O que é um interveniente no projeto?
Parte interessada é seu cliente, concorrente, equipe, toda a empresa em que você trabalha, e até mais. Este artigo ajudará você a entender a definição de parte interessada do projeto, seus tipos e papéis. Mas o que importa é que vamos ajudá-lo a compreender suas necessidades e fornecer um efeito positivo.
Parte Interessada do Projeto: Definição
Simplificando, as partes interessadas são pessoas que têm interesse no seu projeto. Mas não são apenas pessoas que querem ter um resultado, porque serão influenciadas pelos seus projetos em diferentes estágios do ciclo de vida dele. E a influência definirá sua opinião, que pode ser crítica a longo prazo. Suas decisões e contribuições também afetarão seu projeto. Portanto, uma das coisas importantes na gestão de projetos é tornar suas partes interessadas felizes e proporcionar-lhes apenas experiências positivas.
Durante o processo de desenvolvimento do projeto, as necessidades e expectativas das partes interessadas são diferentes. Além disso, a influência das partes interessadas pode mudar de estágio para estágio de um projeto. Mas quando você encontra um choque de interesses das partes interessadas, como você pode gerenciar essa situação? Como controlar sua opinião e mantê-la positiva?
Como gerente de projeto, você tem que definir claramente seus tipos, necessidades e papéis para gerenciá-los com sucesso ao longo do projeto.
Tipos de Partes Interessadas
Como sua opinião e influência podem diferir, existem três tipos de partes interessadas. Eles variam no seu papel em um projeto.
Partes Interessadas Chave
As partes interessadas chave são o público mais afetado pelo seu projeto. Podem ser investidores ou pessoas que fizeram algumas contribuições durante o processo de planejamento ou ainda estão ajudando com suas ideias e tarefas. Em resumo, qualquer parte interessada pode ser uma parte interessada chave. Elas podem fazer parte de um grupo focado para avaliar seu projeto, ou talvez sejam especialistas em certos campos para revisar positivamente seu produto ou serviço e trazer um efeito positivo.
Na maioria dos casos, as partes interessadas chave desempenham um papel ativo no ciclo de vida de um projeto. O poder das partes interessadas reside em minimizar riscos, fornecer recursos, desenvolvimento de negócios e fluxo de trabalho suave. Cada parte interessada chave é parte do sucesso, porque define o caminho de um projeto e fornece uma estratégia clara.
Partes Interessadas Internas
Como o nome sugere, as partes interessadas internas são pessoas diretamente envolvidas no processo de tomada de decisão do projeto. Elas geralmente têm não apenas um interesse financeiro no seu projeto, mas também um pessoal. São empregados, investidores, outros departamentos da sua empresa, conselho de administração, equipe de gestão e muitos outros.
Além disso, até um cliente pode ser uma parte interessada interna. Você pode estar se perguntando como, mas é totalmente claro se você está trabalhando no desenvolvimento de um produto ou serviço como fornecedor. Nesse caso, você tem que confiar não apenas na opinião e decisões da sua equipe, mas também nas ideias e pontos de vista dos clientes.
Partes Interessadas Externas
As partes interessadas externas não fazem parte da equipe do projeto e não tomam decisões, mas têm um grande impacto no resultado de fora. Por exemplo, podem ser entidades governamentais, clientes e consumidores, distribuidores, concorrentes, comunidades, mídia, etc.
Papéis das Partes Interessadas na Gestão de Projetos
Você pode imaginar tantos papéis de partes interessadas quanto puder, porque depende do projeto, da empresa e do setor em que você está trabalhando, mas gostaria de mencionar alguns papéis principais que podem afetar qualquer projeto. Aqui estão alguns exemplos desses papéis:
- Gerentes.
- Membros da equipe.
- Conselho de administração.
- Executivos.
- Investidores.
- Patrocinadores.
- Fornecedores.
- Clientes.
- Usuários.
- Supridores.
Esta não é uma lista completa de partes interessadas, mas você já pode estar assustado com o grande número de pessoas cuja opinião pode afetar seu projeto de maneiras positivas e negativas, certo? Você não precisa se preocupar, porque não precisa satisfazer todas as suas necessidades de uma só vez, mas uma estratégia abrangente que cobrirá as necessidades mais essenciais é vital. Para se concentrar no público lucrativo e definir uma estratégia adequada, você tem que identificar suas partes interessadas e analisá-las.
Os papéis são únicos e têm esferas separadas de influência. A lista abaixo destacará alguma importância chave das partes interessadas:
- Definindo o serviço. Eles estão definindo o propósito dos serviços e avaliando-o.
- Apoiando seu projeto com ideias e atualizações. Principalmente, as partes interessadas internas estão sempre envolvidas no processo de tomada de decisões chave e atualizações. Mas e se isso também funcionar para partes interessadas externas? Deixe seus clientes e usuários configurarem algo e mantenha-os regularmente informados sobre atualizações.
- Monitorando o projeto. Cada atividade e operação pode afetar diretamente não apenas as partes interessadas chave, mas algumas delas estão à longa distância também. Confie na opinião delas e desenvolva seu projeto para torná-lo apropriado para o usuário final. Enquanto as partes interessadas estão monitorando seu serviço, você será fornecido com as informações mais atualizadas.
Como Identificar e Analisar Partes Interessadas
O processo de identidade e análise das partes interessadas é a base de cada projeto. Além disso, é uma das partes essenciais, porque é realizado logo após o estabelecimento do termo de abertura do projeto e do escopo. Aqui estão os passos essenciais da análise das partes interessadas que ajudarão você a construir uma forte estratégia de gestão de partes interessadas:
Etapa 1. Identifique suas partes interessadas
Para identificar suas partes interessadas, você tem que entender o objetivo principal do projeto e quais necessidades ele cobre. Analise o escopo do seu projeto e o termo de abertura. Isso ajudará você a definir as partes interessadas internas e externas.
É importante notar que nem todas as partes interessadas estão envolvidas na interação com seu produto ou serviço desde o início, algumas delas virão mais tarde. Mas isso não significa que você não tenha que pensar na comunicação com tal coorte desde o início do projeto. Faça o trabalho de base primeiro e suas partes interessadas ficarão felizes mais tarde.
Etapa 2. Priorize-as
Como mencionado antes, existe tal tipo como uma parte interessada chave. Um dos passos mais importantes do seu caminho como gerente de projeto é definir suas partes interessadas chave. Por que você precisa se concentrar nas partes interessadas chave? Isso porque elas estão tomando decisões chave e investindo em seu projeto, então focar seus recursos em torná-las felizes é uma prioridade principal. Mas é essencial não apenas influenciá-las da maneira certa, mas também fazer isso no momento certo.
Existe uma maneira simples, mas eficaz de priorizar as partes interessadas — uma grade de poder/interesse. Tal análise consiste em duas perguntas simples, mas uma vez que você as responda, você definirá suas partes interessadas chave para se concentrar nelas. Aqui estão essas perguntas:
Qual influência elas têm?
Quão importante é a opinião delas? E quanto influência elas têm sobre outras partes interessadas, equipe do projeto e resultado final? Como mencionamos, a influência pode ser tanto positiva quanto negativa, então é melhor considerar todos os riscos.
Como seu projeto afeta elas?
Elas são diretamente afetadas pelo seu projeto ou apenas ligeiramente conectadas? São seus concorrentes ou parte da equipe? Os resultados do seu projeto afetarão elas de forma financeira?
À medida que o poder e interesse delas no seu projeto crescem, você tem que manter uma comunicação mais próxima com elas. Se são partes interessadas chave com uma grande influência, é essencial mantê-las satisfeitas, enquanto apenas o interesse leva a fornecer-lhes mais informações (por exemplo, nas redes sociais). Ainda que o interesse e poder delas sejam baixos, apenas continue monitorando-as, porque quem sabe, talvez elas se tornem suas partes interessadas chave mais tarde.
3. Mantenha uma conexão mais próxima com suas partes interessadas
Uma vez que você encontrou suas partes interessadas e as priorizou, você tem que construir uma conexão forte com elas para entender suas necessidades e expectativas.
Falando sobre partes interessadas chave, tal atividade pode envolver encontros pessoais com investidores ou influenciadores. Mas sobre o que você precisa discutir? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a entender as expectativas das partes interessadas:
- Pergunte sobre o que elas realmente esperam do seu projeto e sobre suas experiências.
- Qual projeto elas definem como um bem-sucedido?
- Defina os resultados positivos e negativos e como isso afetará elas.
Também é crucial prevenir choques de interesses. Suas partes interessadas chave podem ter diferentes expectativas e prioridades. É por isso que você tem que realizar não apenas uma única reunião cara a cara, mas talvez todo um conselho de partes interessadas.
Analise-as não apenas com expectativas do projeto, mas também com suas especificidades culturais e até políticas para prevenir conflitos. Você não precisa satisfazer suas partes interessadas. Às vezes é importante baixar suas expectativas. Mantenha-as sempre envolvidas e informadas, mesmo com atualizações internas da sua equipe, porque só assim você conseguirá construir e gerenciar uma conexão forte com as partes interessadas.
Resumo
As partes interessadas são altamente afetadas pelo seu projeto, mas funciona nos dois sentidos, então você tem que desenvolver e manter sua estratégia de comunicação com as partes interessadas do projeto. É uma das tarefas-chave para cada gerente de projeto, porque os projetos podem ser afetados de forma positiva e negativa. Cumpra suas perspectivas, mas não se esqueça do propósito dos projetos. Gerenciar partes interessadas é sobre equilíbrio, então uma vez que você as define e analisa, torna-se uma corrida eterna para manter suas necessidades cobertas."
Uma parte interessada no projeto é uma pessoa ou um grupo interessado no projeto, influenciado pelas suas várias fases e cujas decisões e contributos podem ter um impacto significativo no resultado do projeto. A sua satisfação é crucial para o sucesso do projeto.
Os três principais tipos de partes interessadas são as partes interessadas principais, que têm um interesse e uma influência significativos no projeto; as partes interessadas internas, que estão diretamente envolvidas no processo de tomada de decisões; e as partes interessadas externas, que influenciam o projeto a partir do exterior, sem poder de decisão direto.
A identificação e análise dos intervenientes é crucial porque ajuda a compreender as suas necessidades, expectativas e níveis de influência. Esta informação é essencial para dar prioridade ao envolvimento das partes interessadas e adaptar as estratégias de comunicação para garantir que o projeto se alinha com os seus interesses e maximiza os resultados positivos.
