Fora do Escopo no Gerenciamento de Projetos: Onde Traçar o Limite
Como gerente de projetos, uma das suas funções é definir o escopo de um projeto e garantir que todo o trabalho seja concluído e entregue. Mas esse trabalho está incluído no escopo, não fora dele.
Para garantir que você entenda o que está fora do escopo, acreditamos que é importante primeiro definir o que é o escopo do projeto e depois analisar o que significa estar fora do escopo. Para que você tenha uma compreensão clara do significado de "fora do meu escopo", vamos mostrar alguns exemplos de atividades dentro e fora do escopo para que você entenda a diferença.
O Que É o Escopo de um Projeto?
De forma simples, quando falamos em gerenciamento de projetos, o escopo representa os requisitos e os limites do projeto. Podemos dizer que o escopo de um projeto inclui duas coisas: todos os elementos que a equipe precisa abordar e o trabalho que precisa ser feito para concluir o projeto.
Como você pode imaginar, o escopo de um projeto depende de diferentes fatores:
- Os objetivos do projeto
- O trabalho necessário para atingir os objetivos
- O orçamento
- Os colaboradores envolvidos
Todo o trabalho que está diretamente ligado ao escopo definido é chamado de "dentro do escopo". Como PM, seu papel é garantir que cada membro da equipe execute apenas as tarefas que estão dentro do escopo.
Então, O Que Significa Fora do Escopo?
A definição de "fora do meu escopo" é bem simples. Refere-se a qualquer coisa que não esteja incluída nos limites definidos do projeto desde o início.
Por exemplo, uma tarefa que não foi incluída no planejamento original do projeto e que não é essencial para atingir o objetivo final é considerada fora do escopo. Pense em todas as tarefas desnecessárias para o sucesso do projeto — todas elas são atividades fora do escopo.
Para entender melhor o significado de "fora das minhas responsabilidades", aqui vai um exemplo simples: imagine que um cliente pede a um profissional de TI para configurar o sistema de e-mails da empresa.
Alguns dos elementos dentro do escopo podem incluir a escolha da plataforma de e-mail, a configuração dos servidores, testes de desempenho e migração de dados do sistema anterior. No entanto, se o cliente pedir que o profissional configure também um novo sistema de CRM, isso claramente está fora do escopo.
Como Saber se Uma Tarefa Está Fora do Escopo
Não existe um único motivo para uma tarefa ser considerada fora do plano original. Vários fatores podem levar a isso. Aqui estão os mais comuns:
- Ela não é relevante para o objetivo final.
- O cronograma é apertado, o que impede a inclusão de tarefas extras que podem atrasar o projeto.
- Algum critério foi removido propositalmente do escopo inicial para limitar o projeto.
- O cliente pode solicitar apenas um serviço de cada vez. Os demais serviços estão fora do escopo.
- O cliente quer um projeto pequeno devido a recursos limitados.
O Que É o Termo de Escopo do Projeto?
O termo de escopo do projeto é um documento onde estão definidos os limites de um projeto específico. Esse termo é semelhante a um plano e inclui:
- O objetivo
- O cronograma
- Os entregáveis
- Os relatórios
- O orçamento
- As restrições
- As exclusões
Veja um exemplo simples:
- Objetivo: Desenvolvimento de um aplicativo mobile
- Cronograma: 4 meses a partir da data de início
- Entregáveis: O app, código-fonte, elementos gráficos e sons
- Relatórios: O gerente de projeto emitirá um relatório a cada duas semanas
- Orçamento: R$ 75.000
- Restrições: Nenhuma
- Exclusões: Marketing
Exemplos de Fora do Escopo
Com base no termo de escopo descrito acima, veja alguns pedidos que seriam considerados fora das nossas responsabilidades:
- Publicar o app na loja
- Criar uma campanha de marketing
- Desenvolver um segundo aplicativo
- Criar um código QR
- Adicionar funcionalidades que não estavam no escopo definido
- Alterar o funcionamento de uma funcionalidade existente. Como esse projeto levará meses, uma mudança como essa pode ser vista como uma tentativa de incluir algo fora do escopo dentro do projeto original.
Esperamos que esses exemplos de dentro e fora do escopo tenham ajudado você a entender a diferença entre essas tarefas de gerenciamento de projeto.
O Que É Scope Creep?
Scope creep é a tendência que alguns projetos têm de perder o foco do objetivo principal ou se tornarem maiores. Como você pode ver, os exemplos acima se encaixam perfeitamente nessa definição.
Então, como evitar o scope creep para manter o projeto dentro dos limites definidos?
7 Dicas para Evitar o Scope Creep
Todos os projetos enfrentam desafios inesperados. Cabe à sua equipe (e a você) garantir que eles sejam resolvidos, sempre respeitando o tempo e o orçamento.
Aqui estão algumas dicas que podem ajudar:
#1: Mantenha Registros Claros:
Uma das melhores dicas que você pode seguir. Mantenha seus registros atualizados e organizados para evitar o scope creep. Antes de iniciar o trabalho, tenha um termo de escopo do projeto assinado por você, pelo cliente e pelas partes interessadas. Isso garante que todos estejam alinhados quanto ao que será entregue.
Durante o andamento do projeto, documente o progresso, os recursos e qualquer alteração importante.
Ferramentas como o Flowlu facilitam a organização dessa documentação. Você pode anexar arquivos, registrar aprovações e acompanhar mudanças sem depender de planilhas ou longas trocas de e-mail.
#2: Antecipe Mudanças:
Esteja sempre preparado para possíveis mudanças. Antes de iniciar, defina como você lidará com solicitações de tarefas fora do escopo.
#3: Respeite os Limites:
Os limites foram definidos no termo de escopo. Se todos concordaram com eles, mantenha-se firme. Se o cliente pedir algo além do combinado, avalie se vale a pena cobrar à parte ou recusar. Na maioria dos casos, é melhor dizer não do que aceitar só para agradar.
#4: Estabeleça Prioridades:
Durante o alinhamento com o cliente, identifique o que é essencial e o que seria "bom ter". Isso ajuda a definir o que realmente entra no escopo final, especialmente quando o orçamento é limitado.
#5: Detalhe Cada Entregável:
Seja específico ao descrever o que será entregue. Inclua recursos, prazos e custos detalhadamente.
#6: Use Automação:
Com o tempo, você ganhará experiência na criação de escopos. No início, peça a opinião de PMs mais experientes. Isso evita que você deixe algo importante de fora.
Com o tempo, você pode até criar seu próprio modelo com lembretes sobre o que incluir.
#7: Acompanhe Seus Marcos de Projeto:
Isso é essencial para saber onde você está em relação ao cronograma, alocação de recursos e qualidade.
A verdade é que nem todos os projetos serão entregues no prazo ou dentro do orçamento. Por isso, mantenha comunicação frequente com o cliente sobre o status do projeto.
Plataformas como o Flowlu permitem definir marcos claros, acompanhar o progresso em tempo real e ajustar prazos conforme necessário — sem perder o controle do que está ou não no escopo combinado.
Resumo
Gerenciar um projeto pode ser desafiador, mas é totalmente possível — e você vai melhorar com a prática. O mesmo vale para entender o que significa "fora do escopo" e como impor limites claros aos clientes.
Esperamos que os exemplos e comparações entre escopo e fora do escopo tenham ajudado a esclarecer o conceito, além das dicas para evitar o scope creep.
O termo de escopo do projeto deve ser definido e criado durante a fase de planejamento. Todas as partes envolvidas devem estar alinhadas para que todos saibam o que esperar.
Esse documento deve ser elaborado pelo gerente de projeto, mas o cliente também precisa participar do processo. Lembre-se de que você pode consultar os membros da equipe ao definir as tarefas que precisarão ser executadas. Qualquer tarefa fora do trabalho definido ou que altere o objetivo do projeto é considerada fora do escopo original.
