Como treinar mais de 10.000 vendedores em toda a Europa e conduzir mais de 1.500 workshops sem perder de vista todos os detalhes de cada um?
Para a Bićanić Consulting, tudo começou com planilhas, que funcionaram bem por muito tempo, até que o volume e a complexidade do trabalho naturalmente superaram o que um sistema manual conseguia suportar.
A Bićanić Consulting é especializada em educação consultiva em vendas B2B e ajuda empresas a melhorar a forma como vendem produtos e soluções complexos e de alto valor. Seus programas são baseados em experiência real de campo, incluindo mais de 5.000 reuniões de vendas B2B, e são utilizados por marcas reconhecidas globalmente, comoDaikin, Siemens, Erste Bank, Telekom, Merck & Milipore, Roche Diagnostics, Allianz, Grawe e A1.
À medida que os programas de treinamento cresceram, o trabalho nos bastidores cresceu junto. Coordenar sessões, preparar materiais e acompanhar vários projetos de clientes exigia muito mais estrutura do que o Excel podia oferecer. Cada vez mais tarefas administrativas tomavam espaço no dia a dia, e detalhes importantes ficavam mais fáceis de perder.
Foi nesse momento que a equipe percebeu que precisava de um único lugar claro e confiável para gerenciar tudo.
O momento em que as planilhas chegaram ao limite
O Excel fazia parte do fluxo de trabalho deles havia anos. Ajudava a acompanhar sessões de treinamento, atualizações de clientes e planos internos. Mas, conforme mais programas passaram a rodar em paralelo, a ferramenta começou a atrapalhar. Cada novo projeto significava mais uma aba; cada atualização precisava ser feita manualmente. Até encontrar o arquivo certo levava mais tempo do que deveria.
Usamos o Excel por anos, mas à medida que nossas operações cresceram, ele se tornou demorado e limitado demais. Precisávamos de algo mais estruturado.
Danijel BićanicProprietário da Bićanić Consulting
O que faltava era uma visão clara do dia. Eles buscavam um único espaço para manter tarefas, prazos e conversas com clientes, além de uma forma simples de entender a semana à frente sem precisar vasculhar arquivos. Tão importante quanto isso, o sistema precisava refletir como o trabalho de treinamento realmente acontece: planejar sessões, conduzi-las e fazer o acompanhamento com os clientes depois.
Um sistema que se encaixasse no trabalho diário
A equipe da Bićanić Consulting testou várias ferramentas ao longo do caminho, mas a maioria era pesada demais para o uso diário ou não se encaixava na forma como o trabalho realmente acontece. O que procuravam era algo direto: um único software para todas as informações, um layout visual claro que fosse fácil de entender e um sistema que não exigisse semanas de aprendizado.
A equipe de vendas e os consultores externos ajudaram a definir esses critérios.
Depois de conhecer a plataforma de gestão de trabalho Flowlu pelo LinkedIn e testá-la com alguns processos internos, a escolha ficou clara. O Flowlu reuniu tudo o que precisavam em um só lugar e se encaixou na forma como eles já gostavam de trabalhar.
A transição levou cerca de um mês. Não houve configuração complicada e, depois que o calendário e os fluxos de trabalho foram organizados, o Flowlu rapidamente se tornou o espaço de trabalho diário compartilhado da equipe.
O que mudou depois do Flowlu
Um calendário que reúne tudo em uma única visão
O calendário com cores rapidamente se tornou o recurso mais usado pela equipe. O que antes era um processo manual agora é uma visão simples de todos os eventos de treinamento, prazos e reuniões.
Em uma única tela, eles veem o que precisa de atenção agora, o que vem a seguir e como cada projeto se encaixa na semana. Só essa mudança eliminou uma quantidade significativa de trabalho administrativo repetitivo.
Entrega de projetos com menos etapas
Os fluxos de trabalho de projetos trouxeram estrutura para programas de treinamento com várias etapas. Quando as tarefas ficaram mais fáceis de acompanhar e a equipe passou a se coordenar sem etapas extras, os prazos dos projetos diminuíram. Hoje, eles entregam os programas cerca de 10% a 15% mais rápido.
Informações de vendas em um só lugar
Os funis de vendas reuniram todos os leads, conversas e acompanhamentos em um único lugar. Com contatos e anotações organizados, a equipe percebeu menos mal-entendidos e uma redução de aproximadamente 25% na comunicação repetida.
Menos tempo gasto com trabalho manual
As informações centralizadas e as visões visuais de tarefas ajudaram a reduzir o trabalho manual em toda a equipe. Agora, eles gastam de 20% a 30% menos tempo em tarefas administrativas.
O CEO, a equipe de vendas, os gerentes de projeto e os parceiros externos trabalham no Flowlu todos os dias. Com todos seguindo a mesma estrutura, o alinhamento melhorou naturalmente, e a equipe não precisa mais de tantas reuniões rápidas para se manter coordenada.
Resultados em resumo
30% menos tempo gasto com trabalho administrativo
15% mais rapidez na entrega de projetos de treinamento
25% menos acompanhamentos internos
Todas as tarefas e prazos visíveis em um só lugar
Um espaço de trabalho compartilhado para toda a equipe
As ferramentas que eles mais usam no Flowlu
A equipe usa vários módulos do Flowlu todos os dias.
O calendário com cores é onde a equipe começa o dia, pois oferece uma visão rápida do que vem pela frente.
Os funis de vendas mantêm todas as conversas com clientes em um só lugar e facilitam os acompanhamentos.
Os fluxos de trabalho de projetos orientam cada etapa da entrega dos treinamentos.
Painéis e relatórios oferecem atualizações rápidas de status sem trabalho manual extra.
Juntas, essas ferramentas dão à equipe uma visão completa tanto da atividade de vendas quanto dos projetos de treinamento, sem a necessidade de alternar entre sistemas diferentes.
O Flowlu se tornou o nosso lugar para ver eventos, prazos e tarefas com um único olhar. O calendário é o recurso que usamos todos os dias. Ele nos ajuda a manter a organização e a gerenciar a agenda de forma muito mais eficiente.
Danijel BićanicProprietário da Bićanić Consulting
O resultado
Hoje, o Flowlu sustenta a estrutura por trás das operações de treinamento em expansão da Bićanić Consulting. Com menos tempo gasto em tarefas administrativas e uma coordenação mais simples, a equipe da Bićanić Consulting pode se concentrar em entregar programas de treinamento de alta qualidade.
Na Flowlu, acreditamos que qualquer equipe que ainda dependa de planilhas pode alcançar o mesmo nível de organização e visibilidade. As ferramentas do Flowlu oferecem uma forma mais clara e organizada de gerenciar agenda, projetos e vendas. Você também pode testar todos os recursos gratuitamente por sete dias e ver como funciona para a sua equipe.
