Faturar clientes por etapa do projeto no Flowlu
Este guia cobre o faturamento por marcos de projeto no Flowlu: como vincular cada etapa do projeto a um ponto de cobrança específico para que a equipe saiba quando faturar, para qual entregável e como confirmar o pagamento antes que a próxima etapa comece.
Se você precisa dos passos fundamentais, como enviar uma fatura aborda esses pontos. Este guia é sobre faturamento baseado em marcos: vincular o pagamento à entrega, não a datas do calendário.
Resposta rápida
Configure um marco no Flowlu para cada ponto de faturamento, anote o que é devido em relação a ele e crie a fatura manualmente na aba Finanças do projeto quando o marco for marcado como concluído. Cada pagamento parcial é registrado no projeto automaticamente, e você pode verificar saldos pendentes sem sair da visualização do projeto.
O que este guia ajuda você a configurar
- Um marco para cada ponto de faturamento, nomeado de acordo com o entregável que representa
- Valores e termos de pagamento registrados para cada etapa antes do início do projeto
- Um gatilho claro para quando cada fatura deve ser enviada (conclusão do marco, não uma data no calendário)
- Um único lugar para ver todos os status de faturas em todo o projeto
O que um fluxo de trabalho de faturamento por marcos deve alcançar
O faturamento por marcos funciona quando todos têm a mesma informação: seu cliente sabe o que cada pagamento cobre, sua equipe sabe quando enviar a fatura e o registro mostra claramente o que foi pago versus o que ainda está em aberto. Se faltar qualquer um desses pontos, os pagamentos atrasam.
Por que o faturamento por marcos falha
A maioria dos atrasos de faturamento remete ao fluxo de trabalho do projeto, não à ferramenta de faturamento.
Etapas do projeto e pontos de faturamento não estão alinhados
Uma configuração comum: o projeto roda no Flowlu, o cronograma de faturamento vive em uma planilha e o acordo original está em um e-mail de seis semanas atrás. Ninguém verifica os três quando um marco é concluído. Uma fatura é enviada com atraso, com o valor errado ou nem é enviada.
Faturas são enviadas tarde demais ou sem contexto
Envie uma fatura uma semana após o término de uma fase do projeto, sem mencionar o que foi entregue, e você passará os próximos dias explicando-a. O cliente não se lembra do que foi acordado. Sua equipe não consegue recuperar o contexto facilmente. Os termos de pagamento reiniciam e a próxima etapa do projeto começa no limbo.
Equipes perdem o controle do que já foi faturado
Lá pelo terceiro marco de faturamento em um projeto de 4 marcos, alguém perguntará: nós faturamos a fase 2? Isso foi pago? A resposta geralmente é "acho que sim" ou "verifique a planilha". Em um projeto ativo, essas são respostas ruins.
O que o faturamento por marcos deve incluir
3 coisas precisam estar prontas antes do projeto começar. Sem elas, mesmo uma configuração de faturamento limpa no Flowlu não fechará a lacuna no seu processo de fatura por marcos.
Marcos faturáveis claros
O faturamento baseado em marcos depende de os marcos serem "verificáveis". Aprovação de design, entrega de desenvolvimento, entrega final: esses funcionam porque ambas as partes podem confirmar que aconteceram. "Progresso substancial" ou "fase quase concluída" não funcionam, porque a conclusão torna-se uma questão de opinião quando há dinheiro envolvido.
Lógica de pagamento acordada para cada marco
O faturamento por marco de projeto só se sustenta se o cliente concordou com os termos antes do trabalho começar. O valor por etapa, o prazo de pagamento, o que especificamente conta como conclusão para cada fase: tudo isso precisa ser confirmado antecipadamente. O momento em que a fatura chega é um péssimo momento para ter essa conversa.
Visibilidade do status da fatura e do próximo ponto de faturamento
Uma vez enviadas as faturas, a equipe precisa de um lugar para ver quais estão pendentes. O fluxo de trabalho de fatura de gestão de projeto no Flowlu mantém a entrega e o faturamento em uma única visualização, para que não haja troca de ferramentas para verificar o que foi pago.
Como faturar clientes por marco do projeto no Flowlu
Aqui está como faturar clientes por marco do projeto no Flowlu. 4 passos, desde a configuração do projeto até a confirmação do pagamento antes do início da próxima etapa.
Passo 1. Defina marcos do projeto faturáveis
No Flowlu, abra o projeto e vá para a seção Estrutura de trabalho. Adicione um marco para cada ponto de faturamento. Nomeie-o de acordo com a entrega: "Descoberta concluída", "Entrega da Fase 1", "Entrega final". Torne o nome específico o suficiente para que todos saibam o que foi feito e quando.
Adicione uma data de início para que a conclusão esperada fique visível no cronograma do projeto. Quando o marco é marcado como concluído, o Flowlu registra a data exata de conclusão automaticamente; esse é o seu sinal para criar e enviar a fatura desse estágio.
Anote o valor do faturamento em um campo personalizado ou na descrição do marco, para que qualquer pessoa da equipe possa ver quanto vale cada etapa sem precisar procurar no contrato.
Passo 2. Confirme os termos de pagamento do marco com o cliente
Antes de começar o trabalho, registre o cronograma de faturamento para cada marco dentro do projeto no Flowlu. Uma nota do projeto funciona bem. Um modelo de fatura também funciona. O ponto é que isso deve estar dentro do registro do projeto, não em um documento separado que ninguém encontrará quando for importante.
O que registrar: o valor ou porcentagem devida em cada etapa do projeto, a data de vencimento (7, 14 ou 30 dias a partir da data da fatura, o que tiver sido acordado) e o que conta como conclusão para cada ponto de faturamento.
Assinatura do cliente, entrega de arquivo, aprovação do cliente no portal: escolha um por marco e anote. Sem ambiguidade na hora de criar a fatura.
Passo 3. Crie e envie a fatura após a conclusão
Quando o marco for marcado como concluído, vá para a aba de finanças no projeto e clique em Adicionar para gerar a fatura. O Flowlu a vincula ao projeto automaticamente. Defina a data de vencimento com base nos termos de pagamento acordados e envie com uma breve nota informando qual marco a fatura cobre.
Essa nota importa mais do que parece. Clientes que conseguem ver exatamente a qual entrega uma fatura corresponde pagam mais rápido do que aqueles que recebem um item de linha que eles mesmos precisam associar a uma fase do projeto.
Passo 4. Acompanhe o status do pagamento antes de iniciar a próxima etapa
Após o envio, verifique a seção de faturas na aba de finanças do projeto. É ali que todas as faturas do projeto ficam, com o status de pagamento atual. A seção de finanças mostra a receita estimada vs. o que realmente entrou e o saldo ainda devido.
Confirme o pagamento antes de iniciar o próximo marco. Se um pagamento estiver atrasado e a equipe estiver pronta para começar a próxima fase, esse é o momento de fazer o acompanhamento; faça isso antes que mais trabalho seja entregue, não depois.
Uma empresa de consultoria que executa um projeto de site em 3 fases define 3 marcos no Flowlu: "Descoberta e estratégia", "Aprovação do design" e "Entrega final". Cada um tem um valor de faturamento anotado no marco (30%, 40%, 30%) e um prazo de pagamento de 14 dias nas notas do projeto.
Quando a Descoberta é marcada como concluída, o Flowlu registra o horário de conclusão. A equipe abre a aba de finanças, cria a fatura, referencia o marco, define a data de vencimento e envia.
Antes de iniciar o Design, alguém verifica a seção de faturas: pago, segue em frente; atrasado, faz o acompanhamento primeiro. O mesmo processo em cada etapa. Na entrega final, cada pagamento parcial está contabilizado e rastreável.
Erros comuns no faturamento por marcos de projeto
Usar marcos vagos que são difíceis de faturar
"70% concluído" não é um marco faturável. Nem "fase 1 quase pronta". Se a conclusão não puder ser confirmada sem uma conversa, ela não se sustentará quando a fatura chegar. Os clientes vão questionar, e eles terão razão. Mantenha os marcos vinculados a entregáveis concretos e verificáveis.
Enviar faturas antes que a conclusão do marco esteja clara
Enviar a fatura antes que o entregável seja formalmente confirmado é a maneira mais rápida de criar uma disputa. Talvez existam revisões pendentes. Talvez o cliente esperasse algo diferente. Fature após a confirmação por escrito: um e-mail, uma aprovação no portal, um item de checklist assinado. Não quando você "acha" que terminou.
Deixar os termos de faturamento fora do fluxo de trabalho
Termos de pagamento enterrados no PDF da proposta são funcionalmente invisíveis no terceiro mês de um projeto. Ninguém olha. Coloque os termos nas notas do projeto no início. Quando a próxima fatura vencer, eles estarão exatamente onde a equipe precisa.
Conclusões finais
Como é o sistema mínimo viável de faturamento por marcos
Simplificando: marcos com critérios de conclusão claros, valores de pagamento anotados em cada um e uma regra consistente de quando a fatura deve ser enviada. Esse é todo o sistema. Tudo o mais é opcional.
O que padronizar primeiro no Flowlu
Comece com os nomes dos marcos. Se cada projeto usar os mesmos rótulos (Descoberta, Desenvolvimento, Entrega), você pode construir modelos de fatura que correspondam a cada um diretamente. É aí que o "como faturar por marcos" deixa de ser uma decisão por projeto e se torna algo que a equipe simplesmente faz.
Configure o faturamento por marcos para que o progresso do projeto e o faturamento do cliente permaneçam alinhados. Os recursos de faturamento no Flowlu cobrem tudo o que você precisa para conectar a entrega ao pagamento em um só lugar.
O faturamento por marco vincula cada fatura a uma etapa concluída do projeto, em vez de um cronograma fixo ou uma quantia única ao final. Quando uma entrega definida é concluída e confirmada, isso aciona o pagamento para esse estágio. É comum em agências, consultoria e qualquer trabalho de serviço que ocorra em etapas.
Para faturar clientes por marco do projeto: concorde com os pontos e valores de faturamento antes do início do trabalho, documente-os no projeto e crie a fatura quando cada marco for concluído e confirmado. No Flowlu, você faz isso na aba de finanças dentro do projeto. Monitore o status do pagamento na aba de finanças do projeto antes de passar para a próxima etapa do projeto.
Precisa ser algo que ambas as partes possam confirmar como concluído. Uma fase de design concluída, um documento assinado, uma entrega aprovada: esses funcionam. "Progresso substancial" não funciona, porque é muito fácil de contestar. Se você não puder apontar para uma entrega específica e dizer que ela foi entregue e confirmada em uma data específica, ela não está pronta para ser um gatilho de faturamento.
