Melhores Práticas de Gestão de Projetos em 2024: 12 Ideias para Gerenciar Projetos com Sucesso

Enquanto algumas pessoas pensam que ser um gerente de projetos é apenas moleza, na verdade, você precisa ter ombros largos para assumir total responsabilidade por um projeto.

Gerentes de projetos fazem muitas tarefas importantes, mas, em geral, precisam manter o equilíbrio entre stakeholders, a equipe do projeto, objetivos, orçamento, escopo e muitas outras palavras complicadas que seguem cada projeto, especialmente os digitais.

Se você está lendo este artigo, provavelmente sabe sobre ferramentas de gestão de projetos e algumas informações básicas sobre este tópico. Mas, na verdade, gestão de projetos é um mar profundo, e quanto mais você aprende, mais perguntas você tem.

No entanto, você não precisa se preocupar. Alguns desafios de gestão de projetos não vão te prejudicar se você souber pelo menos como construir um fluxo de trabalho de projeto estruturado. Para fazer isso, é melhor seguir as melhores práticas e princípios de PM. Por sorte, preparamos uma lista completa delas para o ano de 2024!

O que é Gestão de Projetos e Suas Práticas: Definição Completa

Primeiro, vamos refrescar brevemente nossa memória sobre a definição do que é gestão de projetos. Segundo o PMI, gestão de projetos é um conjunto de habilidades, técnicas, conhecimentos e, finalmente, práticas voltadas a tornar os projetos bem-sucedidos e entregar um resultado significativo para as pessoas. Por exemplo, ajudar projetos a se manterem dentro do orçamento, prevenir o crescimento excessivo do escopo do projeto e, claro, alcançar os resultados esperados.

Simplificando, gestão de projetos é o processo de conduzir um projeto com sucesso por todo o seu ciclo de vida e construir um equilíbrio entre todos os aspectos do projeto. De fato, é bastante difícil explicar gestão de projetos em poucas frases. Consiste em muitos elementos, e um deles são as práticas de gestão.

Práticas são apenas algumas ações realizadas regularmente para alcançar certos resultados. Se você quer saber como os gerentes definem quais práticas são as melhores, a resposta é bastante simples, mas não tão óbvia. Realizando algumas ações de tempos em tempos, percebemos que algumas delas nos levam a melhores resultados. O mesmo ocorre com a gestão de projetos: quando você vê que algumas ações estão dando os melhores resultados, você vai fazê-las o tempo todo para cada projeto. E é assim que as melhores práticas de PM nasceram.

Embora a gestão de projetos não seja tão rígida quanto, por exemplo, desenvolvimento web, ela ainda tem seus próprios princípios e recomendações a seguir.

Princípios e Recomendações de Gestão de Projetos

Alguns gerentes e especialistas afirmam que os princípios são fundamentais e devem ser seguidos em qualquer projeto. Por outro lado, alguns gerentes pensam que os princípios são mais como recomendações, e cabe a você decidir se deve segui-los.

De qualquer forma, não podemos ignorar alguns princípios fundamentais de gestão de projetos que precisam ser considerados antes de aprender as melhores práticas.

Como os princípios de PM não são formalizados, nos baseamos nas informações do PMBOK (mesmo que ele não tenha uma lista oficial de princípios) e em pesquisas anuais de recursos como PMI e várias outras estatísticas de gestão de projetos.

Atualmente, a maioria dos gerentes de projetos segue nove princípios:

• Estrutura formalizada
• Comunicação regular com stakeholders e investidores
• Objetivos claros e pré-definidos
• Papéis de equipe estritos
• Documentação estruturada e formal
• Processo de gestão de riscos pré-definido
• Gestão de mudanças
• Forte compreensão do valor de um resultado
• Relatórios de desempenho
• Procedimento de aprovação passo a passo

Mas, na verdade, os princípios complementam as práticas. O que isso significa, você pode se perguntar? Práticas são ações, enquanto princípios são ideias. Se os princípios são "como tem que ser", as práticas são "como alcançar". Portanto, eles andam de mãos dadas, e você não pode lidar com eles separadamente.

E agora é finalmente hora de dar uma olhada mais de perto nas melhores práticas de gestão de projetos, então vamos mergulhar no tópico!

A Lista das 13 Melhores Práticas de Gestão de Projetos

Dicas de gestão de projetos, ideias, metodologias e muitas outras coisas complicadas podem escapar da sua mente. Os princípios são mais simples, então é mais fácil fazê-los permanecer em sua mente e depois implementá-los com sucesso.

Os princípios simplificam as coisas complexas, então, se você não quer perder tempo implementando metodologias inteiras no seu processo de gestão de projetos, aqui está a lista das 12 melhores práticas de gestão de projetos para apoiar suas iniciativas:

Execute uma Iniciação Adequada

Antes mesmo do projeto começar, você precisa executar uma iniciação. Basicamente, você precisa assegurar à alta administração que seu projeto entregará um bom valor tanto para o negócio quanto para o cliente final. A iniciação ajuda você e os stakeholders a entender se vale a pena antes de entrar na fase de planejamento. Como executar uma iniciação adequada para que seu projeto seja aprovado? É bastante simples:

• Crie um caso de negócios que será resolvido pelo resultado do seu projeto.
• Entenda quem são seus stakeholders-chave e comece a apresentar.
• Conduza uma pesquisa de viabilidade.
• Saiba quem você quer ver na equipe do projeto.

Manter todos na mesma página e ter uma compreensão clara de por que seu projeto terá sucesso é a primeira melhor prática.

Peça Feedback dos Stakeholders

Não apenas a sua opinião importa, mas também os objetivos do seu negócio. Para lançar um projeto de sucesso, os resultados esperados devem ser centrados no cliente. Se você adotar a abordagem centrada no cliente, pedir feedback dos stakeholders é uma prática muito boa. Assim, você pode ter uma compreensão clara do que deve entregar ao final de um ciclo.

O feedback dos stakeholders pode resolver muitos problemas antes mesmo de eles aparecerem: você pode entender qual problema o seu produto deve resolver, quais concorrentes seus stakeholders valorizam mais, entre muitas outras coisas que você descobre quando o projeto está concluído e você tem o produto final.

Defina Marcos e Fases do Projeto

Você não alcançará nenhum objetivo se não tiver um plano formal para um projeto. Antes de começar um projeto, divida-o em pequenos passos que precisam ser dados para alcançar o resultado final. Tais pequenos objetivos ou certos pontos em uma linha do tempo são chamados de marcos.

Gerentes experientes conhecem o valor dos marcos. Eles não apenas ajudam a criar uma estrutura de divisão de trabalho, mas também são úteis na comunicação com os stakeholders e na elaboração de relatórios. Simplificando, com marcos, você pode dividir um projeto em fases menores. Uma vez que você alcança a fase, você completa um marco.

Defina o Escopo e os Objetivos do Projeto

A gestão de escopo do projeto é um campo inteiro para explorar na gestão de projetos. Mas, para simplificar, um escopo ajuda você a responder às seguintes perguntas:

• Quais são os objetivos intermediários?
• Qual é o produto final?
• Quais padrões a equipe segue?
• Quais são as principais restrições?

O escopo e os objetivos ajudarão você e a equipe a evitar ações e decisões desnecessárias durante todo o ciclo de vida do projeto.

Monte uma Equipe de Projeto

Uma equipe de projeto pode consistir em muitos profissionais diferentes. Mas habilidades são inúteis se a pessoa não sabe o que fazer. Em uma equipe, a hierarquia é importante. Todas as ações e mudanças devem ser aprovadas por quem é responsável por elas para evitar erros. Por exemplo, se você tem vários desenvolvedores envolvidos, reserve um tempo para indicar um deles para o papel de líder da equipe. Nesse caso, outros desenvolvedores saberão quem é responsável pela aprovação de tarefas e revisões de código.

Inicie Reuniões Regulares

Mesmo que a equipe possa ter diferentes papéis, como analistas, profissionais de marketing, desenvolvedores, designers, etc, cada membro da equipe deve estar ciente do rumo principal. A maioria das equipes de desenvolvimento conduz standups regulares para manter todos envolvidos nas principais notícias sobre o produto ou o caminho do projeto. Standups ou reuniões regulares são práticas muito boas e podem ser facilmente realizadas virtualmente por meio de software de chamadas em conferência, como Zoom ou Microsoft Teams, para manter sua equipe inteira informada. Apenas algumas palavras sobre o que foi feito e qual é o próximo passo para cada departamento serão completamente suficientes.

Realize um Planejamento de Recursos

Suas ideias provavelmente são fantásticas, e você mal pode esperar para colocá-las em prática. No entanto, todos nós enfrentamos a realidade de que os recursos são limitados e você não pode trazer suas ideias à vida na sua totalidade.

Para evitar decepções, planeje seus recursos com antecedência. E isso se aplica não apenas a recursos financeiros e materiais, mas também a recursos humanos. Muitas vezes acontece que uma pessoa participa de vários projetos, e você precisa considerar todos os aspectos ao planejar um projeto.

Estabeleça Padrões de Qualidade

Você precisa de alguma forma medir a produção dos membros da equipe. Você não pode ser um especialista em design, desenvolvimento, marketing e outros campos ao mesmo tempo, então você precisa ter padrões formalizados para entender se o resultado intermediário pode ser aprovado.

Na maioria dos casos, os padrões de qualidade são estabelecidos para cada fase. Uma vez que você alcança um marco, você precisa avaliar se o resultado tem boa qualidade. Para estabelecer padrões, você pode seguir as dicas abaixo:

• Divida o projeto em fases com entregas claras.
• Meça o quão bem-sucedidos foram seus projetos anteriores e suas entregas em cada fase.
• Formalize o processo de qualificação e mantenha-o claro para todos. É melhor estar documentado para que todos possam trabalhar de acordo com esses princípios.
• Peça apoio dos stakeholders ao estabelecer padrões. Eles podem chamar sua atenção para pontos que você pode não ter notado.

Mantenha Todas as Mudanças Formalizadas

Mesmo que você crie um plano perfeito, esteja sempre preparado para solicitações de mudança. Elas podem literalmente surgir do nada, mas estão sempre chegando, mesmo que pareça que está tudo bem agora. Você, como gerente, precisa estar sempre pronto para aceitá-las.

E, para facilitar a vida da sua equipe, uma das melhores práticas é manter todas as mudanças formalizadas e documentadas. Algumas pessoas sempre se referem a documentos enquanto trabalham, e elas podem usar informações desatualizadas se você não tiver atualizado a documentação.

Mantenha a Gestão de Riscos

Antes de iniciar um projeto, reserve um tempo para imaginar os piores cenários. E se você ultrapassar o escopo? E se alguns de seus colegas de equipe saírem? Alguns casos podem ser completamente inesperados, mas alguns deles podem ser previstos.

De acordo com estatísticas de gestão de projetos, alguns projetos falham por causa de mudanças para as quais não estavam preparados. Por exemplo, 39% das iniciativas malsucedidas falham porque a estrutura da empresa muda, enquanto 37% delas falham por causa de mudanças nos objetivos.

Crie uma Documentação

Você pode considerar a documentação como algo chato, mas de fato, é extremamente importante. Mesmo que você, como gerente, conheça cada detalhe do projeto, outros membros da equipe podem estar mais interessados em suas responsabilidades diretas se não souberem todos os detalhes.

Para preencher as lacunas de memória, uma documentação adequada é uma solução de primeira linha. Os funcionários podem sempre retornar à documentação se precisarem esclarecer padrões de qualidade, ciclo de vida, kit de ferramentas de software e outros detalhes.É ainda melhor se a sua documentação estiver integrada a ferramentas de gestão de projetos, como é o caso do Flowlu.

Realize Avaliações de Desempenho e Retrospectivas

Retrospectiva é uma prática comum em equipes de desenvolvimento. Mas, assim como os standups, as retrospectivas podem ser úteis para qualquer equipe ou departamento. Essa prática pode ajudar você e sua equipe a olhar para trás para os sucessos anteriores, erros e refletir sobre suas próprias ações. Mas não é apenas uma boa prática pessoal, também ajuda outros profissionais a aprender com os erros de outras pessoas.

Alguns gerentes até criam cenários de retrospectiva para criar uma atmosfera informal. Se você não sabe quais cenários usar em sua retrospectiva, o Flowlu tem um construtor de modelos de retrospectiva onde você pode escolher entre vários tópicos.

Como Gerenciar Seu Projeto Como Profissionais

Concluir um projeto sem perdas é um verdadeiro desafio. De qualquer forma, você pode evitar alguns desses desafios seguindo as melhores práticas e princípios de gestão de projetos. Se você acha difícil alternar entre todos eles, o software de gestão de projetos pode ser uma mão na roda para você. Para explorar como certas ferramentas podem ajudá-lo a trabalhar de acordo com os melhores princípios e práticas de gestão, comece a usar o Flowlu com um teste ilimitado de 14 dias e garanta um suporte poderoso para o seu projeto.