Como Criar um Brief de Projeto: Passos Simples + Modelos Prontos para Uso
- O Que É um Brief de Projeto?
- Brief de Projeto vs. Plano de Projeto: Qual a Diferença?
- Qual É o Objetivo de um Brief de Projeto?
- Quem Deve Escrever o Brief de Projeto?
- O Que Deve Estar em um Brief de Projeto?
- 9 Componentes Essenciais de um Brief de Projeto
- Guia Passo a Passo para Escrever um Brief de Projeto Claro
- Exemplos de Brief de Projeto
- Conclusão
Mesmo projetos pequenos não acontecem do nada. Há muito trabalho antes de verem a luz do dia. E mesmo quando são aprovados, ainda exigem bastante planejamento e coordenação.
Com tantas informações que podem se perder facilmente, você precisa escrever um brief de projeto que tanto a equipe quanto os stakeholders possam acessar. Você precisa de um documento que sirva como referência sempre que alguém tiver dúvidas sobre o projeto. E esse documento é o brief de projeto.
O Que É um Brief de Projeto?
Em poucas palavras, um brief de projeto é um documento que reúne todos os elementos importantes de um projeto para sua equipe e para os stakeholders. Diferente do plano de projeto, que responde quem, o quê, quando, onde e por quê, o brief de projeto é um documento mais conciso. No entanto, seu tamanho depende da complexidade (ou simplicidade) do seu projeto.
Um brief de projeto é parecido com outros tipos de briefs que você pode usar, como um brief criativo, um brief de negócios ou um brief estratégico, mas ele foca especificamente nos detalhes do projeto.
Como regra geral, os gerentes de projeto devem começar criando um brief logo no início do projeto.
Brief de Projeto vs. Plano de Projeto: Qual a Diferença?
Um brief de projeto é uma visão geral rápida que explica o porquê, o quê e quem do projeto. Um plano de projeto aprofunda mais e detalha o como, quando e os passos específicos. Muitas equipes usam os dois porque eles têm finalidades diferentes.
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Brief de Projeto |
Plano de Projeto |
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Visão geral de alto nível |
Roteiro detalhado |
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Explica metas, escopo e stakeholders |
Explica tarefas, cronogramas, dependências |
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Fácil de ler e compartilhar |
Usado na execução diária do projeto |
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Criado no início |
Atualizado durante todo o projeto |
Qual É o Objetivo de um Brief de Projeto?
De modo geral, um briefing entrega uma visão completa dos elementos principais do projeto. Assim, ele ajuda a manter todos alinhados e seguindo os mesmos objetivos.
Existem 3 benefícios principais de sempre ter um brief de projeto:
1. Ele Entrega Informações-Chave com Clareza
O brief deve incluir todos os fatores, elementos, recursos e ideias importantes do projeto de forma clara, garantindo que tanto a equipe quanto os stakeholders entendam completamente.
2. Ele Une as Equipes
Quando o gerente de projeto apresenta o brief na reunião inicial, toda a equipe se aproxima ainda mais. Todos querem ver seu papel, como irão colaborar com os outros e quando.
3. Ele Reduz Confusão e Riscos
Ao escrever o brief, você não deve fazer isso sozinho. É muito melhor pedir opiniões para garantir que você reduza riscos e evite perder tempo.
Quem Deve Escrever o Brief de Projeto?
Mesmo que o gerente de projeto seja o responsável por escrever o brief, ele não deve fazer isso sozinho. Ele deve pedir ajuda de outras pessoas, como o gerente de contas ou a equipe de vendas, por exemplo, para preencher informações relacionadas às áreas deles.
É responsabilidade do gerente de projeto criar um documento acessível e fácil de entender por todos os membros da equipe e stakeholders.
O Que Deve Estar em um Brief de Projeto?
Você pode ver o brief de projeto como um resumo executivo. Afinal, ele precisa descrever todo o projeto, mas de forma extremamente concisa.
Como mencionamos acima, o tamanho pode variar e os formatos também podem ser diferentes. Ainda assim, um brief deve incluir os seguintes tópicos:
- Título
- Informações de contato do cliente, incluindo endereço e tipo de negócio
- Contexto do projeto, resultados e escopo
- Processos e procedimentos do projeto
- Metas do projeto
- Outros detalhes, como cronograma, fases, etapas de revisão e público-alvo.
Em ferramentas de gestão de projetos como o Flowlu, essas seções aparecem como campos dentro do seu projeto, facilitando a atualização e o compartilhamento. Se você precisar incluir informações que ainda não estejam lá, sempre pode adicioná-las usando os campos personalizados.
9 Componentes Essenciais de um Brief de Projeto
1. Título e Descrição do Projeto
O título deve ser claro, e a descrição do brief deve ser curta. Ela precisa mencionar o propósito principal do projeto e o problema que ele vai resolver.
2. Metas e Objetivos do Projeto
É importante incluir tanto as metas quanto os objetivos. Lembre-se de adicionar metas SMART.
3. Escopo do Projeto
Você deve ser muito claro sobre o que está incluído e o que não está no projeto para evitar ampliação de escopo e ajudar a gerenciar expectativas.
4. Entregáveis
Você também deve mencionar os resultados — tangíveis e intangíveis — que o projeto vai gerar.
5. Cronograma
Certifique-se de adicionar datas de início e término, pontos de verificação e marcos. Aliás, ferramentas de PM tornam esse cronograma visual com gráficos de Gantt.
6. Stakeholders
Você deve adicionar todos os stakeholders que podem influenciar o resultado do projeto, além dos membros da equipe, com suas funções e responsabilidades.
7. Recursos e Orçamento
Nenhum brief de projeto está completo sem mencionar o orçamento destinado a recursos específicos, como materiais, equipe e equipamentos.
8. Restrições
É aqui que você deve incluir o que pode impactar o orçamento. Por exemplo, recursos escassos, prazos rígidos ou limitações orçamentárias.
9. Critérios de Sucesso
Para finalizar o briefing, você precisa registrar o que determinará que o projeto foi bem-sucedido.
Guia Passo a Passo para Escrever um Brief de Projeto Claro
Passo #1: Visão Geral do Projeto
Você deve começar reunindo dados sobre o cliente, seu negócio, base de clientes e o contrato.
Passo #2: Objetivos do Projeto
Isso é muito útil para que você entenda o projeto por completo. Você precisa analisar os entregáveis e também usar metas SMART.
Passo #3: Cronograma do Projeto
Aqui você precisa definir o período em que terá os entregáveis. Isso significa que você precisará colocar uma data de início no papel e descrever o cronograma completo. Neste passo, é importante analisar os marcos mais importantes.
Se você está usando um workspace como o Flowlu, este é o momento de adicionar seus marcos e vinculá-los às tarefas.
Passo #4: Público-Alvo
Embora você possa achar que incluir o público-alvo no brief de projeto não é realmente necessário, isso não é verdade. Além de saber o que você vai fazer e quando, você precisa saber para quem está fazendo. Isso garante que o projeto seja bem-sucedido no final. Mesmo que você cumpra o orçamento e o cronograma, se os entregáveis não atenderem às expectativas do público-alvo, pode-se considerar que o projeto falhou.
Passo #5: Stakeholders e Membros da Equipe
Por fim, você precisa garantir que stakeholders e membros da equipe tenham tudo o que precisam. Por exemplo, será necessário definir responsabilidades e funções, incluir recursos do projeto, definir o orçamento e outros detalhes que você considerar relevantes.
Exemplos de Brief de Projeto
Brief de Projeto #1: App de Bem-Estar e Mindfulness para Adolescentes
1. Título
MindBoost: Um App Diário de Bem-Estar e Mindfulness para Adolescentes
2. Visão Geral do Projeto
MindBoost é um aplicativo móvel que ajuda adolescentes a desenvolver hábitos emocionais saudáveis com práticas guiadas de mindfulness, atividades rápidas de bem-estar e monitoramento de humor.
3. Objetivos
- Introduzir práticas de mindfulness
- Estimular habilidades saudáveis de enfrentamento
- Promover consciência emocional
- Personalizar conteúdo com base nos hábitos do usuário
4. Escopo
O app inclui exercícios guiados, monitoramento de humor, atividades curtas e recomendações personalizadas. Exclui terapia, suporte em tempo real e conteúdo para menores de 13 anos.
5. Público-Alvo
Adolescentes de 13 a 18 anos, além de pais, orientadores escolares e organizações de bem-estar juvenil.
6. Restrições
Orçamento de US$ 80.000, cronograma de 8 meses e conformidade com leis de privacidade infantil.
7. Stakeholders
- Empresa de desenvolvimento WellTech Studios;
- Psicólogos adolescentes e especialistas em bem-estar;
- Grupos escolares para testes piloto.
8. Orçamento
- US$ 40.000 para desenvolvimento do app
- US$ 20.000 para produção de conteúdo (áudio, vídeo, design)
- US$ 10.000 para testes piloto e ciclos de feedback
- US$ 5.000 para marketing
9. Cronograma
Design no mês 1, protótipo até o mês 3, piloto nos meses 4–6, lançamento até o mês 8
10. Riscos Potenciais e Estratégia de Comunicação
Principais riscos incluem atrasos relacionados à privacidade, problemas técnicos e baixa adesão. A equipe usará check-ins semanais e relatórios mensais para se manter alinhada.
Você pode criar um brief de projeto como este diretamente no Flowlu usando a descrição do projeto, campos, marcos e seções personalizadas.
Brief de Projeto #2: Programa de Compartilhamento de Ferramentas no Bairro
1. Título
ToolShare Collective: Rede Comunitária de Compartilhamento de Ferramentas
2. Visão Geral do Projeto
O ToolShare Collective criará um programa de compartilhamento de ferramentas que dará aos moradores acesso fácil a ferramentas essenciais para reparos domésticos, jardinagem e projetos DIY. O objetivo é reduzir custos individuais, apoiar a sustentabilidade e fortalecer vínculos comunitários.
3. Objetivos
- Instalar três hubs de ferramentas totalmente equipados
- Estimular colaboração e confiança comunitária
- Oferecer workshops trimestrais sobre manutenção doméstica básica e uso seguro das ferramentas
4. Escopo
O projeto garantirá espaços comunitários, montará um inventário compartilhado de ferramentas, implementará um sistema digital de agendamento e organizará workshops.
Não fornecerá equipamentos de nível profissional, serviços de reparo domiciliar ou aluguel comercial de ferramentas.
5. Público-Alvo
Moradores locais, especialmente inquilinos, novos proprietários e pessoas sem acesso a ferramentas.
6. Restrições
Orçamento de US$ 60.000, cronograma de 9 meses e conformidade com regulamentações locais de segurança e responsabilidade civil.
7. Stakeholders
Associações de bairro, lojas de ferragens locais, voluntários da comunidade e o departamento municipal de desenvolvimento.
8. Orçamento
Ferramentas e armazenamento, montagem dos espaços, desenvolvimento do sistema de agendamentos, workshops e divulgação, além de um pequeno fundo de contingência.
9. Cronograma
- Hubs selecionados nos meses 1–2
- Inventário comprado e instalado até o mês 4
- Sistema digital lançado até o mês 5
- Piloto e workshops no mês 6
- Operação total até o mês 9
10. Riscos Potenciais
Baixa participação voluntária, perda ou dano de ferramentas e adoção lenta no início.
11. Estratégia de Comunicação
Reuniões comunitárias, cartazes no bairro, atualizações por email e uma página dedicada.
Conclusão
Esperamos que agora você entenda a importância de criar um brief de projeto. Mais importante ainda: agora você sabe como escrever um por conta própria.
Acima, você pode ver todos os elementos essenciais que precisa incluir e como apresentá-los. Também mostramos dois exemplos diferentes de briefs que você pode usar como base ou até transformar em um modelo pronto.
E lembre-se: um brief de projeto não deve existir em um documento estático. Ao mantê-lo conectado ao seu trabalho, você garante que sua equipe permaneça alinhada conforme o projeto evolui. Para manter seu brief vinculado a tarefas, cronogramas e membros da equipe, experimente ferramentas de gestão de projetos como o Flowlu. É totalmente gratuito para testar e não exige nenhum compromisso.
O responsável por criar o brief é o gerente de projeto. Porém, ele não deve fazer isso sozinho. Ele deve contar com a ajuda dos principais stakeholders.
A ideia central do brief de projeto é ser um documento conciso que reúne todas as informações importantes e pode ser consultado pela equipe e pelos stakeholders a qualquer momento. Isso significa que ele precisa ter um bom nível de detalhe, mas sem exageros. No fim, deve incluir o escopo do projeto, cronograma, entregas e objetivos.
O brief de projeto não é algo que você escreve uma vez e esquece. Ele deve ser atualizado sempre que algo crítico mudar, como escopo, prazos ou stakeholders. Projetos pequenos podem precisar de uma ou duas atualizações, enquanto projetos maiores ou mais longos podem exigir uma revisão rápida a cada poucas semanas.
A maioria dos briefs de projeto leva de 30 minutos a algumas horas para ser criada, dependendo do tamanho do projeto e das informações já disponíveis. Se seus objetivos, escopo e cronograma estiverem claros, o processo é rápido. Se precisar de contribuições de outras pessoas, pode levar um pouco mais, mas essa clareza inicial geralmente economiza tempo depois.
