pode ser um sistema de mensagens online, e-mail, etc.;
- Desenvolva um protocolo de comunicação. É um conjunto de diretrizes que delineiam como você se comunicará durante uma crise. Por exemplo, você pode decidir se comunicar por e-mail ou estabelecer horários específicos para chamadas de conferência. Se você está utilizando uma solução de gestão de conhecimento online, então você pode usá-la para registrar diretrizes e outras informações relevantes para sua equipe.
6. Implemente o Plano
O que se deve fazer quando chega a hora de implementar um plano de comunicação? Aqui estão algumas dicas:
- Certifique-se de que todos os envolvidos estejam cientes do plano e do seu papel nele;
- Mantenha as linhas de comunicação abertas e garanta que todos estejam atualizados;
- Mantenha a calma e esteja preparado para lidar com situações difíceis;
- Cumpra seus compromissos e seja transparente com suas partes interessadas;
- Mantenha uma atitude positiva e seja paciente enquanto as coisas voltam ao normal.
7. Avalie e Ajuste o Plano
Após criar um plano que delineia como você se comunicará com as partes interessadas do projeto durante uma crise, é importante avaliar e ajustá-lo. Coisas como novos desenvolvimentos ou mudanças no cronograma do projeto podem impactar como você precisa se comunicar com as partes interessadas. Também é importante ser flexível e adaptável em uma crise.
A situação pode mudar. Você pode precisar mudar seu plano em andamento. Estar preparado para qualquer coisa permitirá que você lide com o que vier pela frente.
Conclusão
Quando se trata de gerenciar comunicações de projeto em uma crise, é importante ter um plano em vigor. Seguindo as etapas listadas acima, você pode criar e implementar uma estratégia eficaz que ajudará a manter sua equipe e projeto nos trilhos.
O primeiro passo é manter sua equipe de projeto informada sobre a situação atual e quaisquer mudanças imediatas necessárias no projeto.
Uma comunicação eficaz em crises pode ajudar a manter o projeto nos trilhos, prevenir ou mitigar possíveis problemas ao abordar rumores e desinformação, e construir confiança com as partes interessadas e o público.
Estratégias chave incluem identificar o problema, estabelecer objetivos claros, entender seu público, desenvolver um plano de comunicação abrangente e estar preparado para adaptar o plano conforme a situação evolui.
O alastramento de escopo pode ser prevenido definindo claramente o escopo do projeto, mantendo linhas de comunicação abertas e garantindo que quaisquer mudanças sejam formalmente aprovadas por todas as partes interessadas.
